При ведении учета в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 2.5» (ЗУП 2.5) бухгалтеры часто сталкиваются со сложными ситуациями при перерасчете НДФЛ. Типичный сценарий: в одном периоде (например, в мае) происходит сторнирование начислений (например, из-за перерасчета отпуска в сторону уменьшения), что приводит к возникновению излишне удержанного налога. При попытке вернуть этот налог сотруднику с помощью документа Возврат НДФЛ возникает неприятная ситуация: в справке 2-НДФЛ суммы исчисленного и удержанного налога выравниваются, но сумма перечисленного налога оказывается больше. Разберемся подробно, почему так происходит, и как правильно выровнять показатели без опасного ручного редактирования документов.
Для понимания природы ошибки проанализируем логику работы регистров накопления ЗУП 2.5. Учет НДФЛ в программе ведется параллельно в нескольких разрезах:
Начисление зарплаты сотрудникам или Регистрация разовых начислений.Зарплата к выплате организаций).Перечисление НДФЛ в бюджет РФ, который распределяет фактически уплаченный налог по сотрудникам.Когда вы проводите документ Возврат НДФЛ, программа делает отрицательную запись в регистр удержанного налога (движение с видом «Расход» со знаком «минус» на сумму возврата, например, -24 рубля). Таким образом, удержанный налог уменьшается и становится равен исчисленному.
Однако документ Возврат НДФЛ не делает автоматических записей в регистры перечисленного налога. В месяце возникновения переплаты (в мае) налог был перечислен в бюджет в полном объеме (исходя из первоначального расчета). Получается, что в бюджет ушло больше денег, чем положено по итогам перерасчета. Программа «видит» эту переплату по конкретному сотруднику, из-за чего в отчетах и справке 2-НДФЛ перечисленная сумма превышает исчисленную и удержанную.
Попытка «забить и не париться» или вручную уменьшить НДФЛ в документах начисления (как часто делают неопытные пользователи) — это «бомба замедленного действия». Ручные корректировки ломают учет нарастающим итогом, сбивают последовательность проведения документов и гарантированно приводят к еще большим ошибкам в последующих месяцах.
Согласно ст. 231 НК РФ, если организация вернула налогоплательщику излишне удержанный налог из собственных средств, она имеет право уменьшить платеж по НДФЛ, подлежащий перечислению в бюджет по всем сотрудникам, на сумму произведенного возврата.
Рассмотрим по шагам, как отразить эту операцию в 1С:ЗУП 2.5, чтобы регистры выровнялись автоматически:
Перечисление НДФЛ в бюджет РФ за июнь. При его автоматическом заполнении программа распределит фактически уплаченную (уменьшенную) сумму между сотрудниками.Пример: Если за июнь у сотрудника исчислено и удержано 1000 рублей НДФЛ, то в документе перечисления за июнь конкретно по нему должно быть распределено только 976 рублей (1000 - 24). Остальные 24 рубля будут зачтены за счет майской переплаты.
После проведения июньского документа перечисления нарастающим итогом за год показатели «Исчисленный», «Удержанный» и «Перечисленный» НДФЛ по сотруднику полностью сойдутся.
Иногда перекосы в регистрах возникают из-за нарушения порядка проведения документов, особенно если в информационной базе включена настройка «Взаиморасчеты по зарплате ведутся в месяце ее начисления». Если период еще не закрыт окончательно, рекомендуется восстановить последовательность событий.
Проанализируем правильный порядок проведения документов:
Начисление зарплаты сотрудникам за месяц перерасчета. Отрицательный НДФЛ должен зафиксироваться на вкладке «НДФЛ».Возврат НДФЛ. Этот документ обязателен, так как отрицательный налог автоматически не попадает в межрасчетные выплаты и ведомости.Зарплата к выплате организаций с характером выплаты «Возврат НДФЛ» (или выплатите эту сумму вместе с очередной зарплатой).Если последовательность нарушена, рекомендуется временно распровести все документы по данному сотруднику за проблемный месяц и провести их строго в указанном порядке.
Если прошлый налоговый период (год) уже закрыт, отчетность сдана, а расхождение обнаружено только сейчас, перепроводить документы начислений и выплат категорически нельзя. Для выравнивания регистров перечисленного НДФЛ придется воспользоваться специальным техническим инструментом.
Разберем, как исправить ситуацию с помощью корректировки регистров:
Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН (в зависимости от релиза программы также может использоваться документ Операция учета НДФЛ).Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ (этот регистр отвечает за перечисленный налог).Анализ НДФЛ по сотрудникам для проверки результата. Суммы перечисленного налога должны выровняться.Для того чтобы быстро локализовать проблему и понять, в каком именно регистре "зависла" сумма переплаты, программист может воспользоваться консолью запросов или создать технический отчет. Посмотрим на пример простого запроса, который позволяет выявить расхождения между удержанным и перечисленным налогом в разрезе физических лиц:
ВЫБРАТЬ
РасчетыСБюджетом.ФизЛицо КАК Сотрудник,
РасчетыСБюджетом.Период КАК Период,
СУММА(ВЫБОР
КОГДА РасчетыСБюджетом.ВидДвижения = ЗНАЧЕНИЕ(ВидДвиженияНакопления.Приход)
ТОГДА РасчетыСБюджетом.Сумма
ИНАЧЕ -РасчетыСБюджетом.Сумма
КОНЕЦ) КАК Удержано,
0 КАК Перечислено
ПОМЕСТИТЬ ВТ_НДФЛ
ИЗ
РегистрНакопления.НДФЛРасчетыСБюджетом КАК РасчетыСБюджетом
ГРУППИРОВАТЬ ПО
РасчетыСБюджетом.ФизЛицо,
РасчетыСБюджетом.Период
ОБЪЕДИНИТЬ ВСЕ
ВЫБРАТЬ
Перечислено.ФизЛицо,
Перечислено.Период,
0,
Перечислено.Сумма
ИЗ
РегистрНакопления.НДФЛПеречисленный КАК Перечислено
;
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
ВЫБРАТЬ
ВТ.Сотрудник,
СУММА(ВТ.Удержано) КАК ВсегоУдержано,
СУММА(ВТ.Перечислено) КАК ВсегоПеречислено,
СУММА(ВТ.Удержано) - СУММА(ВТ.Перечислено) КАК Разница
ИЗ
ВТ_НДФЛ КАК ВТ
ГРУППИРОВАТЬ ПО
ВТ.Сотрудник
ИМЕЮЩИЕ
СУММА(ВТ.Удержано) - СУММА(ВТ.Перечислено) <> 0
Данный запрос быстро покажет сотрудников, по которым есть переплата или недоплата в бюджет по данным регистров накопления, что позволит точечно применить корректировку.
Используя предложенные методики, мы сможем гарантировать чистоту ведения учета по НДФЛ и успешную сдачу регламентированной отчетности без ручного вмешательства в прошлые периоды.