При переходе с программ старого поколения, таких как 1С:УПП 1.3 или 1С:ЗУП 2.5, на современную 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1, пользователи часто сталкиваются с отсутствием привычной настройки: "При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог к учету как удержанный". В старых системах эта опция позволяла значительно упростить жизнь бухгалтеру, автоматически приравнивая исчисленный налог к удержанному в момент проведения документа начисления зарплаты. Однако в актуальных версиях программы этот функционал был полностью исключен. Рассмотрим подробно, почему это произошло и как теперь правильно вести учет.
Для того чтобы понять логику разработчиков 1С, нам необходимо обратиться к первоисточнику — Налоговому кодексу РФ. Проанализируем статью 226, пункт 4. Согласно этой норме, налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.
В старых конфигурациях (УПП) учет строился на правилах, действовавших до 2016 года, а затем частично адаптировался. В то время существовало понятие "последнего дня месяца" как даты получения дохода для оплаты труда, и программа позволяла "схлопывать" исчисление и удержание в одном документе. Однако современное законодательство, особенно после введения формы 6-НДФЛ и системы Единого налогового платежа (ЕНП), требует строгого разделения этих событий.
Выясним основные причины отказа от автоматического удержания:
Проанализируем, как теперь распределяются роли между документами в 1С:ЗУП 3.1. Теперь учет налога — это всегда двухшаговый процесс, который нельзя объединить в одну операцию.
Шаг 1: Исчисление налога. Это происходит в документах-начислениях (Начисление зарплаты и взносов, Отпуск, Премия, Больничный лист). В этот момент программа рассчитывает сумму налога на основании Планируемой даты выплаты. Мы как бы "бронируем" сумму, которую должны будем удержать позже.
Шаг 2: Удержание налога. Это событие происходит строго в момент формирования платежных документов (Ведомость в банк, Ведомость в кассу, Ведомость через раздатчика, Ведомость на счета). Когда мы заполняем ведомость, программа автоматически анализирует все документы-основания и "собирает" исчисленный налог, превращая его в удержанный.
Рассмотрим пример того, как система контролирует этот процесс. Если в документе Начисление зарплаты была указана планируемая дата выплаты 05.10.2023, а ведомость была создана фактически 10.10.2023, программа при проведении ведомости автоматически скорректирует дату получения дохода и дату удержания налога. В УПП такая ситуация часто приводила к "перекосам" в регистрах, в ЗУП 3.1 это штатный механизм.
Посмотрим на одну из самых распространенных ошибок при переходе с УПП. В документах начисления (например, Начисление за первую половину месяца или Отпуск) есть поле Дата выплаты. Проанализируем ситуацию: если вы укажете там неверную дату, программа может неправильно применить налоговые вычеты или применить не ту ставку налога (если у сотрудника изменился статус налогового резидента).
Поскольку "магической галочки" больше нет, контроль за датами становится обязанностью пользователя. Если реальная дата выплаты в ведомости отличается от планируемой в начислении, 1С:ЗУП 3.1 выполнит следующие действия:
Все эти движения можно увидеть в регистре накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ.
Чтобы убедиться, что весь исчисленный налог был успешно удержан (то есть выполнить ту же проверку, которую раньше гарантировала "галочка"), мы должны использовать специализированные отчеты. Разберем основные из них:
Если вы видите расхождение между исчисленным и удержанным налогом, это означает одно из двух: либо вы еще не выплатили зарплату (не создали ведомость), либо в ведомости по какой-то причине не заполнилась колонка "НДФЛ к перечислению". Помните, что ручное редактирование сумм в ведомостях — крайне опасная практика, которая может "сломать" последовательность учета.
Выясним, почему возвращение старой настройки в принципе невозможно в современных реалиях. С 1 января 2023 года вступили в силу масштабные изменения в НК РФ. Теперь для зарплаты больше не действует правило "дохода последнего дня месяца". Зарплата признается доходом в день выплаты (как и отпускные или больничные).
Проанализируем последствия:
Исчисление налога теперь всегда привязано к конкретной выплате. Если бы программа позволяла "принимать исчисленный налог как удержанный" в документе Начисление зарплаты, который проводится 31-го числа, а выплата идет 5-го числа следующего месяца, то вы бы подали неверное Уведомление об исчисленных суммах налогов в налоговую инспекцию. Вы бы заявили об удержании налога в одном отчетном периоде (или "рваном" периоде ЕНП), а фактически удержали бы его в другом. Это гарантированный штраф и пени.
Вместо поиска отсутствующей настройки, мы рекомендуем привыкнуть к следующему алгоритму работы в 1С:ЗУП 3.1:
Ведомости в колонке НДФЛ автоматически подтягивались суммы. Если колонка пуста — ищите проблему в документе-основании или в последовательности проведения.Таким образом, отсутствие настройки "Принимать исчисленный налог как удержанный" — это не ограничение программы, а механизм защиты пользователя от нарушения налогового законодательства и ошибок в регламентированной отчетности 6-НДФЛ.