← На главную

При расчете заработной платы и сопутствующих выплат бухгалтеры нередко сталкиваются с ситуацией, когда доходы в натуральной форме (например, оплата питания или обедов сотрудникам, проживания, проезда) регистрируются как плановые начисления в общем документе Начисление зарплаты и взносов. В результате дата получения дохода для целей НДФЛ автоматически приравнивается к планируемой дате выплаты зарплаты (например, началу следующего месяца). Это приводит к смещению налоговой базы и преждевременному применению стандартных налоговых вычетов за будущий период. Разберем, почему возникает такая ошибка и как правильно настроить учет натуральных доходов в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.

Причины некорректного определения даты получения дохода

Проанализируем механику работы типовой конфигурации. Согласно пп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ, датой фактического получения дохода в натуральной форме считается день передачи соответствующих доходов (товаров, услуг или оплаты за сотрудника третьим лицам), то есть дата внутри расчетного месяца (как правило, последний день месяца начисления).

Однако если начисление с назначением Доход в натуральной форме рассчитывается непосредственно внутри документа Начисление зарплаты и взносов, программа подчиняет дату получения дохода общему реквизиту Планируемая дата выплаты. Вследствие этого:

1. Январский натуральный доход (например, обеды) регистрируется датой выплаты зарплаты за январь — 7 февраля.
2. Для целей учета НДФЛ доход признается февральским, и программа автоматически применяет к нему стандартные вычеты на детей за февраль.
3. При последующем расчете заработной платы за февраль положенный вычет оказывается уже израсходованным, что вызывает обоснованные вопросы у расчетчиков и сотрудников.

Способ 1. Использование специализированного документа «Доход в натуральной форме»

Рассмотрим основной и методически верный вариант отражения операции в 1С:ЗУП 3. Программа содержит отдельный документ, позволяющий явно указать дату получения дохода.

Разберем по шагам порядок настройки и оформления:

1. Перейдем в раздел Настройка – Начисления и откроем карточку вида расчета (например, «Оплата питания»).
2. На вкладке Основное проверим реквизит Назначение начисления: должно быть указано значение Доход в натуральной форме.
3. В поле Начисление выполняется переключим признак на значение По отдельному документу (документом Доход в натуральной форме).
4. На вкладке Налоги, взносы, бухучет укажем соответствующий код дохода по НДФЛ (например, 4800).
5. Если размер дохода зависит от отработанных дней, настроим формулу с использованием показателя (например, КоличествоДнейПитания * СтоимостьОбеда). Ввод количества дней можно автоматизировать через раздел Настройка – Шаблоны ввода исходных данных и документ Данные для расчета зарплаты.
6. Ежемесячно в разделе Зарплата создаем документ Доход в натуральной форме. В шапке документа указываем точную Дату получения дохода (например, 31.01), выбираем месяц начисления и нажимаем кнопку Заполнить.

При таком подходе налог исчисляется точно на дату получения натурального блага, стандартные вычеты за январь закрываются в пределах января, а февральские вычеты остаются нетронутыми до начисления зарплаты за февраль.

Способ 2. Корректировка даты дохода через «Операцию учета НДФЛ»

Если период уже закрыт, начисление прошло через общий документ расчета зарплаты, а пересчитывать прошлые документы нельзя, исправим распределение вычетов вручную.

Разберем порядок действий:

1. Перейдем в раздел Налоги и взносы – См. также – Операции учета НДФЛ и создадим новый документ.
2. На вкладке Доходы добавим две строки:
   • Первая строка: укажем сотрудника, неверную дату выплаты (например, 07.02), код дохода и сумму начисления со знаком «минус».
   • Вторая строка: укажем того же сотрудника, правильную дату получения дохода (например, 31.01), код дохода и сумму начисления со знаком «плюс».
3. На вкладке Исчислено по 13% (30%) кроме дивидендов аналогично перенесем суммы исчисленного налога с февральской даты на январскую.
4. Проведем документ и сформируем отчет «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику», чтобы убедиться в корректном выравнивании налоговой базы и распределении стандартных налоговых вычетов по месяцам.

Особенности удержания НДФЛ с натурального дохода

Обратим внимание на важный нюанс: налог, исчисленный с дохода в натуральной форме, не может быть удержан непосредственно в момент его начисления, так как реальная денежная выплата сотруднику не производится. Удержание происходит при ближайшей денежной выплате через документы Ведомость в банк, Ведомость в кассу или Ведомость на счета.

Чтобы программа не ждала окончательного расчета зарплаты, а удерживала налог уже при выплате аванса, проверим настройку учетной политики организации (Настройка – Организации – Учетная политика и другие настройки – Учетная политика – НДФЛ), где доступен флаг «Удерживать налог, исчисленный с натурального дохода, с ближайшей выплаты независимо от характера выплаты».