При работе в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда доход в натуральной форме (например, пайковые, питание, подарки или оплата за аренду жилья) зарегистрирован текущим числом, но при выплате зарплаты за прошлый месяц программа «не видит» исчисленный НДФЛ и не удерживает его. Рассмотрим подробно, почему так происходит, как работают внутренние механизмы программы и какие существуют способы решения этой задачи.
Проанализируем типичный сценарий. Предположим, 11 февраля мы оформили документ Доход в натуральной форме, указав месяц начисления «Февраль». 13 февраля мы формируем документ Ведомость в банк или Ведомость в кассу для выплаты остатка зарплаты за «Январь». Несмотря на то, что физически дата выплаты (13.02) позже даты возникновения натурального дохода (11.02), программа автоматически не подтягивает февральский налог в январскую ведомость.
Выясним причину такого поведения. В системе 1С:ЗУП реализовано жесткое разделение данных по измерению Месяц начисления (или Месяц налогового периода). Когда мы создаем ведомость и указываем в ее шапке «Январь», алгоритм заполнения анализирует остатки по регистрам именно за этот месяц и предшествующие ему долги. Для системы налог, исчисленный в «Феврале», относится к будущему периоду относительно январской ведомости. Программа намеренно «игнорирует» его, чтобы не допустить перекоса в расчетном листке за январь, так как удержание налога будущего месяца из зарплаты текущего приведет к возникновению долга за организацией в январском отчете.
Чтобы понять, как программа принимает решение об удержании, проанализируем движения документов по регистрам накопления. Основную роль играют два регистра:
Доход в натуральной форме делает запись вида «Приход» (исчислено). Ключевым полем здесь является Месяц налогового периода. Если там стоит «Февраль», ведомость с периодом «Январь» не увидит эту запись при автоматическом заполнении.Рассмотрим самый простой путь, который не требует ручных корректировок и не создает риска ошибок в отчетности 6-НДФЛ. Если мы не будем форсировать события, программа автоматически удержит налог при первой же выплате, в которой месяц начисления совпадет с месяцем дохода.
Например, при выплате аванса за февраль (который обычно выплачивается 20-25 числа), мы укажем в ведомости месяц «Февраль». В этот момент система увидит исчисленный 11.02 налог и успешно удержит его из денежных средств аванса. Это наиболее безопасный вариант, так как он полностью соответствует автоматизированным алгоритмам 1С.
Если требования учетной политики или руководства обязывают удержать налог немедленно (13 февраля в январской ведомости), нам придется прибегнуть к ручным действиям. Разберем этот процесс по шагам:
Доход в натуральной форме). Сумма налога подтянется автоматически.Внимание: При ручном добавлении налога обязательно проверьте соблюдение статьи 226 НК РФ. Удерживаемая сумма налога не может превышать 50% от суммы денежной выплаты в этой ведомости. Если зарплата к выдаче невелика, вы не имеете права удерживать весь НДФЛ с натурального дохода сразу.
Посмотрим на ситуацию с точки зрения настройки документов. Если мы хотим полной автоматизации, мы можем схитрить и перенести «Месяц начисления» в документе дохода.
Если пайковые за февраль физически выданы в начале месяца, но мы хотим учесть их налог в январской зарплате, можно установить в документе Доход в натуральной форме месяц начисления «Январь» и дату документа 31.01. В этом случае январская ведомость подхватит налог без лишних вопросов. Однако проанализируем последствия: это допустимо только в том случае, если отчетный период (квартал) еще не закрыт и выплата 13.02 является окончательным расчетом за январь. С точки зрения 6-НДФЛ, датой дохода для натуры все равно останется день ее фактического получения (11.02), поэтому важно следить за корректностью даты в поле «Дата получения дохода» внутри документа.
Проанализируем работу кнопок в ведомости. Часто кнопка Заполнить игнорирует «будущие» налоги, но кнопка Подобрать работает по другому алгоритму. Попробуем выполнить следующие действия:
Чтобы убедиться, что налог зафиксирован верно, проанализируем данные регистра. Рассмотрим настройку Универсального отчета:
Выберите тип объекта Регистр накопления, имя объекта Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ, таблицу Остатки и обороты. В настройках установите группировку по Физическому лицу и Месяцу налогового периода. Если вы все сделали правильно, в колонке «Приход» вы увидите сумму исчисленную документом натурального дохода, а в колонке «Расход» — сумму, удержанную ведомостью. Если «Расход» равен «Приходу», значит, налог полностью погашен и задолженностей перед бюджетом по данному случаю нет. Для автоматического исправления расхождений и исключения ошибочного заполнения строки 170 отчета 6-НДФЛ подойдёт обработка для исправления неудержанного НДФЛ в годовом отчете.
Подводя итог, можно сказать, что поведение ЗУП в данном вопросе не является ошибкой или недоработкой («отсутствием галки»). Это следствие строгого следования учетным периодам. Выбор одного из предложенных способов зависит от того, насколько критично для вашей организации удержать налог именно в межрасчетную выплату или ближайший расчет зарплаты. Для этой задачи можно использовать обработку для автоматического приравнивания удержанного НДФЛ к исчисленному.