← На главную

При формировании отчетности по форме 6-НДФЛ в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 пользователи иногда сталкиваются с ситуацией, когда дата получения дохода или сумма удержанного налога отражается не по документу-основанию (например, Увольнение или Начисление зарплаты), а разбивается на несколько разных дат. Рассмотрим подробнее, почему возникает такая ошибка и как ее оперативно исправить.

Анализ причины возникновения ошибки

Проанализируем механику работы учета НДФЛ в программе. Налог исчисляется документами начисления, однако окончательный учет удержанного налога и фиксация фактических дат получения дохода происходят в момент проведения документов выплаты — таких как Ведомость в кассу, Ведомость в банк или Ведомость на счета.

Если при формировании отчета Проверка раздела 2 у 6-НДФЛ или самого расчета 6-НДФЛ доход одного сотрудника разбивается на две разные даты (например, зарегистрировано удержание одной датой, а получение дохода — другой), причиной чаще всего является пересорт по аналитическим разрезам в регистрах накопления. К ключевым разрезам учета НДФЛ относятся:

1. Подразделение организации.
2. Налоговый орган (ИФНС / КПП / ОКТМО).
3. Категория дохода.
4. Документ-основание начисления.

Если в первичном документе (например, Увольнение) подразделение было указано, а в документе выплаты (Ведомость...) по какой-то причине аналитика сбросилась или не заполнилась, программа не может корректно зачесть ("схлопнуть") исчисленный и удержанный налог. В результате в регистрах образуются две противоположные записи: одна сторнирует начисление по пустой аналитике, а вторая создает приход на новую дату.

Шаг 1. Поиск регистратора через отчеты и регистры

Разберем по шагам, как выявить документ, создавший искажение. В первую очередь проверим движения по регистрам учета НДФЛ:

1. Перейдем к регистру накопления Учет доходов для исчисления НДФЛ или Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ. Также можно использовать специализированный отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику.
2. Найдем проблемную сумму и обратим внимание на поле Регистратор. Как правило, ошибочную запись формирует именно документ выплаты (например, Ведомость на выплату зарплаты через кассу).
3. Детализируем записи по сотруднику и проверим аналитические колонки: Подразделение, Месяц налогового периода и Дата получения дохода.Если в одной из строк подразделение заполнено, а в соседней — отсутствует, мы нашли источник проблемы.

Шаг 2. Исправление документа выплаты

Выяснив причину расхождения, выполним исправление в программе:

1. Откроем документ-регистратор (соответствующую ведомость на выплату).
2. Проверим шапку документа и убедимся, что подразделение указано верно.
3. Откроем форму редактирования НДФЛ, нажав на сумму в колонке НДФЛ к удержанию по проблемному сотруднику.
4. Перезаполним расшифровку налога или полностью перевыберем сотрудника в табличной части ведомости. При автоматическом перезаполнении программа подтянет актуальное подразделение из документа начисления.
5. Проведем документ ведомости.

Шаг 3. Проверка результатов в отчетности

После перезаполнения и проведения ведомости вернемся к проверке учета:

1. Откроем отчет Проверка раздела 2 у 6-НДФЛ или Анализ НДФЛ по документам-основаниям.
2. Сформируем отчет за нужный период и убедимся, что двоящаяся запись исчезла, суммы сложились, а дата получения дохода строго соответствует дате выплаты, указанной в ведомости.

Таким образом, соблюдение идентичности аналитических разрезов (в особенности подразделения и регистрации в налоговом органе) между документами начисления и выплат гарантирует корректное заполнение регламентированной отчетности 6-НДФЛ.