Переход от ведения учета в таблицах Excel к полноценной автоматизированной системе — это важный шаг в развитии любого бизнеса. Когда компания начинает масштабироваться, а количество проектов и субподрядчиков увеличивается, стандартные электронные таблицы перестают справляться с нагрузкой. Теряется история взаимодействий с клиентами, становится трудно контролировать маржинальность конкретных задач, а расчет выплат фрилансерам превращается в хаос.
В этой статье мы подробно проанализируем, какую конфигурацию экосистемы 1С:Предприятие выбрать для ведения управленческого и проектного учета в небольшой веб-студии или аналогичной IT-компании, работающей без постоянного штата сотрудников с привлечением фрилансеров.
Прежде чем выбирать программный продукт, давайте четко определим бизнес-процессы и ключевые требования, которые стоят перед микробизнесом в сфере IT и веб-разработки:
Рассмотрим подробнее основные программные решения, которые обсуждались экспертами, и выясним их плюсы и минусы для нашей задачи.
Конфигурация 1С:Управление нашей фирмой (ранее — Управление небольшой фирмой) является абсолютным лидером для автоматизации малого бизнеса в сфере услуг.
Проанализируем ключевые преимущества этого решения для веб-студии:
Заказ-наряд совмещает в себе функции договора, технического задания, калькуляции себестоимости и акта выполненных работ. Вы сможете зафиксировать, какие именно работы выполняются для клиента и в какие сроки.Для понимания логики работы системы рассмотрим, как программно контролируется маржинальность проектов на этапе планирования расходов:
// Пример логики контроля рентабельности сделки
Процедура ПередЗаписьюДокумента(Источник, Отказ)
Если Источник.Метаданные().Имя = "ЗаказПокупателя" Тогда
ПлановаяСебестоимость = Источник.ЗадачиИсполнителей.Итог("СуммаОплаты");
СуммаСделки = Источник.СуммаДокумента;
Если ПлановаяСебестоимость >= СуммаСделки Тогда
Сообщить("Внимание! Плановые выплаты подрядчикам превышают стоимость заказа!");
// При необходимости можно заблокировать проведение документа:
// Отказ = Истина;
КонецЕсли;
КонецЕсли;
КонецПроцедуры
Если стандартного функционала УНФ со временем станет не хватать, обратите внимание на специализированное совместное решение фирмы «1С» и компании ITLand — 1С:УНФ+PM Управление проектной фирмой.
Этот продукт разработан специально для компаний, чей бизнес полностью завязан на проекты. Он добавляет в стандартную УНФ следующие возможности:
Еще одна конфигурация, упомянутая в обсуждении, — это 1С:Управляющий. Это специализированный инструмент для ведения чистого управленческого финансового учета.
Особенности решения:
Минус для веб-студии: В 1С:Управляющий практически отсутствует оперативный блок — там нет полноценной CRM, детального трекинга задач и управления взаимоотношениями с субподрядчиками на уровне задач. Данное решение больше подходит для чистого финансового контроля, чем для ежедневной оперативной работы менеджеров.
Некоторые участники дискуссии предложили использовать стандартную 1С:Бухгалтерия 8. Давайте разберем этот вариант.
Хотя в 1С:Бухгалтерия можно выписать счет, провести акт и увидеть взаиморасчеты с контрагентами, эта программа создана в первую очередь для регламентированного учета и сдачи отчетности в государственные органы. Вести в ней гибкий проектный учет, контролировать воронку продаж и рассчитывать сдельную оплату фрилансерам крайне неудобно. Вам придется перегружать базу лишней бухгалтерской аналитикой (субконто, счета учета), которая не имеет отношения к реальному управлению студией.
Один из ключевых вопросов автора касается актуальности версии 1С 7.7. Ответ экспертов однозначен: рассматривать платформу 1С 7.7 сегодня категорически не рекомендуется.
Выясним основные причины:
Для небольшой веб-студии, где сотрудники и фрилансеры работают удаленно, покупка коробочных версий программ и развертывание собственного сервера — экономически нецелесообразный шаг. Оптимальным решением является использование облачного сервиса 1С:Fresh.
Рассмотрим преимущества работы в облаке:
В ходе обсуждения на форумах часто упоминаются дешевые программные продукты стоимостью около 4 000 – 16 000 рублей, содержащие полную платформу с 64-битным сервером и набором типовых конфигураций. Речь идет о продукте «1С:Предприятие 8. Комплект специалиста по разработке и внедрению».
Обращаем ваше внимание: использование этого комплекта для ведения реального коммерческого учета компании строго запрещено условиями лицензионного соглашения. Данный программный продукт предназначен исключительно для обучения разработчиков, тестирования и создания собственных конфигураций. Ведение реальной хозяйственной деятельности в такой базе является нарушением авторских прав со всеми вытекающими юридическими последствиями. Для легального учета необходимо приобретать коммерческие лицензии (например, версии Базовая или ПРОФ).
Проанализировав все варианты, мы рекомендуем следующий план автоматизации вашей веб-студии:
1С:Fresh и протестируйте конфигурацию 1С:УНФ в бесплатном демо-режиме в течение 30 дней.1С:УНФ + PM Управление проектной фирмой.