Рассмотрим распространенную на практике ситуацию: в рамках одной группы компаний деятельность ведется от имени нескольких юридических лиц или индивидуальных предпринимателей (ИП). Все пользователи физически работают в одном офисе, компьютеры объединены в общую локальную сеть, а базы данных развернуты на едином сервере. Довольно часто для оптимизации расходов или разграничения ответственности организации приобретают отдельные основные поставки программных продуктов (так называемые «коробки») на разные юридические лица. Например, у ООО куплена программа 1С:Бухгалтерия ПРОФ, а у аффилированного ИП — своя собственная аналогичная коробка.
В связи с этим возникает закономерный вопрос: если все эти информационные базы и пользователи находятся в одном сетевом пространстве, можно ли заключить только один договор 1С:ИТС (Информационно-технологического сопровождения) и легально обновлять программы обоих юридических лиц? Или же придется оплачивать подписку для каждой компании отдельно? Давайте детально разберем правила лицензирования фирмы «1С», технические нюансы работы портала обновлений, а также сопутствующие налоговые и юридические риски.
Для того чтобы проанализировать ситуацию, нам необходимо обратиться к правилам лицензирования программных продуктов семейства 1С:Предприятие 8. Главный принцип, который нужно усвоить: договор 1С:ИТС заключается не на локальную сеть, не на физический сервер и не на группу компаний, а на конкретный программный продукт (основную поставку), имеющий уникальный регистрационный номер.
Если у вас в локальной сети работают два разных юридических лица, и у каждого из них приобретена своя собственная коробка (например, две отдельные лицензии на 1С:Бухгалтерия ПРОФ), то с юридической точки зрения вы имеете два независимых лицензиата. Следовательно:
Таким образом, если у вас две разные основные поставки оформлены на два разных юрлица, то для легального обновления обеих баз вам потребуется иметь два действующих договора 1С:ИТС. Попытка обновить базу второго юрлица обновлениями, полученными по подписке первого, является нарушением лицензионного соглашения.
Выясним, как технически контролируется этот процесс со стороны фирмы «1С». Некоторые пользователи ошибочно полагают, что если локальная сеть одна, то администратор может просто скачать дистрибутив обновления под учетной записью одного юридического лица и вручную установить его во все базы на сервере.
Проанализируем, почему эта схема не только нелегальна, но и технически уязвима:
1С-Отчетность, 1С-Контрагент) программа проверяет наличие действующего договора сопровождения на портале 1С для данного конкретного рег. номера.Что же делать, если платить за два полноценных договора ИТС не хочется, но при этом необходимо оставаться в рамках правового поля? Рассмотрим несколько рабочих и полностью легальных вариантов оптимизации расходов.
Если специфика бизнеса позволяет, самым простым решением будет объединение всех программных продуктов на балансе одной организации. Вы можете официально перерегистрировать коробку со второго юридического лица (или ИП) на первое. Для этого оформляется стандартное заявление в фирму «1С» о передаче прав на программный продукт.
После того как обе основные поставки окажутся зарегистрированными на одно юридическое лицо (в одном личном кабинете), вы сможете обслуживать их в рамках схемы 1С:ИТС ДУО (Для удаленного офиса) или по правилам многопрограммных лицензий, что обойдется значительно дешевле, чем покупка двух раздельных подписок ПРОФ.
В ситуациях, когда компании имеют несколько одноименных программных продуктов (например, несколько коробок 1С:Бухгалтерия ПРОФ) в рамках одной группы компаний, фирма «1С» предлагает специальный тариф. Вы оформляете один основной договор 1С:ИТС ПРОФ на головную организацию, а для поддержки дополнительных одноименных продуктов приобретаете недорогие разрешения по тарифу 1С:ИТС ДУО. Это позволяет легально получать обновления для всех баз без необходимости оплачивать полную стоимость второго ИТС.
Если одно из юридических лиц (например, ИП) ведет несложный учет, не требует доработки конфигурации под свои нужды (работает на типовой конфигурации) и в его базе одновременно работает только один пользователь, отличным выходом станет покупка базовой версии программы (например, 1С:Бухгалтерия 8. Базовая версия).
Для базовых версий программных продуктов фирма «1С» предоставляет бесплатную пожизненную поддержку и доступ к обновлениям. В этом случае у вас будет один договор ИТС ПРОФ для основного юрлица и бесплатные обновления для базовой версии второго юрлица.
Если вы хотите полностью уйти от необходимости администрирования локальных лицензий и контроля подписок ИТС, рассмотрите вариант аренды программ у официальных партнеров «1С». В этой схеме вы платите фиксированную ежемесячную плату за пользователей, а все заботы по обновлению баз ложатся на провайдера. При этом покупать коробки и подписки ИТС вам вообще не потребуется.
Помимо чисто лицензионных правил «1С», необходимо учитывать требования законодательства РФ. Совместное использование одной программы разными юридическими лицами без должного документального оформления несет в себе серьезные риски:
Чтобы нивелировать эти риски, обязательно составьте между ООО и ИП гражданско-правовой договор. Это может быть:
Резюмируя все вышесказанное: одна локальная физическая сеть дает право использовать общие клиентские лицензии (ключи защиты) для работы пользователей, но она не дает права использовать один договор ИТС для обновления основных поставок, зарегистрированных на разные юридические лица. Подходите к вопросам лицензирования обдуманно, используйте легальные механизмы оптимизации расходов (такие как ИТС ДУО или базовые версии), и тогда ваша ИТ-инфраструктура будет надежно защищена как от технических сбоев, так и от претензий со стороны контролирующих органов.