← На главную

При ведении учета нескольких организаций в одной базе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 часто возникает задача юридического перевода сотрудников между ними. Важно понимать, что с точки зрения трудового законодательства такой процесс оформляется через увольнение из одной компании и прием в другую. Рассмотрим, как автоматизировать этот процесс, чтобы не вводить данные вручную и сохранить преемственность данных для расчета пособий.

Способ 1. Использование помощника «Перевод к другому работодателю»

Проанализируем работу специализированного инструмента, который предназначен именно для этой задачи. Этот помощник (мастер) позволяет оформить всю цепочку документов в одном окне. Основное преимущество этого метода — автоматизация рутинных операций по переносу данных о заработке.

Где найти инструмент?

Разберем ситуацию, когда документ не отображается в интерфейсе. Перейдем в раздел Кадры. Если в подразделе См. также пункт Перевод к другому работодателю отсутствует, выполним следующие действия:

1. Нажмем на значок шестеренки («Настройка навигации») в правом верхнем углу раздела Кадры.
2. В открывшемся окне в левой части найдем список доступных команд.
3. Найдем Перевод к другому работодателю и перенесем его в правую колонку («Выбранные команды»).
4. Нажмем «ОК».

Если документа нет даже в настройках навигации, проверим, включена ли опция работы с несколькими организациями. Перейдем в Настройки — Предприятие и убедимся, что флажок Несколько организаций установлен. Также проверим права доступа: иногда видимость ограничена, если у пользователя нет прав кадровика-расчетчика.

Возможности помощника

Выясним, какие действия программа выполняет автоматически при использовании этого мастера:

• Оформление увольнения: Создается документ Увольнение в исходной организации с основанием «Перевод к другому работодателю» (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
• Оформление приема: В новой организации автоматически формируется документ Прием на работу.
• Регистрация справок о заработке: Это важнейший этап. Программа создает документ Регистрация справок о заработке для расчета пособий. В него переносятся данные о доходах сотрудника за текущий и два предшествующих года. Это позволяет корректно рассчитывать больничные листы на новом месте работы без ручного ввода входящих справок.
• Печатные формы: Из этого же окна можно распечатать Согласие сотрудника на перевод, Запрос (приглашение) от нового работодателя и Трехстороннее соглашение.

Ограничение метода

Стоит отметить, что данный инструмент предназначен для обработки одного сотрудника за раз. Если перед нами стоит задача перевести сотни людей, использование мастера может занять много времени, так как для каждого придется запускать процесс индивидуально.

Способ 2. Массовый перевод через списочные документы

Рассмотрим альтернативный вариант, который подходит для крупных компаний при массовой реорганизации или передаче целых отделов между юридическими лицами. В 1С:ЗУП реализована возможность групповой работы с кадровыми приказами.

Пошаговый алгоритм действий:

1. Перейдем в раздел Кадры и создадим документ Увольнение списком. Выберем всех сотрудников, подлежащих переводу из старой организации.
2. В качестве основания увольнения укажем «Перевод к другому работодателю». Это позволит корректно заполнить трудовые книжки (в том числе СТД-Р и подраздел 1.1 формы ЕФС-1).
3. Затем сменим организацию в интерфейсе (или просто выберем новую организацию в шапке документа) и создадим Прием на работу списком.
4. Используем механизм подбора или заполнения, чтобы быстро добавить тех же лиц.

На что обратить внимание при массовом приеме:

Проанализируем технические нюансы, которые теряются при использовании списочных документов по сравнению с «Мастером перевода»:

• Справки о заработке: При массовом приеме данные о доходах для больничных не перенесутся автоматически. Нам придется либо вводить их вручную через Регистрация справок о заработке для каждого, либо использовать внешние обработки для копирования данных между организациями внутри базы.
• НДФЛ и вычеты: Важно помнить, что в новой организации история доходов для целей НДФЛ начинается с нуля. Для контроля лимита в 350 000 руб. (для детских вычетов) необходимо будет в карточке каждого сотрудника на новом месте работы указать «Доходы с предыдущего места работы».

Сравнение и важные нюансы учета

Разберем ситуацию с остатками отпусков и средним заработком. Часто пользователи задают вопрос: «Переносится ли средний заработок для отпусков при таком переводе?». Ответ — нет.

Поскольку юридически трудовой договор расторгается, мы обязаны:

1. В старой организации полностью выплатить компенсацию за все неиспользованные дни отпуска.
2. В новой организации стаж для права на отпуск начинает исчисляться заново, с даты приема.

Исключением может быть только ситуация, когда перевод осуществляется в рамках управленческого учета без расторжения договора, но в 1С:ЗУП 3.1 между разными Организациями (юридическими лицами) это всегда полноценное увольнение и прием.

Автоматизация контроля вычетов НДФЛ

Посмотрим на пример: если сотрудник переводится в июне, и в старой организации он уже заработал 300 000 рублей, то в новой организации у него остается всего 50 000 рублей лимита до прекращения предоставления стандартных вычетов. При использовании документа Перевод к другому работодателю данные о доходах для расчета пособий переносятся, но проверьте также заполнение поля «Доходы с предыдущего места работы» в разделе «Налог на доходы» карточки сотрудника в новой организации.

Выводы

Подведем итог: если вам нужно перевести 1-5 человек, используйте Перевод к другому работодателю в разделе Кадры — это сэкономит время на вводе справок для больничных. Если же речь идет о десятках или сотнях сотрудников, воспользуйтесь документами Увольнение списком и Прием на работу списком, но будьте готовы к дополнительным операциям по переносу данных для расчета среднего заработка и налоговых лимитов.