В практике ведения учета в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП КОРП) часто возникает ситуация, когда сотрудников необходимо переместить между разными юридическими лицами, учет по которым ведется в одной информационной базе. Несмотря на то, что фактически человек остается «внутри холдинга», с точки зрения трудового законодательства и программных механизмов это сложный процесс. Разберем подробно, какие инструменты предоставляет система для решения этой задачи.
Рассмотрим наиболее корректный и автоматизированный способ, который предлагает фирма 1С. Для того чтобы упростить рутинные операции увольнения из одной фирмы и приема в другую, в программе предусмотрен специальный инструмент. Проанализируем, как с ним работать:
Перевод к другому работодателю.Этот документ является «мастером», который автоматически генерирует пакет документов. На стороне старой организации создается документ Увольнение с основанием «Перевод к другому работодателю». На стороне новой организации — документ Прием на работу.
Важный нюанс: использование этого помощника позволяет в одном окне подготовить все необходимые печатные формы: приказ об увольнении (Т-8), приказ о приеме (Т-1) и соглашение о переводе. Это значительно экономит время бухгалтера и кадровика.
Выясним причину, по которой многие пользователи боятся стандартного увольнения через перевод: это потеря накопленных дней отпуска. По умолчанию при увольнении программа начисляет компенсацию, и стаж для отпуска на новом месте начинается с нуля. Однако в 1С:ЗУП КОРП можно настроить перенос остатков.
Разберем по шагам, как активировать эту возможность:
Использовать перенос остатков отпуска при увольнении переводом.Перевод к другому работодателю появится возможность ввести начальные остатки отпусков в новой организации, основываясь на данных из предыдущей.Обратите внимание на юридический риск: согласно ТК РФ, при смене юридического лица работодатель обязан выплатить компенсацию. Перенос дней без выплаты денег — это управленческое решение, которое может вызвать вопросы у трудовой инспекции. Если вы выбрали этот путь, в документе Увольнение на стороне старой организации необходимо вручную обнулить сумму компенсации на вкладке «Компенсация отпуска», чтобы программа не начислила выплату.
Проанализируем ситуацию, когда организации фактически стали одной структурой (например, реорганизация) и нам критически важно сохранить средний заработок для будущих отпусков и больничных, а также не «обнулять» предельную базу по страховым взносам. При обычном увольнении и приеме база взносов и средний заработок для отпусков в новой организации начнут считаться с нуля.
Существует «хитрый» способ решения этой задачи через настройку структуры головной организации и филиалов:
У организации есть филиалы.Кадровый перевод (или Межфилиальное перемещение в версии КОРП), который позволит переместить сотрудника без оформления увольнения.Рассмотрим подробнее последствия этого шага. При таком подходе программа будет считать сотрудника работающим в рамках одного юридического лица. Это означает автоматическое сохранение:
Важное предостережение: этот метод применим только в том случае, если у организаций одинаковый ИНН (но разные КПП). Если ИНН разные, установка связи «головная-филиал» может исказить регламентированную отчетность (ЕФС-1, РСВ), так как отчеты могут начать формироваться под одним регистрационным номером. Проводите такие эксперименты только на копии базы!
Посмотрим на пример расчета пособий после перевода. Поскольку для СФР (бывший ФСС) разные организации — это разные страхователи, данные о доходах не «перетекают» автоматически для расчета больничных.
Чтобы в новой организации корректно считались пособия, необходимо:
Справка другого работодателя о заработке для расчета пособий.Если сотрудников много, и вы не хотите использовать метод с филиалами, но обязаны сохранить средний заработок для отпусков, можно воспользоваться документом Перенос данных. Проанализируем, какие регистры нам потребуются:
Нам необходимо внести записи в регистр расчета Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий). Это позволит программе «видеть» доходы, полученные в старой организации, при расчете среднего заработка в новой.
Пример структуры кода для понимания того, как система хранит эти данные (условно):
// Пример логики записи в регистр (упрощенно)
Запись = РегистрыСведений.ДанныеОНачисленияхДляРасчетаСреднегоЗаработкаОбщий.СоздатьМенеджерЗаписи();
Запись.Сотрудник = НовыйСотрудник;
Запись.Организация = НоваяОрганизация;
Запись.Месяц = МесяцПредыдущегоПериода;
Запись.Сумма = СуммаДоходаНаСтаромМесте;
Запись.Записать();
Выясним, что происходит с отчетностью ЕФС-1. При любом переводе между организациями внутри базы (кроме случая с филиалами под одним ИНН) вы обязаны подать сведения о трудовой деятельности:
Если вы использовали документ Перевод к другому работодателю, программа сама подготовит нужные записи в регистры для формирования ЕФС-1. Не забудьте проверить вычеты по НДФЛ: в новой организации необходимо заново создать документ Заявление на вычеты по НДФЛ и в карточке сотрудника указать доход с предыдущего места работы для контроля порога в 350 000 рублей.
Подведем итог: для большинства случаев оптимальным является использование документа Перевод к другому работодателю с последующим вводом справок о доходах для больничных и, при необходимости, ручной корректировкой среднего для отпусков. Метод с филиалами — мощный, но опасный инструмент, требующий детальной проверки налоговой отчетности.