При работе в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом, редакция 2.5 пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда при оформлении выплаты отпускных в середине или начале месяца система автоматически «подтягивает» НДФЛ, исчисленный с зарплаты за прошлый период. Это вызывает путаницу в учете и ошибки в заполнении отчетности по форме 6-НДФЛ. Проанализируем, почему так происходит, и разберем способы исправления этой ситуации.
Для начала рассмотрим, как 1С:ЗУП 2.5 обрабатывает данные по налогам. В основе программы лежит механизм учета по регистрам накопления, в частности, ключевую роль играет регистр НДФЛ расчеты с бюджетом. Проблема «захвата» лишнего налога связана с тем, что в старых редакциях программы (в отличие от ЗУП 3.1) связь между конкретным документом начисления и документом выплаты реализована недостаточно жестко.
Выясним причину такого поведения системы. Когда мы проводим документ Начисление зарплаты сотрудникам организаций за сентябрь (например, 30.09), программа делает запись в регистр об исчисленном налоге. Налог считается вашим долгом перед бюджетом, который нужно удержать при ближайшей выплате денег сотруднику.
Когда 03.10 вы формируете документ Зарплата к выплате организаций с видом выплаты «Отпускные», алгоритм программы работает по принципу FIFO (First In, First Out — первым пришел, первым ушел). Система видит, что на дату 03.10 за сотрудником числится общая сумма не удержанного НДФЛ:
Программа распределяет удержание налога, начиная с самого раннего возникшего обязательства. Поэтому в ведомость на отпускные попадает налог с сентябрьской зарплаты, так как по хронологии он возник раньше.
Важно проанализировать настройки параметров учета в вашей информационной базе. В ЗУП 2.5 существует опция «При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог к учету как удержанный». Рассмотрим подробнее, как она влияет на процесс:
Если флажок установлен: Налог считается удержанным в момент проведения документа начисления. В этом случае при выплате отпускных программа не будет пытаться «доудержать» налог с зарплаты, так как он технически уже закрыт. Однако этот метод считается некорректным для формирования отчетности 6-НДФЛ, так как дата удержания в учете будет совпадать с датой начисления, а не с фактической датой выплаты денег.
Если флажок снят: Это рекомендуемый режим для корректного ведения 6-НДФЛ. Удержание налога происходит только в момент проведения документа Зарплата к выплате организаций. Именно здесь и возникает описываемая проблема «пересортицы» налогов, так как система пытается закрыть наиболее старый исчисленный налог имеющейся выплатой.
Самый точный способ решить проблему без отмены проведения документов — это ручная правка расшифровки НДФЛ в платежном документе. Разберем этот процесс по шагам:
Зарплата к выплате организаций, которым вы оформляете выплату отпускных.Таким образом, налог с зарплаты останется «висеть» как исчисленный, но не удержанный, и программа корректно подтянет его в ведомость на выплату основной зарплаты 05.10.
Если сотрудников много и править ведомости вручную трудозатратно, можно прибегнуть к технической хитрости. Посмотрим на ситуацию глазами программы: если начисления зарплаты «нет», то и удерживать нечего. Рассмотрим этот алгоритм:
Начисление зарплаты сотрудникам организаций за сентябрь (только для того, чтобы «спрятать» исчисленный налог).Зарплата к выплате организаций для отпускных. Теперь программа увидит только налог с документа Начисление отпуска сотрудникам.Важно: Этот метод требует осторожности, если в базе одновременно работают несколько бухгалтеров, чтобы не нарушить общую последовательность расчетов.
Проанализируем ситуацию с точки зрения перечисления налога в бюджет. В ЗУП 2.5 также задействован регистр НДФЛ к перечислению в бюджет. Если в прошлых периодах по сотруднику были перекосы (удержано больше, чем выплачено, или наоборот), программа будет пытаться выровнять это сальдо при любой первой возможности.
Посмотрим на пример структуры записей в регистре:
Регистр: НДФЛ расчеты с бюджетом
Период: 30.09.2017 | Вид движения: Приход | Сумма: 3900 (Зарплата)
Период: 03.10.2017 | Вид движения: Приход | Сумма: 1300 (Отпуска)
При выплате 03.10 программа ищет «Приходы», по которым не было «Расход» (удержания). Чтобы избежать некорректного поведения, необходимо следить за чистотой регистра. Если вы обнаружили, что программа упорно подтягивает старые суммы, следует проверить остатки по сотруднику с помощью отчета «Анализ начисленного НДФЛ» или через консоль запросов по регистру НДФЛ расчеты с бюджетом.
В 2017 году редакция 2.5 уже находилась на стадии ограниченной поддержки. Основные изменения в коде касались только печатных форм и выгрузки отчетов. Глубинная архитектура распределения НДФЛ, заложенная в ядро конфигурации еще в середине 2000-х, не менялась.
Для системы 1С:ЗУП 2.5 такое поведение является «особенностью реализации», а не программной ошибкой в чистом виде. Разработчики решили эту проблему кардинально только в редакции 3.1, где каждое удержание жестко привязано к конкретному документу-основанию. В версии 2.5 бухгалтеру необходимо самостоятельно контролировать распределение налога в межрасчетных выплатах.
Подведем итоги нашего анализа. Для корректного учета НДФЛ в 1С:ЗУП 2.5 при выплате отпускных рекомендуем придерживаться следующих правил:
Зарплата к выплате организаций.Соблюдение этих правил позволит вам избежать проблем с налоговой инспекцией и обеспечит корректное заполнение регистров налогового учета.