← На главную

При ведении учета заработной платы и налога на доходы физических лиц в конфигурации 1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5 пользователи нередко сталкиваются с ситуацией, когда в отчетах (например, в «Анализе начисленных налогов и взносов» или «Своде начисленной зарплаты») суммы исчисленного и удержанного налога не совпадают, задваиваются или по сотрудникам в отпуске без сохранения зарплаты возникает виртуальный долг. Разберем детально причины такого поведения программы и рассмотрим пошаговый алгоритм устранения ошибок.

Причина 1. Различие между датами исчисления и удержания налога при межрасчетных выплатах

Рассмотрим, почему суммы «НДФЛ исчисленный» и «НДФЛ удержанный» правомерно различаются при начислении отпускных или больничных:

1. Разные даты получения дохода: для межрасчетных выплат (отпускные, пособия) датой фактического получения дохода признается день фактической выплаты денежных средств, тогда как для стандартной оплаты труда — последний день месяца начисления.
2. Механизм фиксации удержания: налог исчисляется расчетным документом (например, Начисление отпуска сотрудникам организаций), а удерживается только в момент проведения платежной ведомости (Зарплата к выплате организаций с соответствующим характером выплаты «Отпускные» и последующей банковской выпиской или РКО).
3. Если отпускные начислены и выплачены в середине месяца, а общая зарплата за месяц еще не выплачена, в отчетах за этот период исчисленный и удержанный налог не обязаны совпадать по каждому сотруднику на конкретную дату.

Причина 2. Особенности накопления стандартных налоговых вычетов в отпуске без сохранения оплаты

Проанализируем ситуацию, когда у сотрудника, находящегося в отпуске за свой счет, в октябре внезапно формируется долг или перерасчет налога:

1. В рамках налогового периода стандартные налоговые вычеты (на детей или самого сотрудника) накапливаются нарастающим итогом за каждый месяц календарного года, даже если у сотрудника временно отсутствовал доход.
2. Если сотрудник с января находился в отпуске без сохранения заработной платы, программа накапливает право на вычеты за все предшествующие месяцы.
3. При проведении любого расчета по организации программа производит перерасчет налоговой базы нарастающим итогом. Применение накопленных вычетов при отсутствии облагаемого дохода приводит к формированию отрицательного налога (налога к возврату/зачету) или виртуального долга в расчетных листках.

Причина 3. Влияние настройки «При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог к учету как удержанный»

Одной из ключевых настроек учетной политики по расчету зарплаты является флаг «При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог к учету как удержанный»:

1. Если флаг снят (упрощенный учет отключен): исчисление налога регистрируется документами начисления зарплаты, а удержание — исключительно платежными документами. Нарушение хронологической последовательности проведения документов (выплата раньше начисления, проведение начислений задним числом) приводит к искажению регистра удержанного налога.
2. Если флаг установлен: налог считается удержанным сразу в момент проведения документа начисления.
3. Опасность изменения настройки «на лету»: если переключить данную настройку в базе с уже накопленными данными, программа не пересчитает старые записи автоматически. Более того, при формировании отчетов удержание начнет фиксироваться одновременно и расчетными документами, и платежными ведомостями, что вызовет эффект задвоения удержанного налога.

Пошаговый порядок исправления учета и анализа регистров

Разберем по шагам, как выявить и устранить накопившиеся ошибки по налогу:

1. Анализ регистра накопления НДФЛ расчеты с бюджетом: перейдем через главное меню Операции → Регистры накопления → НДФЛ расчеты с бюджетом. Установим отбор по проблемному физическому лицу и периоду. Проверим колонки «Месяц налогового периода», «Вид строки» (Исчислено, Удержано, Зачтено) и документы-регистраторы. Расхождения возникают, если исчисление прошло по одному месяцу налогового периода, а удержание списано по другому.
2. Проверка вспомогательных регистров: проанализируем движения по регистрам накопления НДФЛ к зачету, НДФЛ сведения о доходах и Предоставленные стандартные и социальные вычеты по НДФЛ. Зависшие остатки по вычетам или зачету налога блокируют нормальный расчет налога в текущих месяцах.
3. Корректное перепроведение при изменении учетной политики: если было принято решение изменить состояние флага «При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог к учету как удержанный», необходимо выполнить последовательное групповое перепроведение всех расчетных и платежных документов начиная с 1 января текущего налогового периода в строгом хронологическом порядке.
4. Точечные исправления без перепроведения прошлых периодов:
   • Для исправления зависших движений в закрытых периодах используем документ Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН, в котором вручную корректируются записи регистра НДФЛ расчеты с бюджетом.
   • Для штатного автоматического перерасчета сумм налога без изменения первичных документов начисления применяем специализированный документ Перерасчет НДФЛ.

Таким образом, для поддержания корректного расчета налога необходимо строго соблюдать хронологию ввода документов межрасчетных выплат и зарплатных ведомостей, а любые изменения параметров учетной политики сопровождать контрольным перепроведением документов с начала года.