← На главную

В конфигурации «1С:Управление производственным предприятием 1.3» (УПП) учет взаиморасчетов с персоналом и затрат строится не только на бухгалтерских проводках, но и на данных специальных регистров накопления. Простое использование ручных операций (переноса сумм проводкой Дт 73 Кт 71) часто приводит к тому, что в оборотно-сальдовой ведомости цифры верные, а в специализированных отчетах, таких как «Ведомость по денежным средствам у подотчетных лиц», данные «зависают» или двоятся. Рассмотрим, как правильно выполнить такие корректировки, чтобы сохранить чистоту учета.

Ситуация 1: Перенос задолженности со счета 71 на счет 73

Часто возникает необходимость передать долг от одного подотчетного лица другому или переквалифицировать задолженность из подотчетной в прочую (например, при покупке билетов для стороннего лица или сотрудника, не являющегося подотчетником). Проанализируем наиболее надежный способ реализации этой задачи в УПП.

Метод «Технического возврата через кассу»

Для того чтобы в системе корректно закрылись все регистры по конкретному физическому лицу, рекомендуется использовать цепочку документов движения денежных средств. Разберем по шагам:

1. Оформим документ «Приходный кассовый ордер» (ПКО). Выберем вид операции «Возврат денежных средств подотчетником». Укажем первого сотрудника (с которого нужно снять сумму) и счет 71.01. Это действие полностью обнулит его задолженность в регистрах накопления ВзаиморасчетыСПодотчетнымиЛицами.
2. Оформим документ «Расходный кассовый ордер» (РКО). Если перенос идет на 73 счет, выберем вид операции «Прочий расход денежных средств» или «Расчеты по займам/прочее», указав в качестве аналитики второе физическое лицо и счет 73.03 (или иной субсчет счета 73).

Важно понимать, что физического движения наличности может не происходить — это техническая операция для соблюдения методологии 1С. Таким образом, мы избегаем ручной правки регистров и гарантируем, что задолженность «переедет» корректно.

Ситуация 2: Работа с денежными документами (билетами) на счете 50.03

Если ситуация касается билетов, которые были приобретены одним сотрудником для другого (как описано в Сообщении 20 форума), порядок действий в УПП будет следующим:

1. Сначала отразим возврат билета от подотчетника на склад (в кассу) документом «Поступление денежных документов» с видом операции «Возврат от подотчетного лица». Проводка: Дт 50.03 Кт 71.01.
2. Затем выдадим этот билет конечному пользователю документом «Выдача денежных документов». В качестве счета расчетов укажем 73.03, если мы хотим, чтобы стоимость билета числилась за физлицом как прочая задолженность. Проводка: Дт 73.03 Кт 50.03.

Этот способ позволяет отследить движение самого билета по его серии и номеру, что невозможно сделать обычной проводкой.

Ситуация 3: Уменьшение затрат на 26 счете и перенос на сотрудника (71 или 73 счет)

Рассмотрим ситуацию, когда часть расходов (например, 700 рублей превышения лимита по командировке) была ошибочно отнесена на затраты предприятия (счет 26), а должна быть возмещена сотрудником.

Вариант А: Исправление в текущем периоде (до закрытия месяца)

Если отчетный период еще не закрыт, самым правильным решением будет исправление первичного документа. Проанализируем документ Авансовый отчет, которым были начислены расходы:

• Найдем строку с расходами на 26 счет.
• Уменьшим сумму расхода до разрешенного лимита.
• Оставшаяся сумма (700 рублей) автоматически останется «висеть» на сотруднике как дебиторская задолженность по счету 71.
• Если же эти 700 рублей должны быть перенесены именно на 73 счет (например, для последующего удержания из зарплаты как материальный ущерб), в Авансовом отчете на вкладке «Прочее» можно сразу указать счет 73 вместо 26 для этой части суммы.

Вариант Б: Сторнирование в закрытом периоде

Если месяц закрыт, нам придется использовать документ «Операция (бухгалтерский и налоговый учет)». Однако будьте осторожны: для корректного отражения в УПП одной проводки недостаточно. Выясним, какие дополнительные действия потребуются:

1. Создаем проводку: Дт 73.03 Кт 26 на сумму 700 рублей. В налоговом учете (НУ) необходимо также отразить эти суммы, чтобы не возникло расхождений в прибыли.
2. Критически важный шаг: Чтобы задолженность появилась в управленческих отчетах, в этой же «Операции» нужно нажать кнопку «Выбор регистров» и добавить регистр накопления Затраты (для сторнирования расхода с 26 счета) и, при необходимости, регистры по взаиморасчетам.
3. Если планируется удержание из зарплаты, то документом «Отражение зарплаты в регламентированном учете» в следующем месяце нужно зафиксировать удержание: Дт 70 Кт 73.03.

Важные замечания по налоговому учету и методологии

При переносе сумм с затратных счетов на расчеты с персоналом помните о следующих нюансах:

• НДФЛ: Если компания решит не взыскивать эти 700 рублей, у сотрудника возникнет доход в натуральной форме, с которого необходимо исчислить НДФЛ. Перенос на счет 73 как раз подтверждает, что компания считает эту сумму долгом сотрудника, а не своим расходом.
• Согласие сотрудника: Согласно трудовому кодексу, удержание сумм из зарплаты (счет 70) для погашения задолженности по подотчету или ущербу требует письменного согласия работника или распоряжения руководства в установленные сроки.
• Регистры УПП: Всегда проверяйте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» в сравнении с отчетами по подотчетникам. Если суммы в ОСВ по 71 счету есть, а в ведомости по подотчетникам их нет (или наоборот) — значит, была использована ручная проводка без корректировки регистров.

Рассмотренные способы через документы ПКО/РКО и корректировку Авансовых отчетов являются наиболее безопасными в «1С:УПП 1.3», так как они автоматически обновляют все необходимые разрезы учета.