При подготовке отчетности по форме 6-НДФЛ многие бухгалтеры сталкиваются с ситуацией, когда строка 140 во втором разделе (сумма удержанного налога) остается пустой или заполняется не полностью. Это происходит даже в тех случаях, когда заработная плата начислена и фактически выплачена сотрудникам. Разберем детально механизмы программы 1С:Зарплата и управление персоналом 3.0, которые отвечают за заполнение этой строки, и выясним, как найти и устранить причину расхождений.
Для начала проанализируем, как 1С «понимает», что налог должен попасть в строку 140. В отличие от исчисленного налога, который фиксируется документом Начисление зарплаты и взносов, удержанный налог регистрируется в системе исключительно в момент проведения платежных документов. К ним относятся Ведомость в банк, Ведомость в кассу или Ведомость через раздатчика.
Строка 140 формируется на основании данных регистра накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ. Если в этом регистре отсутствует запись с видом движения «Приход», то и в отчете сумма не появится. Основная проблема часто заключается в том, что связь между начислением и выплатой разрывается.
Самая распространенная причина — документ Ведомость проведен по времени раньше, чем документ Начисление зарплаты, даже если они созданы одной датой. Рассмотрим ситуацию: если начисление проведено в 23:59:59, а ведомость — в 12:00:00 того же дня, программа «считает», что на момент выплаты дохода налог еще не был исчислен, а значит, и удерживать нечего.
Как исправить:
Проанализируем настройки подразделений и организаций. Удержание НДФЛ в 1С:ЗУП 3.0 происходит строго в разрезе регистраций в налоговом органе. Если в документе Начисление зарплаты указана одна регистрация (один ОКТМО/КПП), а в Ведомости по какой-то причине подтянулась другая, система не сможет «схлопнуть» эти записи.
Выясним причину через отчет «Анализ НДФЛ по датам получения доходов». Если мы видим в отчете две строки по одному сотруднику — одну с плюсом по одному КПП, а другую с минусом по другому, значит, налицо пересортица по регистрациям. Необходимо привести аналитику в документах к единому значению.
Программа распределяет удержанный налог по документам-основаниям по принципу FIFO (First In, First Out — первым пришел, первым ушел). Если в прошлых периодах у сотрудника возникла переплата или был излишне удержан налог, текущая ведомость может «зачесть» этот остаток. В результате в расшифровке НДФЛ текущей ведомости сумма может оказаться нулевой или меньше ожидаемой, что напрямую отразится в строке 140.
Посмотрим на пример: У сотрудника был излишне удержан налог в прошлом месяце на сумму 500 рублей. В текущем месяце исчислено 2000 рублей. При выплате ведомость увидит «переплату» и зафиксирует удержание только на 1500 рублей, так как 500 рублей уже считаются удержанными ранее.
Иногда пользователи вручную корректируют сумму выплаты или сумму НДФЛ прямо в ведомости. При этом часто забывают зайти в расшифровку налога (значок «лупы» в колонке НДФЛ). Если сумма в колонке «НДФЛ к перечислению» не соответствует сумме, закрепленной за конкретным документом-основанием в расшифровке, связь может разорваться, и запись в регистр Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ не сформируется корректно.
Для продвинутых пользователей и программистов рекомендуем проверить движения документа Ведомость. Нас интересует регистр Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ.
Если при проведении ведомости записи в этот регистр не создаются, значит, программа не видит остатков исчисленного, но еще не удержанного налога. В таком случае нужно проверить регистр НДФЛ исчисленный и убедиться, что на дату ведомости там есть положительный остаток по данному сотруднику.
Для выравнивания ситуации в сложных случаях можно воспользоваться документом Операция учета НДФЛ. Рассмотрим этот метод как крайнюю меру:
Операция учета НДФЛ.Если строка 140 не заполняется, пройдем по шагам:
Ведомость.Ведомости позже, чем у Начисления зарплаты.