В современных реалиях кадрового учета корректное заполнение сведений о трудовых функциях сотрудников является обязательным условием для сдачи отчетности. С введением формы ЕФС-1 (которая пришла на смену СЗВ-ТД) поле «Код выполняемой функции» стало критически важным. Многие пользователи сталкиваются с тем, что в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 (ЗУП) справочник трудовых функций изначально может быть пуст, а найти кнопку прямой загрузки из внешнего файла бывает непросто. Разберем подробно, как устроена работа с этим классификатором и как обеспечить его актуальность.
Проанализируем техническую составляющую вопроса. В конфигурации 1С:ЗУП классификаторы профессий и должностей (ОКПДТР) не являются внешними загружаемыми файлами в привычном понимании, как, например, адресный классификатор ФИАС. Они встроены непосредственно в саму конфигурацию в виде общих макетов. Посмотрим на список этих объектов:
КлассификаторОКПДТРПрофессии — содержит перечень рабочих профессий.КлассификаторОКПДТРДолжности — содержит перечень должностей служащих.Эти макеты обновляются автоматически при каждом обновлении версии программы 1С. Таким образом, если вы используете актуальный релиз ЗУП, у вас уже есть последняя версия классификатора. Отдельной кнопки «Загрузить из интернета» в самом справочнике Трудовые функции не предусмотрено, так как программа обращается к внутренним данным макетов в момент выбора кода.
Рассмотрим важный нюанс: начиная с июля 2021 года, требования к заполнению трудовой функции изменились. Ранее ключевым был код по ОКПДТР, но теперь для контролирующих органов (СФР) основным является ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий). Код должен иметь строго определенный формат: XXXX.X. Первые четыре цифры обозначают группу занятий, а пятая — контрольное число.
В справочнике Трудовые функции поле для кода ОКЗ является обязательным. Без его заполнения программа может блокировать проведение кадровых документов (Приемы, Переводы), если в настройках программы включен контроль ведения истории изменений штатного расписания или должностей.
Хотя основные данные зашиты в макеты, в современных версиях «1С:Предприятие 8.3» реализован механизм динамического обновления классификаторов. Выясним, как это сделать вручную:
Такой подход позволяет актуализировать списки кодов даже в том случае, если вы по каким-то причинам еще не обновили саму конфигурацию до самого последнего релиза.
Разберем алгоритм создания новой записи в справочнике Трудовые функции, чтобы она корректно отображалась в отчете ЕФС-1:
Выбор занятия из классификатора. Здесь мы можем воспользоваться поиском по названию. Например, введя «Сварщик», мы увидим все подходящие группы.Чтобы не заполнять трудовую функцию вручную в каждом кадровом документе, проанализируем, как настроить автоматическую подстановку. В 1С:ЗУП реализована иерархическая зависимость. Рассмотрим порядок действий:
Вариант 1: Через справочник «Должности»
Если вы не ведете штатное расписание, зайдите в карточку каждой должности в справочнике Должности. Там есть поле «Трудовая функция». Укажите ее один раз, и при создании документов «Прием на работу», как только вы выберете должность, функция подтянется автоматически.
Вариант 2: Через «Штатное расписание»
Для организаций, ведущих штатное расписание, привязка осуществляется в карточке Позиция штатного расписания. Это позволяет разделять функции даже для сотрудников на одной должности, если они работают в разных подразделениях или имеют разные обязанности. При заполнении документа приема программа в первую очередь смотрит на функцию, указанную в позиции штатного расписания.
Проанализируем ситуацию с договорами гражданско-правового характера. С 2023 года сведения о начале и окончании работ по договорам ГПХ также подаются в составе ЕФС-1. Это требует указания кода ОКЗ. Посмотрим, где это настраивается:
В документе Договор (работы, услуги) появилось специальное поле для выбора кода по классификатору занятий. В отличие от штатных сотрудников, для договорников функция не привязывается к должности (так как должности у них нет), а выбирается непосредственно в документе договора. Убедитесь, что это поле заполнено, иначе отчет ЕФС-1 не пройдет логический контроль при выгрузке.
Выясним причину, по которой программа может выдавать ошибки при работе с классификатором:
Таким образом, мы рассмотрели процесс работы с трудовыми функциями от понимания структуры хранения данных в макетах до практической настройки в документах. Совместное использование актуальных обновлений конфигурации и сервиса интернет-поддержки гарантирует правильность формирования отчетности.