При работе в программе «1С:Бухгалтерия 3.0» на упрощенной системе налогообложения (УСН) бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда документ Выдача наличных (Расходный кассовый ордер) неожиданно формирует записи в Книге учета доходов и расходов (КУДиР). Это вызывает вопросы, так как традиционно считается, что первичным документом для расхода должен быть Авансовый отчет. Разберем подробно, почему логика программы именно такова, как она соответствует законодательству и как проверить корректность отражения данных в регистрах.
Для понимания работы 1С необходимо обратиться к Налоговому кодексу РФ (ст. 346.17). При системе УСН «Доходы минус расходы» применяется строго кассовый метод. Это означает, что расход не может быть признан в налоговом учете до тех пор, пока денежные средства не будут фактически выплачены. В контексте расчетов с подотчетными лицами это означает, что даже если сотрудник уже купил товар и принес чеки, организация не может принять эти суммы в расходы, пока не возместит сотруднику его затраты (или не выдаст аванс ранее).
Рассмотрим «тройное условие» признания расходов по авансовому отчету. Расход попадает в КУДиР только в день выполнения последнего из условий:
Если бухгалтер видит запись в КУДиР в момент проведения документа Выдача наличных, это означает, что первые два условия уже были выполнены ранее, и именно выплата денег сотруднику стала финальным шагом, позволяющим программе законно зафиксировать расход в налоговом учете.
Проанализируем две типичные ситуации, которые по-разному отражаются в программе:
Ситуация А: Сначала выдали аванс, потом сотрудник отчитался.
В этом случае при проведении документа Выдача наличных записи в КУДиР не будет, так как товар еще не куплен и не оприходован. Запись в Книгу (в графу 5 «Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы») сформирует именно Авансовый отчет в момент его проведения. Программа «увидит», что деньги уже выданы, и закроет цепочку условий.
Ситуация Б: Сотрудник сначала купил товар (перерасход), а потом фирма выдала ему деньги.
Это наиболее частый случай, вызывающий споры. При проведении Авансового отчета программа фиксирует задолженность перед сотрудником, но в КУДиР сумму не ставит, так как нет факта оплаты со стороны организации. Как только мы проводим Выдачу наличных, выполняется условие оплаты, и именно этот документ делает запись в КУДиР. С точки зрения налогового законодательства это абсолютно правильно.
Выясним, как программа технически определяет, пора ли делать запись в Книгу. В 1С:Бухгалтерия 3.0 существует технический регистр накопления Расходы при УСН. Посмотрим на его механику:
Авансовый отчет при отсутствии выданного аванса, создается запись со статусом Не оплачено.Выдача наличных программа анализирует остатки по этому регистру. Если она находит «неоплаченные» расходы по данному сотруднику, она меняет статус на Оплачено и одновременно формирует запись в регистр Книга учета доходов и расходов (раздел I).Чтобы доказать это бухгалтеру, достаточно открыть движения документа (кнопка Дт/Кт) и перейти на закладку Расходы при УСН. Там наглядно видно, какие партии расходов закрываются данным платежом.
В обсуждениях часто упоминается бензин. Важно помнить, что для материалов (к которым относится ГСМ) при УСН с 2009 года не требуется факт списания в производство для признания расхода. Достаточно того, что бензин оплачен и оприходован. Поэтому, как только задолженность перед сотрудником за купленный бензин погашается кассовым ордером, вся сумма сразу попадает в КУДиР. Ожидание путевых листов для целей налогового учета УСН в данном случае является методологической ошибкой.
Если бухгалтер утверждает, что «в выдачу попадать не должно», но суммы все равно там оказываются, нужно проанализировать состояние взаиморасчетов. Часто причиной «странного» поведения программы становится «бардак» в остатках по регистрам.
Выполним следующие шаги для проверки:
Операции — Закрытие месяца и выполнить перепроведение документов за период.Выдача наличных выбран вид операции Выдача подотчетному лицу. Если выбрана «Оплата поставщику» через подотчетника, логика работы регистров будет иной.Таким образом, попадание выдачи наличных в КУДиР — это не ошибка программы, а штатная работа алгоритма, обеспечивающая соблюдение кассового метода УСН. Изменение этой логики (например, через доработку конфигурации) приведет к завышению расходов и налоговым рискам, так как расходы будут признаваться до их фактической оплаты организацией.