При работе в программе 1С:Бухгалтерия 3.0 на режиме налогообложения УСН «Доходы минус расходы» бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда выплата заработной платы произведена, документ «Списание с расчетного счета» проведен, но сумма расхода не отображается в Книге учета доходов и расходов (КУДиР). Особенно часто это происходит с январскими выплатами или авансами. В этой статье мы подробно разберем механику программы, выясним причины отсутствия записей и составим пошаговый алгоритм проверки учета.
Для того чтобы любые затраты были приняты к налоговому учету при упрощенной системе налогообложения, необходимо выполнение условий, прописанных в Налоговом кодексе РФ. В случае с заработной платой должны одновременно произойти два события:
Начисление зарплаты или Отражение зарплаты в бухучете).Списание с расчетного счета или Выдача наличных).Проанализируем ситуацию: если вы выплачиваете аванс (за первую половину месяца), то на дату выплаты условие №1 еще не выполнено. Начисление всей суммы зарплаты за месяц происходит обычно последним числом месяца. Следовательно, в момент выплаты аванса у программы нет оснований включать эту сумму в КУДиР, так как юридически задолженность перед сотрудником еще не зафиксирована документом начисления. Расход будет признан в КУДиР только в момент проведения более позднего из двух документов.
Давайте заглянем «под капот» программы. Основным источником данных для КУДиР является не бухгалтерский счет 70, а специальный регистр накопления «Расходы при УСН». Рассмотрим, как ведут себя документы в зависимости от последовательности действий.
Вариант А: Сначала начисление, потом выплата
Начисление зарплаты (или Отражение в бухучете) создает запись в регистре «Расходы при УСН» с видом движения «Приход» и статусом оплаты «Не оплачено». В КУДиР на этом этапе ничего не попадает.Списание с расчетного счета при проведении анализирует остатки по регистру. Видя неоплаченное начисление, он делает запись «Расход» по статусу «Не оплачено» и одновременно формирует запись в КУДиР.Вариант Б: Сначала выплата (аванс), потом начисление
Списание с расчетного счета делает запись «Приход» в регистр «Расходы при УСН», но со статусом «Не оплачено» (так как аванс — это предоплата, а не погашение долга). В графах КУДиР «Расходы» пусто.Начисление зарплаты в конце месяца «видит» авансовый платеж, делает запись «Расход» по статусу «Не оплачено» и именно в этот момент делает запись в КУДиР.Проанализируем вкладку «Прочие расчеты» в движениях документа выплаты. Если в колонке «Расчетный документ» указано само Списание с расчетного счета, это верный признак того, что программа расценила выплату как аванс. Если же там стоит Отражение в бухучете или Начисление зарплаты, значит, произошло погашение ранее накопленной задолженности.
Рассмотрим ситуацию, когда в одной ведомости находятся несколько человек, но в расходы попал только один. Как правило, причина кроется в наличии сальдо на начало периода. Если у одного сотрудника была задолженность организации перед ним (например, невыплаченная зарплата за прошлый месяц), то январская выплата для него станет «погашением долга» (событие №2 замкнуло событие №1) и попадет в КУДиР. Для остальных сотрудников, у которых долгов не было, эта же выплата считается авансом и будет ждать конца месяца.
Часто записи в КУДиР не формируются из-за ошибок в аналитическом учете. Выясним основные причины:
Оплата труда.Если визуальный осмотр документов не помогает, воспользуемся мощным инструментом — Универсальным отчетом. Рассмотрим по шагам, как его настроить для поиска ошибки:
Регистр накопления, Имя объекта — Расходы при УСН, Таблица — Остатки и обороты.Элемент расхода (это наш сотрудник) и Статус оплаты.Сумма (Конечный остаток).Проанализируем результат: если по сотруднику висит остаток со статусом «Не оплачено», значит, программа считает, что либо начисления не было, либо выплата «не увидела» начисление из-за разной аналитики. Если же остаток нулевой, но записи в КУДиР нет — проверьте дату документов, возможно, начисление прошло более поздним временем, чем вы ожидаете.
Важно помнить, что зарплата «грязными» (сумма начисления) в УСН признается частями:
Поэтому не удивляйтесь, если сумма в КУДиР меньше, чем общая сумма по ведомости — программа корректно отделяет чистый доход сотрудника от налоговых обязательств.
Для исправления ситуации выполните следующие действия:
Групповое перепроведение документов за месяц.Анализ учета по УСН (раздел Отчеты) — он наглядно показывает, на каком этапе «застрял» расход: на оплате или на начислении.Отражение зарплаты в бухучете заполнен полностью, включая вкладки, относящиеся к налоговому учету.Помните: 1С:Бухгалтерия работает по строгим алгоритмам. Как только в системе появится и факт начисления, и факт оплаты по одной и той же аналитике, программа автоматически сформирует запись в КУДиР при проведении завершающего документа.