← На главную

В процессе ведения учета в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.1) периодически возникают ситуации, когда задним числом выясняется ошибка привязки сотрудника к подразделению. Особенную сложность представляют случаи, когда исполнитель работал по гражданско-правовому договору (ГПХ), выплаты уже произведены, период закрыт, а регламентированная отчетность по форме 6-НДФЛ успешно сдана за предыдущие кварталы.

Если подразделение, в котором числился договорник, имеет собственную регистрацию в ИФНС (обособленное подразделение или филиал), то весь исчисленный, удержанный и перечисленный НДФЛ ушел не в ту налоговую инспекцию. Возникает закономерный вопрос: как безболезненно исправить эту ошибку задним числом, перенести все доходы и налоги на правильную налоговую инспекцию и подготовить корректировочные отчеты без перепроведения выплат и «ручного» перелопачивания начислений за прошлые месяцы?

В этой статье мы подробно разберем, как устроен этот процесс, рассмотрим правовые аспекты уплаты НДФЛ по договорам ГПХ и изучим четыре практических способа исправления ситуации в 1С:ЗУП 3.1 — от классических ручных корректировок до современных штатных инструментов автоматизации.

Правовой аспект: нужно ли вообще платить НДФЛ по ГПХ в налоговую обособленного подразделения?

Прежде чем приступать к техническим корректировкам в программе 1С, давайте разберем важную правовую коллизию, которая часто вызывает споры между расчетчиками и аудиторами. Обязана ли организация перечислять НДФЛ с доходов исполнителя по договору ГПХ по месту нахождения обособленного подразделения (ОП)?

Согласно п. 7 ст. 226 Налогового кодекса РФ, налоговые агенты — юридические лица, имеющие обособленные подразделения, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы налога в бюджет как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего ОП.

При этом сумма налога, подлежащая уплате по месту нахождения обособленного подразделения, определяется исходя из суммы доходов, начисляемых и выплачиваемых по договорам ГПХ, заключаемым с физическими лицами непосредственно этим обособленным подразделением (или уполномоченными лицами ОП от имени головной организации).

Из этого правила Минфин и ФНС делают два ключевых вывода:

1. Договор заключен обособленным подразделением: Если договор подряда или оказания услуг подписывал руководитель филиала (действующий по доверенности), то НДФЛ должен перечисляться по месту нахождения этого ОП, и отчетность 6-НДФЛ сдается туда же. Наличие или отсутствие выделенного баланса у ОП значения не имеет.
2. Договор заключен головной организацией: Если договор заключен непосредственно головным офисом, но исполнитель фактически оказывает услуги на территории филиала, налог перечисляется по месту нахождения головной организации. Поскольку при гражданско-правовых отношениях не возникает понятия «рабочего места» в рамках Трудового кодекса, сам факт физического присутствия исполнителя в ОП не обязывает платить налог по месту нахождения этого ОП.

Таким образом, если в вашей ситуации договор ГПХ был заключен уполномоченным лицом ОП, исправление учета и сдача корректировок строго обязательны.

---

Способ 1. Автоматизированное исправление договора ГПХ (для актуальных релизов 1С:ЗУП 3.1)

Если вы работаете на современных версиях программы 1С:ЗУП 3.1, разработчики значительно упростили исправление ошибок прошлых периодов по договорам ГПХ, добавив штатные механизмы сторнирования и исправления.

Рассмотрим, как выполнить исправление в текущем периоде (например, в октябре за прошлые кварталы):

1. Перейдем в раздел Зарплата — Договоры (в т.ч. авторские) и найдем наш исходный ошибочный документ Договор (работы, услуги).
2. В нижней части формы документа найдем и нажмем ссылку Исправить (данный функционал полноценно доступен в актуальных версиях программы). При этом система создаст новый документ-исправление текущим месяцем.
3. В документе-исправлении укажем правильное Подразделение, к которому привязана верная ИФНС (или выберем верную Территорию, если в базе включен учет по территориям).
4. Проведем документ-исправление.
5. Перейдем в документ Начисление зарплаты и взносов за текущий месяц (октябрь). При заполнении документа на вкладке Договоры программа автоматически сторнирует старые начисления по неверному подразделению (со знаком «минус») и начислит их заново по правильному подразделению (со знаком «плюс»).
6. На вкладке НДФЛ система автоматически пересчитает налог: сторнирует НДФЛ по старой ИФНС и начислит его по новой ИФНС.

Этот способ является наиболее безопасным и предпочтительным, так как программа полностью контролирует ссылочную целостность и корректно переносит остатки по всем регистрам взаиморасчетов и учета НДФЛ.

---

Способ 2. Безболезненная переброска через «Операцию учета НДФЛ» (без изменения начислений)

Что делать, если период закрыт «наглухо», и вы категорически не хотите вносить изменения в документы начислений, боясь сдвинуть бухгалтерские проводки и сальдо взаиморасчетов? В этом случае лучшим решением будет использование документа Операция учета НДФЛ.

Этот документ предназначен специально для ручной корректировки регистров учета НДФЛ, он не делает проводок по бухгалтерскому учету и не влияет на выплаты сотрудникам, но напрямую формирует записи для отчета 6-НДФЛ.

Давайте пошагово разберем процесс исправления:

1. Перейдем в раздел Налоги и взносы — Операции учета НДФЛ и создадим новый документ.
2. Укажем дату документа (текущую дату в октябре) и выберем нашего сотрудника-договорника.
3. Перейдем на вкладку Доходы и добавим две строки на каждую дату получения дохода (выплаты):
   • Строка 1 (Сторно): Указываем дату получения дохода, код дохода (обычно 2010), сумму дохода со знаком «минус» и выбираем старое обособленное подразделение (со старой налоговой).
   • Строка 2 (Начисление): Копируем первую строку, но сумму дохода указываем со знаком «плюс», а в поле подразделения выбираем новое подразделение с правильной ИФНС.
4. Перейдем на вкладку Исчислено по 13% (30%, 35%) и аналогичным образом сделаем переброску исчисленного налога:
   • Добавляем строку с минусом по старой ИФНС.
   • Добавляем строку с плюсом по новой ИФНС.
5. Перейдем на вкладку Удержано по всем ставкам. Здесь фиксируется удержанный налог, который идет во второй раздел отчета 6-НДФЛ. Точно так же формируем две строки (минус по старой ИФНС, плюс по новой ИФНС) с указанием даты удержания и ставки налога.
6. Если вы ведете учет перечисленного налога в разрезе сотрудников (в зависимости от настроек программы), заполните аналогичным образом вкладку Перечислено по всем ставкам.
7. Проведем документ Операция учета НДФЛ.

После проведения этого документа все движения по регистрам НДФЛ перераспределятся между налоговыми инспекциями. При заполнении регламентированного отчета 6-НДФЛ данные по обеим ИФНС заполнятся автоматически с учетом выполненных корректировок.

---

Способ 3. Использование механизма «Территорий» (альтернативный вариант)

Если обособленные подразделения организации не выделены на отдельный баланс, но территориально находятся в разных регионах и относятся к разным ИФНС, в программе 1С:ЗУП 3.1 очень удобно использовать механизм территорий.

Для активации этого функционала выполним следующие шаги:

1. Перейдем в раздел Настройка — Реквизиты организации (или Предприятие — Организации).
2. На вкладке Учетная политика и другие настройки перейдем по ссылке Учетная политика.
3. Установим флаг Использовать обособленные территории и условия труда.
4. После этого в разделе Настройка появится справочник Территории. Создадим в нем территории, соответствующие нашим обособленным подразделениям, и привяжем к ним соответствующие регистрации в налоговом органе (ИФНС).

В документах Договор (работы, услуги) появится возможность напрямую выбирать Территорию. Преимущество этого метода в том, что вам не нужно менять само подразделение исполнителя (которое может быть важно для управленческого учета), а налоги будут автоматически распределяться по нужным налоговым инспекциям на основании выбранной территории.

---

Способ 4. Корректировка регистров через «Перенос данных» (для опытных пользователей)

Если вам требуется жестко и быстро перебросить движения в регистрах без создания документов начисления и сторнирования, можно воспользоваться универсальным инструментом Перенос данных. Этот способ требует глубокого понимания структуры регистров 1С.

Нам потребуется скорректировать движения по основным регистрам накопления, в которых хранится информация по НДФЛ:

• Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ (здесь хранится исчисленный налог);
• Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ (здесь хранится удержанный налог);
• Сведения о доходах НДФЛ (база для расчета налога).

Рассмотрим порядок действий:

1. Перейдем в раздел Администрирование — Перенос данных и создадим новый документ.
2. По кнопке Настройка состава регистров выберем указанные выше регистры накопления.
3. В созданных вкладках регистров добавим записи: сначала скопируем старые движения с ошибочным подразделением и укажем вид движения Расход (или введем их со знаком «минус» для сторнирования), а затем добавим новые записи с видом движения Приход (или со знаком «плюс») с указанием правильной ИФНС и подразделения.

Важное предупреждение: данный способ требует предельной внимательности. Ошибка в одном из полей (например, в дате получения дохода или категории дохода) может привести к расхождениям в учете и некорректному заполнению последующих отчетов 6-НДФЛ.

---

Порядок сдачи корректирующей отчетности 6-НДФЛ

После того как вы успешно перенесли доходы и налоги сотрудника на правильную ИФНС одним из описанных выше способов, необходимо отчитаться перед налоговыми органами.

Для этого нам потребуется сформировать и отправить два пакета отчетности:

1. В старую ИФНС (куда налог ушел ошибочно):

   Создаем корректирующий отчет 6-НДФЛ за соответствующий период (например, за 1-й квартал и полугодие) с указанием номера корректировки (1, 2 и т.д.). В этом отчете суммы доходов и налогов по нашему сотруднику будут уменьшены (сторнированы). Если этот сотрудник был единственным, по кому отчитывались в данную ИФНС, то в эту инспекцию подается «обнуляющий» расчет.

2. В новую ИФНС (куда налог должен был уйти изначально):

   Если ранее вы уже отчитывались в эту ИФНС по другим сотрудникам, то создается корректирующий расчет 6-НДФЛ, в котором показатели увеличатся на сумму доходов и налогов нашего исправленного договорника.

   Если по новой ИФНС отчетность ранее никогда не сдавалась, необходимо сформировать и отправить первичный расчет (с номером корректировки 0) в эту инспекцию.

Перед отправкой отчетов обязательно сверьте суммы удержанного и перечисленного налога по регистрам, чтобы избежать начисления пеней и штрафов со стороны налоговой инспекции из-за несвоевременной уплаты налога на неверный КБК или ОКТМО.