В практике ведения учета в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 нередко возникают ситуации, когда из-за кадровой ошибки (например, неверно указанной территории в документе Кадровый перевод) налог на доходы физических лиц (НДФЛ) в течение нескольких месяцев ошибочно регистрировался не в той налоговой инспекции. Проблема усугубляется, когда расчетный период уже закрыт, отчетность сдана, а перепроведение сотен документов невозможно из-за риска нежелательных пересчетов.
Рассмотрим подробно, как выйти из этой ситуации, сохранив целостность данных и исправив аналитику в регистрах для корректного формирования отчетности 6-НДФЛ.
Прежде чем приступать к исправлениям, проанализируем, откуда программа берет данные о регистрации в налоговом органе. В ЗУП 3.1 этот параметр определяется местом работы сотрудника, которое фиксируется в кадровых документах. Регистрация может быть привязана:
Если в кадровом переводе была выбрана Территория, у которой в справочнике не заполнена история регистраций в налоговом органе, программа автоматически подставит данные головного подразделения или организации. Поэтому первым шагом всегда должна быть проверка справочников.
Этот метод считается наиболее методически верным, так как он оставляет «след» в системе и позволяет исправить данные в текущем периоде, не открывая прошлые месяцы для редактирования.
Разберем алгоритм действий по шагам:
Шаг 1. Настройка программы. Проверим, включена ли возможность перерасчетов в отдельных документах. Перейдем в раздел Настройка — Расчет зарплаты и убедимся, что установлен флажок «Выполнять доначисление и пересчет зарплаты отдельным документом». Это позволит нам не загромождать текущие начисления сторнировочными записями.
Шаг 2. Исправление кадровых данных. Найдем тот самый ошибочный документ Кадровый перевод. Поскольку период закрыт, мы не правим его напрямую. Нажмем кнопку «Исправить» в нижней части документа. В новом (исправляющем) документе укажем правильную территорию или подразделение с верной регистрацией в ИФНС. Программа зафиксирует, что с определенной даты данные изменились.
Шаг 3. Регистрация необходимости перерасчета. После проведения исправленного кадрового документа программа должна автоматически создать записи в сервисе Перерасчеты (раздел Зарплата — Сервис — Перерасчеты). Если по какой-то причине запись по сотруднику не появилась, добавим её вручную, указав сотрудника и месяцы, за которые нужно пересчитать налог.
Шаг 4. Создание документа перерасчета. Перейдем в раздел Зарплата — Доначисления, пересчеты. Создадим новый документ и нажмем кнопку «Заполнить». Программа проанализирует изменения и создаст две строки на вкладке НДФЛ:
Сумма налога при этом останется нулевой, если доход не менялся, но аналитика в регистрах Сведения о доходах НДФЛ и Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ исправится.
Важно помнить, что документ Доначисление, пересчет правит только исчисленный налог. Если выплаты за прошлые периоды уже произведены, то в регистрах удержанного налога по-прежнему числится старая ИФНС. Это приведет к тому, что в 6-НДФЛ данные не сойдутся.
Для исправления удержанного налога выполним следующие действия:
Ведомость на выплату зарплаты.Таким образом, мы перенесем «хвосты» удержанного налога между регистрациями налоговых органов внутри текущей ведомости.
Если количество периодов велико или типовой перерасчет не дает нужного результата, проанализируем возможность ручной корректировки через Операцию учета НДФЛ (раздел Налоги и взносы). Этот документ позволяет напрямую вносить записи в регистры НДФЛ без влияния на бухгалтерское сальдо.
Рассмотрим правила заполнения Операции:
Посмотрим на пример заполнения вкладки доходов в Операции:
// Строка 1 (Сторно старой ИФНС)
ДатаПолученияДохода = '2023-05-31';
РегистрацияВНалоговомОргане = СтараяИФНС;
ВидДохода = "2000";
Сумма = -50000;
// Строка 2 (Приход новой ИФНС)
ДатаПолученияДохода = '2023-05-31';
РегистрацияВНалоговомОргане = НоваяИФНС;
ВидДохода = "2000";
Сумма = 50000;
Проанализируем технический момент: если ошибка была в том, что в справочнике Территории была указана неверная регистрация, то иногда достаточно просто исправить саму карточку территории. Для этого:
Территории.После этого изменения в будущих документах начисления налог будет считаться правильно. Однако для исправления прошлых периодов все равно придется прибегнуть к документу Доначисление, пересчет, так как регистры уже содержат старые данные.
Выясним, как эти манипуляции отразятся на отчетности. После проведения корректировок любым из вышеперечисленных способов:
6-НДФЛ за соответствующие периоды.КПП и ОКТМО в платежных поручениях тем данным, которые теперь зафиксированы в программе. Если они совпадают, сверка с налоговой пройдет успешно.Заключение: Исправление регистрации в ИФНС «задним числом» — процедура трудоемкая, требующая понимания структуры регистров 1С. Мы рекомендуем использовать комбинацию исправления кадровых документов и создания документа Доначисление, пересчет, так как это минимизирует риск возникновения ошибок при последующих расчетах зарплаты сотрудника.