← На главную

В розничной торговле часто возникает ситуация, когда кассир в конце смены сдает в главную кассу организации не всю сумму наличной выручки. Например, за смену пробито чеков на 100 рублей, но в главную кассу передается только 90 рублей, а 10 рублей кассир оставляет в денежном ящике кассового аппарата на размен для следующего рабочего дня. В этот момент между кассиром и бухгалтерией нередко возникают разногласия: на какую именно сумму должен быть выписан приходный кассовый ордер (ПКО) — на фактически полученные 90 рублей или на полную выручку по кассовым отчетам в 100 рублей?

Разберем детально нормативные требования кассовой дисциплины, правила бухгалтерского учета и корректные схемы отражения таких операций в программах 1С.

Разграничение понятий: операционная касса ККТ и главная касса предприятия

Главный источник путаницы заключается в отождествлении понятий операционной кассы (денежного ящика контрольно-кассовой техники) и кассы предприятия (главной кассы, по которой ведется кассовая книга). Проанализируем различия между ними:

1. Операционная касса (денежный ящик ККТ): место непосредственного приема денег от покупателей при расчетах с применением контрольно-кассовой техники. Движение денег здесь фиксируется фискальными документами ККТ (кассовыми чеками, отчетами об открытии и закрытии смены, чеками внесения и выемки). Приходные и расходные кассовые ордера в операционной кассе не составляются.
2. Касса предприятия (касса организации): централизованная касса, в которой концентрируются наличные средства компании. Именно для нее составляются документы по форме КО-1 (ПКО) и КО-2 (РКО), а все записи вносятся в кассовую книгу по форме КО-4.

Согласно Указанию ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, приходный кассовый ордер оформляется на фактически принятую сумму наличных денег. Если кассир вносит в кассу предприятия 90 рублей, оформление ПКО на 100 рублей является грубейшим нарушением: в главной кассе физически не окажется указанных 10 рублей, что приведет к искажению данных кассовой книги и образованию фиктивного остатка.

Отражение выручки и передачи денег в 1С:Бухгалтерии

В типовых конфигурациях 1С процесс признания дохода разделен с процессом перемещения наличных денег между кассами. Рассмотрим, какими документами и проводками оформляется торговля с частичной сдачей денег:

1. Отражение розничных продаж за смену: создаем документ ОтчетОРозничныхПродажах на полную сумму выручки (100 рублей). При его проведении признается доход и фиксируется появление денежных средств в операционной кассе или на специальном счете расчетов:
   Скопировать код

   
   Дт 50.02 (Кассы товарных контор, операционные кассы) — Кт 90.01.1 (Выручка от продаж) — 100 руб.
   (либо с использованием счета расчетов: Дт 62.Р — Кт 90.01.1 — 100 руб.)
   

2. Фактическое поступление денег в кассу организации: оформляем документ ПоступлениеНаличных с видом операции «Розничная выручка» строго на сумму, которая фактически сдается кассиром (90 рублей): Дт 50.01 (Касса организации) — Кт 50.02 (или Кт 62.Р) — 90 руб.

В результате этих действий в кассовую книгу попадает операция ровно на 90 рублей (сумма совпадает с физическим наличием банкнот в сейфе предприятия), а на субсчете 50.02 остается дебетовое сальдо 10 рублей, соответствующее разменному фонду в денежном ящике кассы магазина.

Варианты организации работы с разменным фондом

На практике применяются два сценария оформления разменной монеты. Выбор конкретного варианта зависит от настроек оборудования и внутренних регламентов безопасности организации.

Вариант 1. Оставление денег в ККТ на ночь (без ежедневной инкассации размена)

Этот сценарий подходит для торговых точек с надежным хранением ценностей. В данном случае 10 рублей остаются в кассовом аппарате круглосуточно:

1. В настройках торгового оборудования или кассовой программы отключаем функцию «Автоматическое инкассирование (выемка) при закрытии смены».
2. Перед снятием отчета о закрытии смены (Z-отчета) кассир производит операцию «Выемка наличных» ровно на сумму передаваемой выручки — 90 рублей.
3. Смена закрывается; 10 рублей остаются числиться в регистрах ККТ на утро следующего дня.
4. В бухгалтерии оформляется ПКО на сумму выемки (90 рублей).
5. Важное требование: оставление денег в операционной кассе должно быть обязательно закреплено локальным нормативным актом — приказом руководителя о создании постоянного неснижаемого разменного фонда с назначением материально ответственного лица. Кроме того, совокупный остаток денег (по главной кассе и всем денежным ящикам ККТ) на конец дня не должен превышать установленный лимит остатка кассы.

Вариант 2. Полная ежедневная инкассация и утреннее внесение размена (рекомендуемый)

Если в драйвере фискального регистратора включена автоматическая инкассация под ноль при закрытии смены либо правила безопасности запрещают оставлять наличные в торговом зале на ночь, применяем схему с полной сдачей:

1. При закрытии смены ККТ формирует выемку на всю сумму наличных — 100 рублей. В операционной кассе остается 0 рублей.
2. Кассир сдает в главную кассу все 100 рублей.
3. Бухгалтер выписывает ПоступлениеНаличных на 100 рублей (Дт 50.01 — Кт 50.02).
4. Для обеспечения кассира сдачей на следующий день бухгалтер оформляет ВыдачаНаличных (РКО) на 10 рублей с видом операции «Выдача подотчетному лицу» или «Перемещение в операционную кассу» (Дт 50.02 — Кт 50.01 или Дт 71.01 — Кт 50.01).
5. Утром следующего дня кассир открывает смену на ККТ и выполняет обязательную сервисную операцию «Внесение наличных» на сумму полученного размена (10 рублей).

Итог

Оформлять ПКО на сумму выручки, превышающую фактически сданную в кассу предприятия наличность, категорически нельзя. Бухгалтер должен выписывать приходный кассовый ордер строго на сумму физически поступивших денежных средств (90 рублей), либо проводить полную инкассацию на 100 рублей с встречной выдачей 10 рублей по расходному кассовому ордеру.