В практике розничной торговли нередко возникает ситуация, когда покупатель возвращает товар в течение кассовой смены, но при этом продаж за наличный расчет в этот день не было вовсе или сумма возвратов превысила дневную выручку. Разберем, как правильно отразить такую операцию в программе 1С:Бухгалтерия, чтобы кассовая книга (форма КО-4) заполнилась корректно, а бухгалтерские проводки по счету 50.01 не задвоились.
Когда розничная выручка за день превышает сумму возвратов, бухгалтер обычно оформляет один документ Поступление наличных (ПКО) на итоговую сумму чистой выручки (за вычетом возвращенных покупателям денег). В этом случае кассовая книга формируется без проблем.
Однако, если наличных продаж не было, уменьшать сумму в ПКО не из чего. Документ Отчет о розничных продажах (ОРП) на закладке «Возвраты» делает регламентную проводку Дт 62.Р – Кт 50.01 (или сторнирует розничную выручку), списывая деньги со счета кассы. Но сам по себе документ ОРП не является кассовым ордером и не делает записей в регистры кассовой книги. Если бухгалтер попытается создать документ Выдача наличных (РКО) вручную со стандартным видом операции «Возврат покупателю», программа сформирует вторую проводку по кредиту счета 50.01 в корреспонденции со счетом 62.01 или 62.02. В результате сумма списания наличных по счету 50 задвоится, а на счете 62.Р возникнет перекос сальдо.
Проанализируем типовой механизм, заложенный разработчиками программы для решения этой задачи. Чтобы кассовая книга зафиксировала расход наличных, но при этом проводки не дублировались, выполним следующие шаги:
Отчет о розничных продажах за нужную смену. На вкладке «Возвраты» должны быть зафиксированы возвращенные товары, их стоимость и факт выдачи денег из кассы. Документ сформирует проводку Дт 62.Р – Кт 50.01.Выдача наличных со специальным видом операции — «Возврат розничному покупателю». Сумма документа заполнится автоматически исходя из данных о возвратах в розничном отчете.Главная особенность операции «Возврат розничному покупателю» заключается в том, что данный документ не формирует бухгалтерских проводок. Его единственная задача — зарегистрировать движение в специализированных регистрах кассовой книги для формирования отчета КО-4 и предоставить возможность распечатать унифицированную форму расходного кассового ордера КО-2.
Если по какой-либо причине документ создается вручную, а не методом ввода на основании, нужный вид операции может отсутствовать в выпадающем списке. Разберем, как сделать операцию доступной:
Главное, затем откроем Функциональность.Торговля и найдем блок Розничная торговля. Убедимся, что флаг включен. Без включенной опции розницы программа скрывает специфические розничные операции в кассовых документах.Выдача наличных и выберем вид операции «Возврат розничному покупателю».Отчет о розничных продажах, заполним сумму и проведем документ.Рассмотрим ситуацию, когда покупатель возвращает товар не в день покупки (не в рамках открытой кассовой смены ККМ) либо возврат оформляется непосредственно через главную кассу организации по письменному заявлению физического лица:
Отчет о розничных продажах.Возврат товаров от покупателя (раздел Продажи), где укажем физическое лицо в качестве контрагента.Выдача наличных со стандартным видом операции «Возврат покупателю».Дт 62.02 (или 62.01) – Кт 50.01, зафиксирует операцию в кассовой книге и обеспечит корректный учет расчетов с покупателем без задвоения сумм.При оформлении операций возврата в рознице обратим внимание на следующие технические ограничения конфигурации:
Отчет о розничных продажах рассчитана только на работу с номенклатурой со счетом учета 41 (товары). Если розничному клиенту возвращаются деньги за ранее оказанную услугу, оформить это через ОРП не удастся — возврат оформляется через документы расчетов с контрагентом и операцию «Возврат покупателю».