Каждый бухгалтер в своей практике сталкивался с ситуацией, когда в конце года (например, в декабре) после перерасчета доходов за прошлые месяцы у сотрудника возникает отрицательный исчисленный НДФЛ. Причиной может стать запоздавший больничный лист, сторнирование начислений или предоставление вычетов «задним числом». В расчетном листке и регистрах программы появляется переплата — излишне удержанный налог.
В этой статье мы подробно разберем, можно ли просто «перенести» этот минус на январь следующего года и автоматически зачесть его в счет будущих платежей, как на это смотрит законодательство РФ и как правильно отразить все операции в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП 3.1), чтобы не «сломать» учет и успешно сдать отчетность 6-НДФЛ.
Давайте проанализируем требования Налогового кодекса РФ. Согласно ст. 216 НК РФ, налоговым периодом по НДФЛ признается календарный год. В течение одного и того же года налог рассчитывается нарастающим итогом. Это означает, что если излишнее удержание произошло, например, в мае, то в июне или июле программа автоматически уменьшит сумму налога к удержанию. Произойдет внутренний зачет.
Однако при переходе на новый календарный год этот автоматический механизм перестает работать. Мы не имеем права уменьшить НДФЛ, исчисленный с доходов января нового года, на сумму переплаты, возникшей в декабре предыдущего года. Налоговые периоды разделены, и смешивать их показатели напрямую запрещено.
Существует распространенное заблуждение (которое прозвучало и на форуме), что после окончания года работодатель не должен заниматься возвратом, а сотруднику следует самостоятельно обращаться в ИФНС за возвратом налога. Это не так. Согласно п. 1 ст. 231 НК РФ, обязанность по возврату излишне удержанного налога лежит на налоговом агенте (работодателе), даже если налоговый период уже завершился. Работник имеет право обратиться к работодателю с заявлением о возврате в течение трех лет.
Важное исключение: работодатель действительно не может сам вернуть НДФЛ и отправляет сотрудника в налоговую инспекцию только в одном случае — если переплата возникла в связи с изменением налогового статуса сотрудника (когда нерезидент в течение года стал резидентом РФ). Во всех остальных случаях (счетные ошибки, сторнирование доходов, несвоевременный ввод документов) возвратом занимается организация.
Выясним, как ведет себя программа 1С:ЗУП 3.1, когда видит излишне удержанный налог. При расчете зарплаты за декабрь сумма налога получается отрицательной. Программа автоматически переносит этот минус в специальный регистр и отображает его на вкладке «Корректировка выплаты» расчетного документа.
Сделано это намеренно. До тех пор, пока от сотрудника не получено официальное письменное заявление на возврат, программа блокирует автоматическое увеличение суммы «к выплате» на этот минус. Налог считается излишне удержанным, но еще не возвращенным.
Распространенная ошибка бухгалтеров: попытка вручную увеличить сумму к выплате в документе Ведомость... на сумму переплаты по НДФЛ. Делать так категорически нельзя! Если вы вручную добавите эту сумму в ведомость, программа воспримет это не как возврат налога, а как обычную переплату по зарплате (аванс или излишне выплаченный доход). В результате в регистрах учета НДФЛ переплата так и останется висеть, а в расчетных листках за сотрудником зафиксируется бесконечный долг перед организацией.
Чтобы закрыть взаиморасчеты корректно и без ошибок в регистрах, выполним по шагам следующую легальную процедуру:
Возврат НДФЛ.
Ведомость в банк (или Ведомость на счета). В поле «Способ выплаты» обязательно выберем значение Возврат НДФЛ. Программа автоматически подберет созданный ранее документ возврата и заполнит сумму к выплате. Проведем ведомость и перечислим деньги сотруднику на его банковский счет.После проведения этих документов все регистры закроются корректно: переплата по НДФЛ исчезнет, а взаиморасчеты по сотруднику придут в нулевое состояние.
Рассмотрим, как данная операция влияет на наши расчеты с налоговой инспекцией и единый налоговый счет (ЕНС). Возвращая налог сотруднику, организация не тратит собственные средства. Эти деньги мы компенсируем за счет уменьшения платежей по НДФЛ за других сотрудников компании.
В 1С:ЗУП 3.1 при проведении документа Возврат НДФЛ сумма возврата автоматически уменьшит общую сумму удержанного налога в документе Отражение удержанного НДФЛ в бухучете за соответствующий период. Таким образом, в уведомлении об исчисленных суммах налогов для ИФНС итоговая сумма НДФЛ к уплате по организации пойдет уже за вычетом суммы совершенного возврата.
Посмотрим на порядок отражения в отчетности 6-НДФЛ:
6-НДФЛ сумма излишне удержанного налога не должна зависать. Мы отражаем сумму возврата в Разделе 1 (в строках по периодам удержания со знаком минус или в уменьшение общих сумм) и в Разделе 2 в строке 190 (а также 191–196 в зависимости от даты возврата). Строка 180 (излишне удержанный налог) при этом заполняться не должна, так как налог уже успешно возвращен на дату составления отчета.6-НДФЛ переплата обязательно должна быть показана в строке 180 Раздела 2 как излишне удержанная сумма. После того как в новом году сотрудник принесет заявление и мы проведем процедуру возврата, нам потребуется сдать корректирующий (уточненный) расчет за прошлый год, в котором строка 180 будет уменьшена или полностью обнулена. А сам факт возврата денег отразится в отчете текущего периода (нового года) по строке 190.Следуя этой простой и легальной инструкции, вы сможете избежать расхождений в учете 1С, предотвратите появление «зависшего» долга за сотрудниками в расчетных листках и без проблем сдадите регламентированную отчетность по подоходному налогу.