Ситуация, когда сотрудник уходит в отпуск в конце одного года (например, в декабре), а в начале следующего (в январе) приносит больничный лист, является классической проблемой для бухгалтера. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 это часто приводит к возникновению отрицательного (излишне исчисленного) НДФЛ за прошлый налоговый период. Давайте подробно разберем, почему это происходит, как правильно оформить возврат налога и как настроить программу, чтобы минимизировать подобные проблемы в будущем.
Проанализируем механику работы программы при использовании "старой" методики. Когда мы регистрируем документ Больничный лист, период которого пересекается с ранее оплаченным отпуском, система автоматически сторнирует (отменяет) начисления по отпуску за дни болезни. Если отпуск был выплачен в декабре, а сторнирование происходит в январе, возникает коллизия между налоговыми периодами.
В налоговом учете по НДФЛ доход в виде отпускных признается на дату выплаты. Сторнирование дохода прошлого года в текущем году приводит к тому, что база по НДФЛ за прошлый год уменьшается. Следовательно, налог, который был удержан и перечислен в декабре, становится "излишне удержанным". В расчетном листке за январь мы увидим отрицательную сумму исчисленного налога, но положительную сумму удержанного налога за прошлый период. Рассмотрим, как привести эти показатели в порядок.
Согласно ст. 231 НК РФ, излишне удержанная налоговым агентом из дохода налогоплательщика сумма налога подлежит возврату налоговым агентом на основании письменного заявления налогоплательщика. В программе 1С:ЗУП 3.1 для реализации этого требования предусмотрен специальный алгоритм.
Разберем последовательность действий по шагам:
Возврат НДФЛ. При выборе сотрудника программа автоматически подтянет сумму излишне удержанного налога на основании накопленных данных в регистрах.Ведомость на выплату зарплаты (в банк или на счета). В ведомости в колонке «К выплате» сумма будет увеличена, а в расшифровке НДФЛ появится отрицательная строка, фиксирующая факт возврата налога.Проанализируем, как эти действия повлияют на отчетность. Это критически важный момент, так как ошибки в регистрах Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ могут привести к расхождениям с налоговой инспекцией.
Корректировка прошлого года: Поскольку база прошлого года уменьшилась, нам необходимо подать уточняющий расчет 6-НДФЛ за прошлый налоговый период. В нем мы уменьшаем суммы исчисленного дохода и налога в Разделе 2.
Текущий период: Сама сумма фактически возвращенного налога отражается в 6-НДФЛ того периода, в котором был проведен документ Возврат НДФЛ и выплата по ведомости. В Разделе 2 сумма попадет в строку 190 («Сумма налога, возвращенная налоговым агентом»). В Разделе 1 сумма возврата отразится в строках 030-036, что позволит легально уменьшить текущий платеж в бюджет на сумму этого возврата.
Для минимизации подобных трудозатрат разработчики 1С реализовали механизм, позволяющий избежать "минусов" при продлении отпуска. Рассмотрим, как это работает в версиях ЗУП 3.1.14 и выше.
В настройках расчета зарплаты или непосредственно в документе Больничный лист можно управлять опцией Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов. Если мы снимем эту галочку, программа не будет делать автоматическое сторно в самом больничном.
Выясним алгоритм действий при новой методике:
Больничный лист. Если галочка снята, программа просто зафиксирует отсутствие сотрудника и начислит пособие, не трогая начисления отпуска.Отпуск, который пересекается с болезнью.Исправить в нижней части документа.Если сотрудник решает не продлевать отпуск сразу, а перенести неиспользованные дни на другой месяц или даже следующий год, избежать сторнирования не получится. В этом случае мы вынуждены следовать первому способу с оформлением Возврата НДФЛ.
Посмотрим на рекомендации опытных специалистов: в некоторых случаях, если известно, что перенос будет в рамках короткого периода, можно попытаться "разбить" отпуск вручную через исправление, сохранив дату получения дохода. Однако при переходе через границу года (декабрь-январь) такие манипуляции крайне опасны и могут привести к претензиям со стороны ФНС при камеральной проверке 6-НДФЛ. Безопаснее всего действовать через официальный механизм возврата по ст. 231 НК РФ.
С введением ЕНС правильное оформление документа Возврат НДФЛ стало еще важнее. Когда мы подаем уведомление об исчисленных налогах, сумма НДФЛ к уплате в нем должна указываться за вычетом произведенных возвратов. Если в программе 1С:ЗУП возврат оформлен только "на бумаге" или через ручные корректировки без использования специального документа, данные в учетной системе разойдутся с данными, поданными в налоговую. Проведение Возврата НДФЛ гарантирует, что в регистр НДФЛ к перечислению попадет корректная сумма, и ваши уведомления будут формироваться автоматически правильно.
Подводя итог, отметим: при возникновении излишне удержанного НДФЛ из-за сторнирования отпуска прошлого года, лучшим решением является официальный возврат налога по заявлению сотрудника с использованием документа Возврат НДФЛ. А для предотвращения таких ситуаций в будущем рекомендуем использовать методику продления отпуска через исправление первичного документа без автоматического сторнирования в больничном листе.