← На главную

В практической работе бухгалтера и расчетчика заработной платы нередко возникает ситуация: сотруднику рассчитывают и выплачивают заработную плату за первую половину месяца (аванс), после чего он сразу берет отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет) до конца месяца или увольняется. В результате по итогам полного месяца сумма к выплате оказывается нулевой. Разберем подробно, как в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 исчисляется и удерживается НДФЛ в таком сценарии, как правильно оформить цепочку документов и корректно отчитаться перед налоговыми органами.

Нормативное регулирование и логика учета НДФЛ с аванса

Для понимания того, как программа отражает движения по налогу, проанализируем ключевые положения Налогового кодекса РФ:

1. Дата фактического получения дохода: в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается день его непосредственной выплаты (перечисления на банковский счет либо выдачи из кассы). Понятие признания дохода «на последний день месяца» отменено.
2. Исчисление и удержание налога: согласно п. 3 ст. 226 НК РФ и п. 4 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны исчислить налог на дату получения дохода и удержать исчисленную сумму непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.
3. Сроки перечисления: налог, удержанный при выплате аванса, перечисляется в бюджет в составе единого налогового платежа (ЕНП) в зависимости от периода удержания (до 28-го числа текущего месяца при выплате с 1 по 22 число, либо до 5-го числа следующего месяца при выплате с 23 по последнее число месяца).

Таким образом, когда мы выплачиваем сотруднику аванс, мы уже в момент выплаты исчисляем и удерживаем НДФЛ с фактически начисленной за первую половину месяца суммы. Это исключает возникновение «зависшего» неудержанного налога, который имел место в старых редакциях законодательства.

Пошаговый порядок оформления документов в 1С:ЗУП 3.1

Разберем по шагам типовую цепочку документов в программе, чтобы гарантировать корректность регистров налогового учета и взаиморасчетов с персоналом.

1. Расчет первой половины месяца:

   Создаем и заполняем документ Начисление за первую половину месяца. Программа рассчитывает плановые начисления пропорционально отработанному времени с 1 по 15 число месяца. На вкладке НДФЛ автоматически рассчитывается сумма налога к удержанию.

2. Выплата аванса:

   Формируем документ Ведомость в банк (или Ведомость в кассу / Ведомость на счета) с характером выплаты Аванс. В ведомость попадает сумма за вычетом исчисленного НДФЛ, а при проведении документа формируются записи в регистр накопления РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ с видом движения по фактическому удержанию налога.

3. Регистрация отсутствия сотрудника:

   Оформляем документ Отпуск без сохранения оплаты на период с 16 числа по последний день месяца. Это исключит начисление повременной оплаты за вторую половину месяца.

4. Окончательный расчет за месяц:

   В конце месяца создаем документ Начисление зарплаты и взносов. При автоматическом заполнении программа:

   – Начисляет оклад только за фактически отработанные дни в первой половине месяца (общая сумма совпадет с начислением за первую половину);

   – Рассчитывает НДФЛ за полный месяц, который совпадает с ранее исчисленным налогом;

   – Рассчитывает страховые взносы со всей суммы начисленного дохода за месяц.

5. Окончательная выплата за месяц:

   При формировании документа Ведомость в банк с характером выплаты Зарплата за месяц данный сотрудник в список не попадет, так как сумма к выплате равна 0 руб., а налог уже был полностью удержан при выплате аванса.

Что делать, если сотрудник увольняется во время отпуска за свой счет

Рассмотрим распространенное усложнение ситуации: сотрудник, находясь в отпуске без сохранения заработной платы, подает заявление на увольнение.

1. Создаем документ Увольнение с указанием даты увольнения.
2. Если сотруднику полагается компенсация за неиспользованный отпуск, программа начислит сумму компенсации и исчислит с нее НДФЛ. При выплате окончательного расчета по ведомости налог будет удержан в обычном порядке.
3. Если компенсация не положена (или полностью использована) и рабочих дней во второй половине не было, результат документа будет нулевым. Взаиморасчеты останутся закрытыми, а НДФЛ с ранее выплаченного аванса остается корректно исчисленным, удержанным и перечисленным.

Действия при возникновении долга или излишне удержанного налога

Проанализируем ситуацию, когда аванс выплачивался фиксированной суммой или процентом от тарифа без учета фактически отработанного времени, и сумма аванса превысила итоговый заработок за месяц:

1. В документе Начисление зарплаты и взносов образуется отрицательная разница к выплате (долг за сотрудником).
2. Налог, удержанный с суммы превышения, становится излишне удержанным. В расчетном листке появится строка Излишне удержанный НДФЛ.
3. Для урегулирования ситуации работодатель может:

   – Зачесть излишне удержанный налог и переплату при следующих выплатах сотруднику;

   – При увольнении — предложить сотруднику добровольно вернуть излишне выплаченные денежные средства в кассу или на расчетный счет предприятия (с оформлением документа Возврат сотрудником задолженности);

   – Оформить документ Возврат НДФЛ, если сотрудник подал соответствующее письменное заявление в соответствии со ст. 231 НК РФ.

Отражение в регламентированной отчетности 6-НДФЛ

Выясним, как описанные операции отражаются в расчете 6-НДФЛ:

1. Раздел 1: удержанный при выплате аванса налог попадает в строку, соответствующую сроку перечисления (в зависимости от даты выплаты ведомости).
2. Раздел 2:

   – В строке 110 (Сумма дохода) и 112 (по трудовым договорам) отражается сумма фактически выплаченного аванса;

   – В строке 140 (Сумма исчисленного налога) фиксируется налог с аванса;

   – В строке 160 (Сумма удержанного налога) отражается сумма налога, фактически удержанная ведомостью на аванс.

Таким образом, показатели разделов сходятся без образования задолженностей и расхождений между исчисленным и удержанным налогом.