← На главную

В практике расчетчика нередко возникает нестандартная ситуация: сотруднику рассчитывают и выплачивают аванс за первую половину месяца, но во второй половине месяца у него нет отработанных дней (например, работник ушел в отпуск за свой счет, заболел или прогулял). В итоге вся причитающаяся сумма уже выдана на руки. При окончательном расчете зарплаты за месяц налог исчисляется корректно, однако сумма к выплате оказывается равной нулю. В результате сотрудник не попадает в документ выплаты и ведомость в банк, а в регистре НДФЛ расчеты с бюджетом не формируются записи об удержании налога. Разберем по шагам, почему так происходит, какова позиция контролирующих органов и разработчиков 1С, а также как правильно закрыть расчеты в программе.

Причина проблемы: законодательные ограничения и логика программы

Проанализируем механику работы системы и требования законодательства. В классической схеме учета налог исчисляется на дату фактического получения дохода, а удерживается непосредственно в момент выплаты денежных средств. Если к окончательному расчету сумма к выплате составляет ноль рублей, программа не включает сотрудника в ведомость.

Разработчики 1С подчеркивают, что такое поведение системы полностью соответствует требованиям Налогового кодекса РФ:

1. Запрет уплаты налога за счет работодателя: согласно пункту 9 статьи 226 НК РФ, уплата НДФЛ за счет средств налогового агента не допускается. Налог можно удержать только из реальных денежных средств, выплачиваемых физическому лицу.
2. Отсутствие базы для удержания: если в окончательный расчет сумма к выплате равна нулю, удержать налог физически не из чего. Следовательно, у работодателя на данный момент не возникает обязанности перечислять этот налог в бюджет.
3. Перенос удержания на будущие периоды: налог остается в статусе исчисленного, но не удержанного. Он должен быть удержан при следующей фактической выплате любого денежного дохода сотруднику с соблюдением ограничения: удерживаемая сумма не может превышать 50% от суммы выплаты (пункт 4 статьи 226 НК РФ).

Тем не менее, на практике бухгалтеру часто требуется зафиксировать факт удержания именно в текущем периоде (например, если фактически на руки в аванс была выдана чистая сумма за вычетом налога). Рассмотрим подробнее доступные варианты решения.

Способ 1. Использование документа «Корректировка учета по НДФЛ»

Если аванс был выдан за вычетом налога и необходимо принудительно зафиксировать удержание в регистрах налогового учета для корректного формирования отчетности 6-НДФЛ, воспользуемся штатным сервисным документом.

1. Перейдем в раздел интерфейса по учету зарплаты и налогов и найдем документ «Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам» (или «Корректировка учета по НДФЛ» в зависимости от релиза конфигурации).
2. Создадим новый документ, укажем текущий расчетный период (месяц начисления) и организацию.
3. На вкладке, отвечающей за расчеты с бюджетом по НДФЛ, добавим строку по проблемному сотруднику.
4. Укажем дату получения дохода, ставку налога (13%), сумму исчисленного и удержанного налога, а также платежный документ или признак удержания.
5. Проведем документ. При проведении будут сформированы необходимые движения в регистре накопления НДФЛ расчеты с бюджетом, что позволит налогу корректно отразиться в регламентированных отчетах.

Способ 2. Изменение вида выплаты первой половины месяца

Разберем альтернативный вариант, который позволяет удержать налог без ввода корректирующих документов. Ошибка часто кроется в характере первоначальной выплаты.

1. Откроем документ выплаты за первую половину месяца (Зарплата к выплате или ведомость).
2. Если в документе выбран характер выплаты «Аванс», программа не регистрирует удержание налога, так как считает аванс межрасчетной выплатой.
3. Изменим вид выплаты с «Аванс» на «Зарплата» (или расчет за первую половину месяца с удержанием).
4. Перезаполним состав сумм и налогов в ведомости. В этом случае удержание налога привяжется непосредственно к дате выплаты первой половины месяца, и регистр НДФЛ расчеты с бюджетом закроется в момент проведения банковских документов.

Способ 3. Ручной ввод сотрудника в ведомость с нулевой суммой

В некоторых релизах конфигураций доступен технический прием с фиксацией нулевой ведомости:

1. Создадим документ выплаты зарплаты за полный месяц.
2. С помощью кнопки добавления внесем сотрудника в табличную часть вручную.
3. В графе «К выплате» оставим значение 0,00 руб., а в графе удержанного НДФЛ вручную укажем сумму налога, которая была исчислена в документе начисления заработной платы.
4. Проведем ведомость. Если конфигурация позволяет провести нулевую выплату с заполненным налогом, программа сформирует движение расхода по учету НДФЛ без фактического движения денежных средств по кассе или банку.

Что делать, если выплат больше не предвидится?

Выясним причину возможных осложнений в ситуации, когда сотрудник увольняется или уходит в длительный неоплачиваемый отпуск до конца года. Если работодатель до завершения календарного года так и не сможет выплатить сотруднику доход, из которого можно произвести удержание, в силу вступает пункт 5 статьи 226 НК РФ:

1. Организация обязана письменно уведомить налоговый орган по месту учета и самого сотрудника о невозможности удержать налог и о сумме образовавшейся задолженности.
2. В программе данная ситуация закрывается годовым отчетом: сумма фиксируется в строке неудержанного налога формы 6-НДФЛ и справке о доходах.
3. После передачи сведений обязанность по взысканию налога переходит к налоговой инспекции, которая направит физическому лицу соответствующее налоговое уведомление.

Важное примечание: начиная с 2023 года в Налоговом кодексе РФ изменилось понятие даты получения дохода (статья 223 НК РФ) — доход признается полученным в любой день выплаты денежных средств, включая аванс. В современных редакциях программ (1С:ЗУП 3.1, 1С:ERP, 1С:КА) НДФЛ исчисляется и удерживается автоматически при каждой выплате за первую половину месяца, что исключает появление подобных разрывов в учете.