Приветствуем вас, уважаемые коллеги! Сегодня мы детально разберем одну из самых частых и неприятных проблем, с которой сталкиваются бухгалтеры и расчетчики заработной платы при работе в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом редакции 3.1. Речь идет о ситуации, когда сотруднику выплачивается аванс (заработная плата за первую половину месяца), с которого исчисляется и удерживается налог, а затем, при проведении окончательного расчета в связи с увольнением, программа «забывает» вычесть уже удержанный НДФЛ. В результате в итоговую Ведомость в банк попадает завышенная сумма налога, а сотрудник получает на руки меньше, чем ему положено.
Давайте вместе проанализируем, почему возникает это поведение программы, как устроена внутренняя логика регистров НДФЛ, и разберем по шагам практические способы решения этой проблемы.
Для того чтобы понять, почему программа повторно начисляет налог, нам необходимо обратиться к хронологии проведения документов и заглянуть «под капот» регистров учета. В программе 1С:ЗУП 3.1 расчет налога жестко привязан к датам получения дохода.
Когда мы создаем документ Начисление за первую половину месяца, на вкладке НДФЛ фиксируется планируемая дата выплаты дохода. Например, планируемая дата выплаты аванса установлена как 29.02.2020. Именно на эту дату программа исчисляет налог с аванса.
Представим, что сотрудник решает уволиться, и дата его увольнения приходится на 28.02.2020. Мы создаем документ Увольнение с датой выплаты окончательного расчета 28.02.2020. С точки зрения программы, происходит следующее:
Увольнение рассчитывается на дату 28.02.2020.Начисление за первую половину месяца (29.02.2020) находится позже, чем дата увольнения (28.02.2020), программа считает, что аванс на момент увольнения еще не был фактически выплачен, а налог с него — не удержан.При заполнении итогового документа Ведомость в банк программа пытается удержать весь исчисленный в документе Увольнение налог, полностью игнорируя то, что часть этой суммы уже была выплачена и проведена по банку ранее.
Это самый простой и быстрый способ исправить ситуацию без нарушения ведения учета. Нам необходимо вручную скорректировать плановые даты в документах, чтобы выстроить логичную хронологическую цепочку.
Выполним следующие действия по шагам:
Начисление за первую половину месяца, в котором рассчитывался аванс для увольняющегося сотрудника.Начисление за первую половину месяца.Увольнение сотрудника, пересчитаем его (нажмем кнопку Обновить налог на вкладке с расчетом НДФЛ) и проведем.Ведомость в банк для выплаты расчета при увольнении. Программа увидит удержанный ранее НДФЛ с аванса и корректно уменьшит сумму налога к удержанию при увольнении.Этот способ идеально подходит для случаев, когда сотрудник увольняется до того, как в организации была фактически произведена выплата аванса за первую половину месяца. Зачем рассчитывать аванс и увольнение параллельно, если можно закрыть все расчеты одним финальным документом?
Давайте рассмотрим этот алгоритм подробнее:
Начисление за первую половину месяца.Увольнение нашего сотрудника. Программа автоматически начислит ему всю заработную плату за фактически отработанные дни с начала месяца по дату увольнения включительно, а также рассчитает компенсацию неиспользованного отпуска.Увольнение на дату увольнения, и при выплате в ведомости не возникнет никаких задвоений или переплат.В крупных организациях с большим штатом ручная корректировка дат в общих документах аванса может быть нежелательна, так как это может повлиять на расчеты по другим сотрудникам. В таких ситуациях мы рекомендуем разделять расчет плановой зарплаты и межрасчетных выплат.
Для этого можно использовать стандартный документ Начисление зарплаты и взносов, созданный специально для расчета увольняющегося сотрудника до окончания месяца, либо начислить основную зарплату непосредственно в документе Увольнение, предварительно убедившись, что все предыдущие начисления (включая аванс) по данному сотруднику за текущий месяц были распроведены или удалены.
Стоит отметить, что описанная выше проблема была крайне актуальна до конца 2022 года. До этого момента, согласно Налоговому кодексу РФ, датой получения дохода в виде оплаты труда считался последний день месяца. Из-за этого удержание НДФЛ с аванса считалось методологически спорным, хотя разработчики 1С и добавили специальную настройку Исчислять и удерживать НДФЛ при выплате аванса в учетную политику организации по многочисленным просьбам компаний, работающих с гособоронзаказами.
Однако с 1 января 2023 года вступил в силу Федеральный закон № 263-ФЗ, который кардинально изменил правила игры. Теперь:
1С:ЗУП 3.1 функционал удержания НДФЛ с авансов стал обязательным и включен по умолчанию для всех организаций.Несмотря на автоматизацию этого процесса, пользователи продолжают сталкиваться с аналогичными ошибками, если нарушается хронология создания документов. Например, если сначала создается документ Увольнение, а затем задним числом пересчитывается или проводится ведомость на выплату аванса. Всегда следите за тем, чтобы плановые даты выплаты в документах начисления соответствовали реальным датам выплаты в ведомостях!
Проанализируем еще одну сложную ситуацию. Сотрудник отработал первую половину месяца, получил аванс, с которого был исчислен и удержан НДФЛ. Во второй половине месяца он заболел или взял отпуск за свой счет, после чего сразу уволился. При окончательном расчете выясняется, что сумма начислений за месяц меньше, чем уже выплаченный аванс.
В этом случае в программе образуется отрицательный НДФЛ (излишне удержанный налог). Для исправления такой ситуации выполним следующие действия:
Увольнение программа зафиксирует излишне удержанный НДФЛ со знаком "минус".Возврат НДФЛ для возврата излишне удержанной суммы сотруднику на его банковский счет.Мы надеемся, что данный подробный разбор помог вам разобраться в тонкостях учета НДФЛ с авансов при увольнении сотрудников. Помните, что залог успешного и простого расчета заработной платы в 1С:ЗУП 3.1 — это строгое соблюдение хронологии проведения документов и контроль плановых дат выплаты доходов!