В практике работы бухгалтера в программе 1С:Управление производственным предприятием ред. 1.3 (или аналогичной по подсистеме расчета зарплаты ЗУП 2.5) нередко возникает ситуация, когда при расчете больничного листа программа некорректно определяет количество календарных дней, исключаемых из расчетного периода. Одной из самых распространенных ошибок является «потеря» периода отпуска по уходу за ребенком в интервале от 1,5 до 3 лет.
Разберем подробно, почему так происходит, как работает механизм исключаемых периодов и какими действиями можно исправить ситуацию, сохранив при этом корректность начислений.
Согласно законодательству РФ (Постановление Правительства №1540 и Федеральный закон №255-ФЗ), при расчете среднего заработка для пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, а также по уходу за ребенком, из расчетного периода (730 или 731 день) исключаются периоды нахождения в отпусках по уходу за ребенком. Если этот период не будет исключен, знаменатель формулы расчета останется максимальным, что существенно занизит сумму дневного пособия.
Проанализируем техническую сторону: в 1С:УПП 1.3 данные об исключаемых периодах собираются на основании документов отклонений. Если в первичном документе Отпуск по уходу за ребенком был зафиксирован период выплаты пособия только до 1,5 лет, а окончание самого отпуска (без выплат) до 3 лет не было отражено должным образом, программа считает, что после 1,5 лет сотрудник либо вышел на работу, либо находится в неопределенном состоянии, которое не является законным основанием для уменьшения количества дней расчетного периода.
Первым делом нам необходимо найти исходный документ Отпуск по уходу за ребенком, которым сотрудница была отправлена в отпуск. Выясним причину ошибки: скорее всего, в шапке документа или на закладке плановых начислений дата окончания была установлена равной дате достижения ребенком 1,5 лет.
Важно: Не рекомендуется просто менять даты в уже проведенном документе прошлых периодов. Это может привести к нарушению последовательности данных в регистрах и создать проблемы при формировании отчетности за прошлые годы.
Для корректного внесения изменений в 1С:УПП 1.3 предусмотрен механизм «Исправить». Рассмотрим порядок действий:
Отпуск по уходу за ребенком.Часто пользователи сталкиваются с вопросом: как отразить отпуск до 3 лет, если сотрудница не писала заявление на компенсационную выплату 50 рублей (которая была отменена для детей, родившихся после 1 января 2020 года, согласно Указу Президента №618), или если эта выплата просто не должна начисляться?
Чтобы период считался исключаемым, но начисления не производились, проанализируем следующие варианты:
Пособие по уходу за ребенком до 3-х лет установите действие «Не изменять» (если оно не было назначено ранее) или «Прекратить» с даты, когда пособие не должно выплачиваться.0. Это позволит зафиксировать состояние сотрудника «В отпуске по уходу», но сумма начисления в документе Начисление зарплаты сотрудникам организаций будет нулевой.После проведения документа-исправления необходимо убедиться, что данные попали в нужные регистры. Проанализируем ситуацию в регистре сведений Состояние работников организаций. Именно отсюда расчетные механизмы больничного листа черпают информацию о том, в каком статусе находился человек в определенный день года.
Для исключаемых периодов важно, чтобы запись в регистре имела состояние Отпуск по уходу за ребенком на всем протяжении периода (и до 1,5, и до 3 лет). Если мы увидим там разрыв, то расчет среднего в больничном снова будет неверным.
Теперь вернемся к документу Начисление по больничному листу. Чтобы изменения вступили в силу, выполним следующие действия:
Если автоматический пересчет не подхватывает данные, попробуйте перевыбрать сотрудника в документе или нажать кнопку «Сбросить расчет», чтобы очистить кэшированные данные в табличной части среднего заработка.
Посмотрим на упрощенную логику запроса, который система выполняет при расчете среднего. Программа анализирует обороты и остатки по регистрам расчета (например, Основные начисления сотрудников) и ищет записи с признаком исключаемого периода. Схематично это выглядит так:
// Псевдокод логики сбора данных
Выбрать
СУММА(ДанныеОЗаработке.Результат) КАК Сумма,
СУММА(КалендарныеДни - ИсключаемыеДни) КАК ДниДляДеления
Из
РегистрыРасчета.Зарплата КАК ДанныеОЗаработке
Где
ДанныеОЗаработке.Сотрудник = &Сотрудник
И ДанныеОЗаработке.Период В (&НужныеГода)
Если запись об отпуске до 3 лет отсутствует, ИсключаемыеДни за этот период будут равны нулю, что увеличит ДниДляДеления и уменьшит результат расчета среднего заработка.
Проанализируем еще один нюанс: замену лет. Если сотрудница была в отпуске по уходу в 2022-2023 годах, она имеет право написать заявление на замену этих лет на более ранние (например, на 2018-2019), если это приведет к увеличению пособия. В 1С:УПП это настраивается прямо в документе больничного на закладке «Расчет среднего заработка» выбором соответствующих расчетных годов. Однако, даже при замене лет, корректность регистрации периодов до 3 лет в «старых» годах критически важна, если часть того времени она также находилась в отпуске с предыдущим ребенком.
Резюме: Основной способ решения проблемы — это фиксация факта нахождения в отпуске до 3 лет документально. Без проведения документа Отпуск по уходу за ребенком (или его исправления) система не имеет законных оснований исключать эти дни из расчета, так как не видит зарегистрированного отклонения от рабочего графика в своих регистрах.