Как отразить отпуск по уходу за ребенком до 3 лет в Справке о заработке для расчета пособий в 1С:УПП 1.3

← На главную

При увольнении сотрудников или по их заявлению бухгалтерия часто сталкивается с необходимостью формирования Справки о заработке для расчета пособий (ранее — форма 182н). В конфигурации «1С:Управление производственным предприятием» редакции 1.3 (и аналогичных решениях на старом зарплатном движке, таких как «1С:ЗУП 2.5») пользователи нередко обнаруживают, что в справку не попадают периоды отпуска по уходу за ребенком до 3 лет. При этом сам кадровый приказ в системе присутствует.

В этой статье мы подробно разберем, по какому принципу система собирает данные для этой справки, почему «теряются» периоды ухода за ребенком и как правильно настроить учет, чтобы исключаемые периоды отражались корректно.

Законодательная база: доходы и исключаемые периоды

Прежде чем переходить к настройкам в программе 1С, проанализируем методологию заполнения справки. Справка условно делится на две ключевые составляющие:

Раздел 3 (База для начисления взносов): В данный раздел попадают только те доходы, с которых работодатель исчислял и уплачивал страховые взносы в ФСС (ныне СФР). Поскольку само пособие по уходу за ребенком (как до 1.5 лет, так и компенсация до 3 лет) выплачивается за счет средств фонда или относится к государственным пособиям, данные суммы взносами не облагаются. Следовательно, в третьем разделе справки никаких сумм за период декрета быть не должно.
Раздел 4 (Исключаемые периоды): Сюда заносится количество календарных дней, приходящихся на периоды временной нетрудоспособности, декретного отпуска (по беременности и родам) и отпуска по уходу за ребенком. Период отпуска до 3 лет (включая неоплачиваемую его часть от 1.5 до 3 лет) обязательно должен фигурировать в этом разделе. Это необходимо для того, чтобы на новом месте работы эти дни были исключены из знаменателя при расчете среднего заработка, что предотвратит искусственное занижение пособий сотрудника.

Таким образом, основная задача бухгалтера и программиста в «1С» — добиться того, чтобы в Разделе 4 справки правильно отображались календарные дни декрета.

Почему период «до 3 лет» не попадает в справку? Выясняем техническую причину

При заполнении исключаемых периодов алгоритм формирования справки в 1С:УПП 1.3 обращается к записям регистра расчета Основные начисления. Если в данном регистре отсутствуют записи по соответствующим видам расчетов за декретные года, программа «не видит» эти периоды как исключаемые.

Часто на практике возникает следующая ошибка: бухгалтер оформляет документ Отпуск по уходу за ребенком, но в дальнейшем, когда наступает период от 1.5 до 3 лет (в течение которого выплаты сотруднику могут не начисляться), расчетчик перестает рассчитывать сотрудницу в ежемесячном документе Начисление зарплаты работникам организаций.

Без проведения ежемесячного расчета зарплаты по этой сотруднице записи в регистр Основные начисления за этот период просто не создаются. Кадровый документ Отпуск по уходу за ребенком фиксирует лишь состояние сотрудника в кадровом учете, но для заполнения справки о пособиях критически важны именно записи регистров расчета.

Пошаговый алгоритм решения проблемы

Рассмотрим подробнее, какие действия необходимо выполнить в системе для корректного отражения исключаемых периодов до 3 лет в Справке о заработке.

Шаг 1. Проверяем настройки вида расчета

Для начала проанализируем настройки начисления, которое отвечает за регистрацию времени нахождения в отпуске по уходу за ребенком без оплаты. Откроем план видов расчета Основные начисления организаций и найдем предопределенный вид расчета (обычно он называется «Отпуск по уходу за ребенком без оплаты» или аналогично).

Выполним следующие настройки:

Перейдем на вкладку «Время».
Убедимся, что переключатель «Вид времени» установлен в положение «Неотработанное время».
В качестве вида времени по классификатору использования рабочего времени должен быть выбран элемент с кодом «ОЖ» (Отпуск по уходу за ребенком).

Шаг 2. Оформление документа «Отпуск по уходу за ребенком»

Убедимся, что в программе зарегистрировано начало отпуска. Для этого вводится документ Отпуск по уходу за ребенком.

В табличной части документа на вкладке «Плановые начисления» должны быть назначены соответствующие виды расчетов:

«Пособие по уходу за ребенком до 1.5 лет» — с признаком «Начать» с даты ухода в декрет.
«Отпуск по уходу за ребенком без оплаты» (или аналогичный вид расчета для периода до 3 лет) — также должен быть назначен к начислению.

Шаг 3. Ежемесячный расчет сотрудника в документе «Начисление зарплаты»

Это самый важный шаг, который часто пропускают. Даже если сотрудница не получает реальных денежных выплат (например, в период от 1.5 до 3 лет), ее необходимо ежемесячно включать в документ Начисление зарплаты работникам организаций.

При автоматическом заполнении документа система определит, что сотрудница находится в отпуске по уходу, и создаст строку с нулевой суммой, но с заполненным периодом действия и видом расчета Отпуск по уходу за ребенком без оплаты. При проведении документа эти данные запишутся в регистр расчета Основные начисления.

Разберем условный пример кода, который выполняется при заполнении справки для анализа исключаемых периодов из регистра расчета:


// Пример логики выборки исключаемых периодов в запросе справки
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст = 
    "ВЫБРАТЬ
    |	ОсновныеНачисления.Сотрудник КАК Сотрудник,
    |	ОсновныеНачисления.ПериодДействияНачало КАК ДатаНачала,
    |	ОсновныеНачисления.ПериодДействияКонец КАК ДатаОкончания,
    |	ОсновныеНачисления.ВидРасчета.ВидВремени КАК ВидВремени
    |ИЗ
    |	РегистрРасчета.ОсновныеНачисленияРегламентированныйУчет КАК ОсновныеНачисления
    |ГДЕ
    |	ОсновныеНачисления.Сотрудник = &Сотрудник
    |	И ОсновныеНачисления.ВидРасчета.ВидВремени.Ссылка = &ВидВремениОЖ";

Как мы видим из логики запроса, если в регистре Основные начисления за нужный период нет строк с соответствующим видом времени, то алгоритм заполнения Справки о заработке просто проигнорирует этот интервал времени.

Шаг 4. Исправление прошлых периодов

Если проблема обнаружилась постфактум за прошлые года (например, сотрудница увольняется в 2019 году, а декрет у нее был с 2014 по 2016 год), то простое перепроведение текущих документов не поможет. В этом случае необходимо:

Открыть прошлые периоды (при необходимости временно открыть дату запрета редактирования данных).
Создать или дополнить документы Начисление зарплаты работникам организаций за пропущенные месяцы декрета по данной сотруднице.
Рассчитать строки по начислению отпуска без оплаты и провести документы. При этом важно следить, чтобы не поплыли взаиморасчеты и проводки (для нулевых начислений проводок не будет, поэтому на бухгалтерский баланс это не повлияет).

После проведения документов по начислению зарплаты за все декретные месяцы вернитесь в форму Справка о заработке для расчета пособий и нажмите кнопку «Заполнить». Исключаемые периоды в Разделе 4 заполнятся автоматически.