При работе в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1) бухгалтеры часто сталкиваются с неприятной ситуацией: при формировании документа Начисление зарплаты и взносов в январе нового года (например, 2019) на вкладке НДФЛ внезапно появляются странные строки. Они имеют содержание «Доходы, перенесенные из предыдущих редакций», а в колонке «Дата получения дохода» стоит число из глубокого прошлого (например, 31.01.2018).
Разберем подробно, почему так происходит, как система 1С анализирует данные прошлых периодов и какими способами можно привести учет в порядок без ручного удаления строк в каждом документе.
Проанализируем ситуацию, которая чаще всего становится триггером для подобных ошибок. Рассмотрим пример с отпуском. Сотруднику начислили отпускные в декабре 2018 года, но фактическая выплата произошла в январе 2019 года.
В старых редакциях (ЗУП 2.5) учет доходов по отпускам часто привязывался к месяцу начисления. Однако, согласно статье 223 НК РФ, для таких межрасчетных выплат, как отпуска и пособия по временной нетрудоспособности, датой фактического получения дохода является день их выплаты.
В ЗУП 3.1 этот принцип соблюдается строго. Если выплата прошла в январе 2019 года, то для программы это доход 2019 года, даже если начисление было в декабре 2018 года. Если при переносе данных из версии 2.5 этот доход уже был «зафиксирован» как доход 2018 года в документах Перенос данных, возникает конфликт. Программа видит, что за 2018 год числится доход, которого там быть не должно (согласно новой логике), и пытается его сторнировать, перенося сумму в 2019 год. Именно поэтому появляется строка с технической пометкой о переносе из предыдущих редакций.
Выясним причину технического характера. При переходе с редакции 2.5 на 3.1 данные переносятся с помощью специальных документов Перенос данных (их можно найти в разделе Администрирование). Эти документы делают записи в регистры накопления:
Доходы для исчисления НДФЛ — здесь хранится информация о том, сколько сотрудник заработал.Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ — здесь фиксируется исчисленный налог.Расчеты налогоплательщиков по НДФЛ по межрасчетным выплатам.Если в этих регистрах на момент начала ведения учета в ЗУП 3.1 (или на стыке лет) образовалось хотя бы минимальное расхождение (даже в 1 копейку) между начисленным и исчисленным налогом, система будет пытаться «закрыть» этот остаток при ближайшем расчете зарплаты. Программа пересчитывает налог нарастающим итогом с начала года (или даже с начала ведения учета) и, обнаружив незакрытое сальдо, выводит его в текущий документ как корректировку прошлого периода.
Прежде чем что-то править, мы должны понять масштаб проблемы. Посмотрим на записи регистров «глазами программы». Для этого выполним следующие действия:
Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ.Аналогичным образом проанализируем регистр Доходы для исчисления НДФЛ. Если мы видим, что за 2018 год сумма дохода не совпадает с реальными выплатами, это и есть источник появления строк «Доходы, перенесенные из предыдущих редакций».
Рассмотрим подробнее, где именно в базе хранятся ошибочные записи. В разделе Администрирование — Перенос данных найдем документы с кодами НДФЛ и РНДФЛ.
В документе НДФЛ фиксируются доходы и налоги. Если в январе 2019 года лезет дата 31.01.2018, проверьте записи в документе переноса именно за январь 2018 года. Часто бывает, что при переносе «на лету» в середине года программа создает записи на начало года, чтобы сформировать базу для расчета среднего заработка и НДФЛ. Если в этих записях не заполнены важные аналитические разрезы (например, Категория дохода или Код дохода), алгоритм расчета НДФЛ может их «не видеть» как корректные и пытаться пересчитать заново.
Существует три способа решения данной проблемы, выберем наиболее подходящий в зависимости от ситуации:
Перенос данных с типом Операция на 31.12.2018. В этом документе нужно вручную сделать записи по регистрам НДФЛ, которые обнулят («схлопнут») остатки. После этого в январе 2019 года лишние строки исчезнут.Перерасчет НДФЛ (раздел Налоги и взносы). Укажем налоговый период — 2018 год. Нажмем «Заполнить». Программа сама найдет все нестыковки и зафиксирует их этим документом в 2018 году. Тогда в январе 2019 года она уже не будет пытаться их корректировать.Отпуск стоит правильная планируемая дата выплаты. Она должна соответствовать фактической январской дате. Если в документе начисления стоит декабрь, а в ведомости — январь, программа автоматически создаст сторнировочные записи по НДФЛ.Многих пользователей пугает дата 31.01.2018. Выясним причину её появления. Программа берет самую раннюю дату налогового периода, в котором обнаружено расхождение. Если перенос данных производился с начала 2018 года, то январь 2018 — это точка отсчета. Появление этой даты в расчете за 2019 год — это просто сигнал системы: «Я нашла ошибку в самом начале учета и пытаюсь её исправить сейчас».
Важный момент: В релизах ветки 3.1.8.х алгоритм проверки остатков был очень чувствительным. Если у вас есть возможность, рекомендуется обновить конфигурацию до актуальной версии, где многие механизмы автоматического «выравнивания» НДФЛ были оптимизированы и стали работать менее агрессивно.
Если вы видите строки «Доходы, перенесенные из предыдущих редакций»:
Перерасчет НДФЛ за прошлый год, чтобы закрыть все технические разрывы до начала расчета первого месяца нового года.