В практической деятельности бухгалтера-расчетчика нередко возникает ситуация, когда кадровые изменения происходят задним числом. Например, сотрудники фактически перешли на сокращенный график работы (с пятидневки на четырехдневку) с начала июня, но соответствующий документ в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» (1С:ЗУП) был проведен только в июле. Из-за этого за июнь сотрудникам была начислена и выплачена полная заработная плата, что привело к переплате.
В этой статье мы подробно разберем, как технически правильно отразить перерасчет в программе 1С:ЗУП, какие юридические нюансы необходимо учесть и как данная корректировка повлияет на регламентированную отчетность по взносам и НДФЛ.
Прежде чем приступать к техническим манипуляциям в программе, выясним причину переплаты с точки зрения трудового законодательства. Согласно ст. 137 ТК РФ, удержание из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю допускается только в строго определенных случаях, одним из которых является возврат сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок.
На практике под счетной ошибкой понимается исключительно арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при проведении математических действий (сложение, вычитание, умножение, деление). Несвоевременный ввод графика работы в информационную базу со стороны ответственного лица (бухгалтера или кадровика) суды чаще всего квалифицируют как техническую (управленческую) ошибку, а не счетную.
Для минимизации рисков при проведении перерасчета рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:
Рассмотрим, как задействовать штатные механизмы 1С:ЗУП для автоматического исправления ситуации. Преимущество этого метода заключается в том, что программа не только скорректирует денежные суммы, но и правильно зафиксирует фактически отработанное время в днях и часах, что критически важно для расчета среднего заработка в будущем.
Выполним корректировку по шагам:
Шаг 1. Регистрация изменения графика работы задним числом
Перейдем в раздел Кадры — Изменение графиков работы списком (или воспользуемся документом Кадровый перевод). Создадим новый документ, укажем в нем дату начала действия нового 4-дневного графика — 01.06.2020 (период, за который уже рассчитана зарплата). Сам документ при этом проводим текущей датой июля.
Шаг 2. Проверка регистрации перерасчета
После проведения кадрового документа программа должна автоматически зафиксировать необходимость перерасчета за июнь. Проанализируем это, перейдя в раздел Зарплата — Сервис — Перерасчеты. В списке должна появиться запись по нашим сотрудникам за июнь с указанием причины «Изменение графика работы».
Если записи не появились (например, их случайно удалили), мы можем добавить их вручную с помощью кнопки Добавить:
ВЫБРАТЬ
Перерасчеты.Сотрудник КАК Сотрудник,
Перерасчеты.МесяцПересчета КАК МесяцПересчета
ИЗ
РегистрСведений.ПерерасчетыЗарплаты КАК Перерасчеты
ГДЕ
Перерасчеты.Организация = &Организация;
Шаг 3. Проведение перерасчета в документе «Начисление зарплаты и взносов»
При расчете заработной платы за июль программа автоматически увидит зарегистрированные перерасчеты за июнь. Сторнированные суммы и новые начисления за прошлый период отразятся на специальной вкладке Доначисления, перерасчеты. При этом в расчетном листке за июль сотрудник увидит уменьшение суммы к выплате на размер переплаты.
Шаг 4. Настройка ограничения взысканий
Чтобы программа автоматически контролировала ограничение удержания в 20%, перейдем в меню Настройка — Расчет зарплаты и проверим, включен ли флаг Ограничивать сумму удержаний процентом от заработной платы. Если флаг активен, программа перенесет избыток долга сотрудника на следующий месяц, сформировав задолженность за сотрудником.
Если в настройках программы (раздел Настройка — Расчет зарплаты) установлена опция Выполнять доначисление и перерасчет отдельным документом, автоматическое сторнирование в документе начисления зарплаты за июль не произойдет. В этом случае нам необходимо выполнить следующие действия:
Июль.Рассмотрим ситуацию, описанную в сообщении 19, когда бухгалтер решает ввести переплату вручную «минусом» через документ Разовое начисление с фиксированной суммой.
Внимание! Мы настоятельно не рекомендуем использовать этот способ на постоянной основе, так как он скрывает в себе серьезные методологические ошибки:
ДанныеОРабочемВремениСотрудников.Если вы все же решили применить данный метод под ответственность главного бухгалтера, предварительно настройте специальное начисление в меню Настройка — Начисления, указав назначение начисления «Повременная оплата труда или доплата» и разрешив ввод отрицательных значений.
Проанализируем ситуацию со сдачей отчетности, так как июнь относится к первому полугодию (2 квартал), а июль — ко второму полугодию (3 квартал).
Расчет по страховым взносам (РСВ):
Основная сложность перерасчетов «задним числом» заключается в риске возникновения отрицательной базы по страховым взносам в июле. Налоговые органы не принимают форму РСВ, если в подразделе 1 раздела 1 по конкретному физическому лицу за месяц отчетного периода сумма взносов или база имеет отрицательное значение.
Форма 6-НДФЛ:
Сторнирование июньских сумм в июле уменьшит доход сотрудника в месяце проведения перерасчета. В программе 1С:ЗУП перерасчет налога отразится в периоде его фактического проведения — то есть в июле, уменьшив сумму исчисленного и удерживаемого налога за июль.