← На главную

При оформлении межрасчетных выплат (в частности, отпускных) в конфигурациях на базе классической зарплатной подсистемы (1С:Управление производственным предприятием 1.3, 1С:Зарплата и управление персоналом 2.5) пользователи часто сталкиваются с неожиданным поведением документа Зарплата к выплате организаций. В табличной части документа после автоматического заполнения значения в колонках Было начислено и К выплате оказываются абсолютно одинаковыми — обе суммы указываются уже за вычетом исчисленного НДФЛ.

Разберем детально архитектуру этого механизма, выясним причину такого поведения программы, проанализируем ошибки ручных корректировок налога и рассмотрим правильные варианты работы с документом и регламентированной отчетностью 6-НДФЛ.

Архитектурная причина совпадения сумм в документе выплаты

Для понимания логики работы документа проанализируем, как система формирует задолженность по межрасчетным выплатам. В отличие от окончательного расчета зарплаты за месяц, где выплата закрывает общий долг предприятия перед сотрудником, выплата отпускных привязана к конкретному документу-основанию — Начисление отпуска сотрудникам организаций.

Когда мы проводим документ Начисление отпуска сотрудникам организаций, программа сразу выполняет два действия:

1. Начисляет сумму дохода по выбранному виду расчета (грязную сумму).
2. Сразу же исчисляет сумму НДФЛ на дату предполагаемой выплаты дохода и фиксирует ее в регистре накопления НДФЛ расчеты с бюджетом.

В результате проведения начисления сумма долга организации перед сотрудником по данному конкретному начислению сразу уменьшается на величину налога. Когда создается документ Зарплата к выплате организаций с характером выплаты Отпускные, программа анализирует регистр взаиморасчетов не на предмет начисленного дохода, а на предмет фактического текущего долга организации по этому документу-основанию. Таким образом, колонка Было начислено при межрасчетных выплатах отражает сумму начисленного долга к выплате, то есть сумму за вычетом налога. Равенство значений в колонках Было начислено и К выплате является штатным поведением типовой конфигурации, а не системной ошибкой.

Почему ручная правка НДФЛ в отпускных ломает учет

На практике бухгалтеры нередко пытаются принудительно исчислить НДФЛ с отпускных по ставке ровно 13%, вручную удаляя или уменьшая стандартные налоговые вычеты (на детей и др.), заложенные программой. Мотивом служит убеждение, что вычеты должны применяться исключительно при окончательном расчете зарплаты в конце месяца, а также стремление видеть фиксированную базу для 6-НДФЛ. Однако такое вмешательство приводит к системным сбоям по следующим причинам:

1. Нарушение расчета нарастающим итогом. Налог на доходы физических лиц в 1С всегда рассчитывается нарастающим итогом с начала налогового периода (года). Если вручную изменить сумму налога в документе начисления отпуска, в регистрах НДФЛ расчеты с бюджетом и НДФЛ сведения о доходах возникает расхождение между фактической базой и рассчитанной суммой налога.
2. Автоматический перерасчет в конце месяца. При проведении документа Начисление зарплаты работникам организаций в конце месяца алгоритм обнаружит, что за сотрудником числится излишне удержанный или недоудержанный налог за предыдущую межрасчетную выплату. Программа автоматически выполнит корректировку (доначисление или сторнирование) налога и вычетов прошлыми датами.
3. Искажение регламентированного отчета 6-НДФЛ. При заполнении 6-НДФЛ программа собирает данные не из первичных документов начисления или выплаты, а строго по регистрам накопления. Если бухгалтер правил НДФЛ руками, строки второго раздела отчета начнут дробиться, суммы удержанного налога перестанут сходиться с датами получения дохода, что приведет к штрафным санкциям и необходимости постоянной ручной правки отчета.

Как правильно организовать работу без переделки конфигурации

Рассмотрим проверенные способы, позволяющие расчетчикам получать необходимые цифры без разрушения типового налогового учета.

Способ 1. Контроль дат выплаты и отказ от ручных правок

Самый надежный и методологически верный путь — позволить программе рассчитывать НДФЛ по типовому алгоритму. Для этого необходимо соблюдать четкое правило сопоставления дат:

1. В документе Начисление отпуска сотрудникам организаций реквизит Дата выплаты дохода должен строго совпадать с днем, когда денежные средства будут фактически перечислены сотруднику (или выданы через кассу).
2. Документ Зарплата к выплате организаций и платежные документы (платежное поручение, расходный кассовый ордер) должны проводиться той же датой.
3. Для проверки суммы исчисленного налога к перечислению не нужно ориентироваться на колонки ведомости. Достаточно перед формированием платежного поручения на уплату налога открыть регламентированный отчет 6-НДФЛ за текущий квартал и нажать кнопку Заполнить: в нем отобразится блок с точной датой получения дохода, суммой начисленного дохода и точной суммой удержанного НДФЛ.

Способ 2. Использование отчетов для получения исходной суммы дохода

Если бухгалтеру требуется видеть полную («грязную») сумму начисленных отпускных, переделывать документ выплаты в конфигураторе категорически не рекомендуется, так как это нарушит проведение по регистру Взаиморасчеты с сотрудниками организаций. Вместо этого используем стандартные отчеты программы:

1. Откроем отчет Регистр налогового учета по НДФЛ, где в разрезе кодов доходов отражаются полные начисленные суммы до вычета налога.
2. Воспользуемся отчетом Универсальный отчет (по регистрам, документам, справочникам). Выберем тип данных Регистр накопления, имя регистра — НДФЛ сведения о доходах. Сгруппируем данные по полям ФизЛицо, Дата получения дохода и Регистратор. В таком отчете расчетчик сразу увидит полную базу дохода без необходимости ручных математических вычислений.

Способ 3. Внешняя обработка заполнения табличной части

Если расчетчикам принципиально важно видеть исходную сумму непосредственно внутри формы документа Зарплата к выплате организаций, правильным техническим решением будет создание дополнительной внешней обработки заполнения табличной части. Она подключается через механизм Дополнительные внешние обработки по заполнению табличных частей без снятия конфигурации с поддержки:

1. Обработка находит документ-основание (начисление отпуска), указанный в строке ведомости.
2. Считывает сумму начисления по строке документа до удержания налога.
3. Записывает эту информацию в существующее текстовое поле Комментарий текущей строки или выводит информационное окно расчетчику.

Такой подход полностью исключает риск искажения типовых движений документа по учету взаиморасчетов и сохраняет работоспособность автоматического заполнения отчета 6-НДФЛ.