← На главную

Каждый раз, когда Федеральная налоговая служба (ФНС) вносит изменения в формы регламентированной отчетности, у практикующих бухгалтеров и специалистов по автоматизации возникает множество вопросов. Типичная ситуация: программа 1С:Бухгалтерия 8 обновлена до самого свежего релиза, в шапке печатной формы документа красуется ссылка на актуальный приказ ФНС, но при выводе на печать бланк выглядит практически точно так же, как и старая форма. Бухгалтеры бьют тревогу, подозревая ошибку в обновлении программы или сбой в работе конфигурации. В этой статье мы подробно разберем, почему так происходит, выясним законодательные причины такого поведения программы и рассмотрим пошаговое руководство, как получить нужную форму.

Анализируем нормативную базу: в чем суть изменений

Для того чтобы понять логику работы программы 1С, нам необходимо обратиться к первоисточнику — налоговому законодательству. Источником путаницы стал Приказ ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ (в обсуждениях на форумах иногда ошибочно упоминают август, но верная дата приказа — именно 2 октября 2018 года). Этот документ кардинально изменил порядок предоставления сведений о доходах физических лиц.

До вступления в силу этого приказа существовала одна универсальная форма 2-НДФЛ, которую бухгалтеры использовали во всех случаях: и для отправки отчетов в налоговую инспекцию, и для выдачи сотрудникам по их личному запросу (например, для предоставления в банк, суд или налоговую для получения вычетов). Однако ФНС решила разделить эти потоки информации и утвердила два принципиально разных бланка:

1. Справка для налоговых органов (Приложение № 1 к приказу): Этот документ представляет собой сложную многостраничную структуру. Он снабжен штрихкодами, содержит специальные поля для автоматизированного сканирования и распознавания символов. Помесячная детализация доходов и вычетов в нем вынесена в отдельные приложения. Именно этот машиноориентированный бланк бухгалтеры ожидали увидеть после обновления во всех разделах программы.
2. Справка для выдачи сотрудникам (Приложение № 5 к приказу): Официально этот бланк называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Законодатели умышленно убрали из названия аббревиатуру «2-НДФЛ». Главное отличие этой формы в том, что она визуально практически полностью повторяет старый, привычный всем бланк. В ней сохранена классическая табличная структура с помесячной детализацией доходов на одной странице. Это было сделано для удобства физических лиц и сторонних организаций (банков, ведомств), которым гораздо проще работать с компактным и привычным документом.

Как это реализовано в программных продуктах 1С

Разработчики фирмы 1С строго придерживаются требований законодательства. В конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8 (БП) и 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) логика разделения справок была перенесена в интерфейс. Программа не совершает ошибок — она лишь выполняет те команды, которые выбирает пользователь.

Давайте проанализируем, какими документами формируются эти две формы:

1. Если нам необходимо подготовить отчетность для отправки в налоговую инспекцию, мы должны использовать документ 2-НДФЛ для передачи в ИФНС. При выводе на печать этого документа программа сформирует тот самый новый многостраничный бланк со штрихкодами (Приложение № 1).
2. Если к нам обращается работник с просьбой выдать ему справку о доходах (например, для оформления кредита в банке), мы должны использовать документ Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника. Программа выведет на печать бланк, визуально очень похожий на старую форму, но с обновленной нормативной ссылкой в правом верхнем углу (Приложение № 5).

Таким образом, когда бухгалтеры утверждают, что программа «печатает по-старому», они чаще всего просто открывают документ, предназначенный для сотрудника, и ожидают увидеть там форму со штрихкодами, предназначенную исключительно для ИФНС.

Пошаговое руководство: как получить нужный бланк в 1С

Рассмотрим подробнее по шагам, как правильно работать с этими документами в интерфейсе программы 1С:Бухгалтерия 8 (редакция 3.0).

Вариант 1. Формируем справку для выдачи сотруднику на руки

Если цель вашей работы — выдать документ физическому лицу, выполните следующие действия:

1. Перейдите в раздел меню Зарплата и кадры.
2. В блоке НДФЛ найдите и выберите пункт Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников.
3. Нажмите кнопку Создать для формирования нового документа.
4. Укажите организацию, налоговый период (год) и выберите сотрудника, которому требуется справка.
5. Нажмите кнопку Заполнить. Программа автоматически соберет все данные о начисленных доходах, исчисленном и удержанном налоге на основе проведенных в системе документов начисления зарплаты.
6. Нажмите кнопку Печать и выберите пункт Справка о доходах (2-НДФЛ).
7. Внимательно изучите сформированный печатный макет. Обратите внимание на правый верхний угол: там должна быть ссылка на Приказ ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ (или более поздний актуальный приказ, в зависимости от отчетного года). Сам бланк при этом будет выглядеть привычно, с таблицей помесячных доходов. Именно этот документ является единственно верным для выдачи сотруднику!

Вариант 2. Формируем справку для передачи в налоговую инспекцию (ИФНС)

Если вам требуется распечатать или выгрузить отчетность для фискальных органов (для периодов до 2021 года, когда этот отчет сдавался самостоятельно), выполните следующий алгоритм:

1. Перейдите в раздел меню Отчеты или Зарплата и кадры.
2. Выберите пункт 2-НДФЛ для передачи в ИФНС.
3. Создайте новый документ, укажите отчетный год и организацию.
4. Нажмите кнопку Заполнить. Система сформирует реестр справок по всем сотрудникам организации.
5. Для просмотра печатной формы нажмите кнопку Печать. Программа сформирует многостраничный машиночитаемый документ со штрихкодами в левом верхнем углу каждого листа. Этот бланк кардинально отличается от формы для сотрудников и полностью соответствует требованиям автоматизированной обработки данных в ФНС.

Эволюция отчетности по НДФЛ: что изменилось позже

Для полной картины нам необходимо проанализировать, как развивалось законодательство в последующие годы. Начиная с отчетности за 2021 год, ФНС провела еще одну масштабную реформу. Самостоятельный отчет по форме 2-НДФЛ, предоставляемый в налоговую инспекцию, был полностью упразднен.

Теперь сведения о доходах физических лиц включаются непосредственно в состав годового расчета по форме 6-НДФЛ в виде Приложения № 1 (Справка о доходах и суммах налога физического лица). Таким образом, сдавать отдельный файл или бумажный реестр по форме 2-НДФЛ в налоговую больше не требуется. Однако обязанность выдавать справки сотрудникам по их заявлению у работодателей осталась. И для этих целей по-прежнему используется отдельный бланк («Справка о доходах и суммах налога физического лица»), который по своей структуре напоминает ту самую классическую форму 2-НДФЛ.

Подводим итоги

Мы выяснили, что кажущаяся «ошибка» программы 1С на самом деле является строго выверенной реализацией требований налогового законодательства. Бухгалтеру не нужно пытаться самостоятельно переделывать макеты в конфигураторе или требовать от программистов «вернуть штрихкоды» в справку для сотрудников. Достаточно четко разграничивать назначение документов:

1. Для выдачи работнику на руки формируем документ Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника — она должна выглядеть просто и привычно, без штрихкодов.
2. Для отправки сведений в налоговую службу за прошлые периоды используем документ 2-НДФЛ для передачи в ИФНС (а начиная с отчетности за 2021 год — годовой отчет по форме 6-НДФЛ).

Проанализировав данную ситуацию, мы видим, что детальное понимание нормативной базы избавляет от необходимости искать несуществующие технические ошибки в кодовой базе программы.