← На главную

При подготовке и выдаче справок о доходах сотрудникам (ранее известных как формы 2-НДФЛ) бухгалтеры регулярно сталкиваются с изменениями законодательства и техническими нюансами их реализации в программных продуктах 1С. Особенно остро эта проблема проявилась при переходе на новые бланки отчетности, утвержденные Приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. В этой статье мы подробно разберем, почему в программах 1С:ЗУП и 1С:ЗКГУ возникала путаница с номерами приложений на бланках справок, как исправить эту ошибку технически, а также проанализируем правила выдачи справок о доходах вплоть до текущего налогового периода.

Суть проблемы: Приложение № 1 или Приложение № 5?

Согласно Приказу ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@, начиная с отчетности за 2018 год, классическая форма 2-НДФЛ была разделена разработчиками налогового ведомства на два совершенно разных бланка:

• Приложение № 1 — форма, предназначенная исключительно для отправки в налоговую инспекцию (ИФНС). Данный бланк содержит машиночитаемые штрихкоды, поля для указания признаков, номеров корректировок и ОКТМО/КПП в шапке документа.
• Приложение № 5 — упрощенный вариант справки, предназначенный для выдачи на руки физическим лицам (сотрудникам) по их запросу в соответствии с пунктом 3 статьи 230 НК РФ. В этом бланке отсутствует само название «2-НДФЛ» (оно заменено формулировкой «Справка о доходах и суммах налога физического лица»), нет штрихкодов, а структура данных значительно упрощена для удобства прочтения сотрудниками и коммерческими организациями (например, банками для оценки платежеспособности).

В релизах программных продуктов 1С (в частности, в версии 1С:ЗКГУ 3.1.8.214 и аналогичных релизах 1С:ЗУП) разработчики допустили техническую неточность. При формировании документа Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника программа выводила печатную форму, в верхнем правом углу которой красовалась надпись: «Приложение № 1 к приказу ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566». Это вызывало обоснованные опасения у бухгалтеров, так как выдача сотруднику бланка, предназначенного для налогового органа, является методологической ошибкой. На самом деле на бланке для сотрудника должно быть указано именно Приложение № 5.

Рассмотрим детально, какими способами можно исправить данное несоответствие в информационной базе 1С.

Способ 1. Обновление конфигурации (Рекомендуемый метод)

Самым простым, надежным и методологически верным решением проблемы является своевременная установка обновлений. Разработчики фирмы 1С оперативно отреагировали на сообщения пользователей и исправили зафиксированную ошибку.

Уже начиная с релиза 3.1.8.216 в 1С:ЗУП и 1С:ЗКГУ печатный макет справки для сотрудников был скорректирован. Система начала автоматически проставлять ссылку на легитимное Приложение № 5 к Приказу ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@.

Для обновления конфигурации выполним следующие шаги:

1. Создадим резервную копию информационной базы (данный шаг обязателен перед проведением любых обновлений!).
2. Перейдем в раздел Администрирование, затем выберем пункт Обслуживание.
3. В раскрывшемся блоке меню найдем пункт Обновление программы и перейдем по ссылке Установка обновлений.
4. Выполним поиск доступных обновлений через интернет-поддержку или укажем файл обновления вручную, после чего запустим процесс установки до актуального релиза.

Способ 2. Самостоятельная ручная корректировка макета печатной формы

Если по каким-то причинам оперативно обновить конфигурацию 1С не представляется возможным (например, база находится на доработке или закрыт период для изменения метаданных), мы можем исправить текст в шапке справки самостоятельно прямо в режиме 1С:Предприятие. Для этого воспользуемся механизмом редактирования макетов.

Проанализируем алгоритм изменения макета по шагам:

1. Перейдем в раздел меню Администрирование и выберем пункт Макеты печатных форм.
2. В открывшемся списке воспользуемся строкой поиска и введем поисковый запрос: Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника или найдем макет с техническим именем Справка2НДФЛДляСотрудника.
3. Выделим нужный макет в списке левой кнопкой мыши и нажмем на кнопку Изменить (или дважды кликнем по строке макета).
4. Программа предложит создать индивидуальный макет на основе поставляемого разработчиками. Соглашаемся с этим выбором.
5. В открывшемся табличном редакторе найдем ячейку в верхнем правом углу, содержащую ошибочный текст: «Приложение № 1 к приказу ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566».
6. Дважды щелкнем по ячейке и вручную отредактируем текст, заменив цифру «1» на цифру «5». У нас должно получиться: Приложение № 5 к приказу ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@.
7. Нажмем кнопку Записать и закрыть.

После выполнения этих действий программа при печати справок для сотрудников начнет использовать измененный нами пользовательский макет с корректным номером приложения. При этом основная конфигурация останется типовой и не снимется с поддержки.

Способ 3. Использование внешней печатной формы (ВПФ)

Еще один практичный вариант исправления ситуации без обновления всей системы — подключение внешней печатной формы. Этот способ часто используется системными администраторами и программистами 1С, когда необходимо точечно изменить печатную форму для конкретного документа, не затрагивая типовые механизмы конфигурации.

Подключение внешней печатной формы выполняется по следующей схеме:

1. Скачиваем или разрабатываем самостоятельно файл внешней печатной формы с расширением .epf, в котором прописан корректный вывод Приложения № 5.
2. Переходим в раздел Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки.
3. Убеждаемся, что установлен флаг напротив опции Дополнительные отчеты и обработки, и переходим по одноименной ссылке.
4. Нажимаем кнопку Добавить из файла и выбираем подготовленный файл формата .epf.
5. Настраиваем размещение обработки (указываем документ Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника) и определяем список пользователей, которым будет доступна данная печатная форма.
6. Нажимаем кнопку Записать и закрыть. Теперь в выпадающем меню «Печать» целевого документа появится новая корректная печатная форма.

Эволюция справки о доходах сотрудника после 2019 года

Для того чтобы не допускать ошибок при выдаче документов работникам, очень важно понимать, как трансформировался данный бланк в последующие налоговые периоды. Законодательство в сфере НДФЛ меняется стремительно, и формы документов за разные года имеют существенные различия.

Разберем эволюцию бланка справки о доходах физического лица по периодам:

• Период с 2018 по 2020 год включительно: В этот временной промежуток сотрудникам выдавался бланк, утвержденный Приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. Это было то самое Приложение № 5, вокруг которого велось обсуждение на форумах. Справка не содержала штрихкодов и не имела аббревиатуры «2-НДФЛ» в названии.
• Период с 2021 по 2023 год включительно: В соответствии с Приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ произошла масштабная реформа отчетности по НДФЛ. Справки 2-НДФЛ для налоговой инспекции как отдельный документ прекратили свое существование — сведения о доходах физических лиц стали неотъемлемой частью годового расчета по форме 6-НДФЛ. Для выдачи сотрудникам на руки был утвержден новый бланк. В этот период работодатели обязаны были использовать форму, приведенную в Приложении № 4 к Приказу № ЕД-7-11/753@ (этому документу присвоен внутренний код КНД 1175018).
• Период с 2024 года по настоящее время: В связи с повсеместным внедрением Единого налогового счета (ЕНС) и существенным изменением правил и сроков уплаты налога, ФНС вновь обновила бланки. Начиная с доходов за 2024 год, применяется форма, утвержденная Приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ (в редакции приказа от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@). Главным методологическим новшеством этой формы стало полное исключение строки «Сумма налога перечисленная». Теперь работодателю в справке для физического лица больше не нужно высчитывать и указывать фактически перечисленный в бюджет налог в разрезе конкретного человека — фиксируются только исчисленные и удержанные суммы налога. Справка выдается на основании обновленного Приложения № 4 к Приказу № ЕД-7-11/649@.

Золотое правило работы для бухгалтера

В практической деятельности любого расчетчика и бухгалтера по заработной плате регулярно возникают ситуации, когда уволившийся ранее сотрудник обращается в организацию за получением справок о доходах за прошлые налоговые периоды (например, для оформления налогового вычета при покупке жилья или лечении, либо для предоставления документов в банк при одобрении ипотечного кредита).

Важно запомнить ключевое правило: справка о доходах сотрудника всегда должна формироваться и распечатываться строго по той форме (и по тому приказу ФНС), которая действовала непосредственно в запрашиваемом налоговом периоде (календарном году дохода).

Проанализируем это правило на конкретном примере:

Если в 2024 году к вам обращается бывший сотрудник с заявлением о предоставлении справок о доходах за 2020, 2022 и 2023 годы, вы обязаны выдать ему три совершенно разных бланка документа:

1. За 2020 год — Справка выдается по форме Приложения № 5 к Приказу ФНС № ММВ-7-11/566@.
2. За 2022 и 2023 годы — Справки формируются на бланках Приложения № 4 к Приказу ФНС № ЕД-7-11/753@.
3. Если бы запрашивался текущий 2024 год — следовало бы распечатать форму по Приложению № 4 к Приказу ФНС № ЕД-7-11/649@.

Если проигнорировать это правило и распечатать доходы прошлых лет на актуальном бланке 2024 года, у сотрудника возникнут серьезные проблемы. Налоговые органы откажут в приеме декларации 3-НДФЛ, так как формат документа не будет соответствовать периоду заявления вычета, а коммерческие банки забракуют пакет документов при анализе кредитной заявки.

К счастью для пользователей программных продуктов 1С, конфигурации 1С:ЗУП и 1С:ЗКГУ последних версий умеют отрабатывать эту логику в автоматическом режиме. При создании документа Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника вам достаточно лишь указать верный отчетный год в шапке документа. Система самостоятельно определит период, обратится к нужному историческому макету печатной формы и сформирует документ в точном соответствии с архивным законодательством.

Однако для корректной работы этого механизма критически важно своевременно обновлять вашу базу данных 1С и отслеживать актуальность установленных патчей и релизов.