В процессе ведения кадрового учета и расчета заработной платы бухгалтеры нередко сталкиваются со сложными ситуациями, связанными с изменением налогового статуса сотрудников. Типичный пример: иностранный гражданин или гражданин РФ, длительное время находившийся за границей, принимается на работу в качестве нерезидента (ставка НДФЛ 30%). Спустя некоторое время он проводит в стране более 183 дней, приобретает статус налогового резидента (ставка НДФЛ 13%), причем в течение этого же года он успевает уволиться и устроиться на работу заново.
При формировании отчетности (например, отчета «Регистр налогового учета по НДФЛ» или декларации 6-НДФЛ) пользователь замечает, что программа пересчитывает прошлые доходы по ставке 13% и «схлопывает» налог. Попытки исправить ситуацию вручную и вернуть доходы в раздел 30% приводят к ошибкам в контрольных соотношениях отчетов. Проанализируем эту ситуацию, разберемся в требованиях законодательства РФ и выясним, как правильно отразить данные операции в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.
---
Для начала разберем нормативную базу, на которой основаны алгоритмы работы решений 1С. Поведение программы абсолютно корректно и полностью соответствует требованиям Налогового кодекса РФ (в частности, статьям 207, 224 и 226 НК РФ).
Основные правила определения статуса и расчета налога заключаются в следующем:
ФизическиеЛица), а не конкретных договоров или элементов справочника Сотрудники. Поэтому факт увольнения в мае и нового приема на работу в июле в ту же организацию не разделяет учет налога на «до» и «после». Программа видит единое физическое лицо и обязана пересчитать налог нарастающим итогом с января.---
При перерасчете НДФЛ со ставки 30% на ставку 13% у сотрудника неизбежно возникает излишне удержанный налог (переплата). Разберемся, как с ней работать в соответствии со статьей 231 НК РФ.
Согласно пункту 1.1 статьи 231 НК РФ, налоговый агент (работодатель) не имеет права самостоятельно возвращать сотруднику излишне удержанный НДФЛ, образовавшийся вследствие изменения его налогового статуса на «резидент». Такой возврат производится исключительно налоговым органом (ИФНС) по месту жительства сотрудника на основании поданной им по окончании года декларации 3-НДФЛ и документов, подтверждающих статус.
Однако работодатель обязан зачесть образовавшуюся переплату в счет будущих начислений НДФЛ текущего года. В программе 1С:ЗУП этот механизм автоматизирован:
---
Частой ошибкой бухгалтеров является попытка искусственно разделить доходы в регламентированной отчетности. Например, отразить доходы до мая по ставке 30%, а доходы с июля — по ставке 13%. Делать это вручную в 6-НДФЛ категорически нельзя!
Проанализируем последствия ручной корректировки:
---
Рассмотрим пошагово алгоритм действий, который позволит корректно отразить смену статуса и избежать расхождений в учете.
Прежде всего необходимо зафиксировать новый статус в программе. Сделать это нужно в карточке физического лица:
После изменения статуса программе необходимо дать команду пересчитать налог за прошлые месяцы (в нашем примере — с января по май). Сделать это можно двумя способами:
Способ А. Автоматически при начислении зарплаты за текущий месяц
При создании очередного документа НачислениеЗарплатыИВзносов (например, за июль) программа на вкладке «НДФЛ» автоматически выполнит перерасчет. Вы увидите строки с отрицательными суммами (сторнирование) по ставке 30% за прошлые месяцы и строки с положительными суммами по ставке 13%. Общий итог налога за месяц окажется отрицательным или нулевым.
Способ Б. С помощью специального документа «Перерасчет НДФЛ»
Если вы хотите разграничить текущие начисления и перерасчеты прошлых периодов, рекомендуется использовать отдельный документ:
Рассмотрим условный пример того, как это фиксируется в регистрах накопления программы (таких как РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ):
// Логика формирования записей регистра при перерасчете статуса:
Расход | ФизЛицо: Петров | Ставка: 30% | СуммаНДФЛ: -45 000 руб. (сторнирование удержания)
Приход | ФизЛицо: Петров | Ставка: 13% | СуммаНДФЛ: +19 500 руб. (исчисление по новой ставке)
Итог переплаты к зачету: 25 500 руб.
Для контроля правильности проведения операции сформируем отчеты:
---
Если вы столкнулись с тем, что 1С:ЗУП 3.1 «схлопывает» ставки НДФЛ при переходе сотрудника в статус резидента — не пугайтесь и не пытайтесь корректировать регистры вручную. Программа действует строго в рамках НК РФ.
Доверьтесь автоматическим механизмам программы: правильно установите дату изменения статуса (с 1 января текущего года), проведите документ перерасчета и позвольте системе зачесть переплату в счет будущих платежей. Это сбережет ваше время и защитит организацию от штрафных санкций и ошибок при сдаче регламентированной отчетности 6-НДФЛ.