Часто в процессе подготовки регламентированной отчетности бухгалтеры сталкиваются с ситуацией, когда доходы иностранных сотрудников, облагаемые по ставке 13%, при формировании отчета 6-НДФЛ ошибочно отражаются в разделе для ставки 30%. Давайте вместе разберемся, почему это происходит и как исправить данную ошибку в программе 1С:ЗУП 3.1.
Основная причина такого поведения программы кроется не в самих начислениях (они чаще всего верны), а в некорректном определении налогового статуса физического лица в регистрах данных. Отчет 6-НДФЛ анализирует доходы физических лиц в разрезе их налогового статуса на определенные даты. Если статус «Нерезидент, работающий по найму на основании патента» был установлен позже даты первого дохода в налоговом периоде, программа автоматически считает сотрудника обычным нерезидентом (ставка 30%) для более ранних периодов.
Чаще всего это происходит в следующих случаях:
Первым делом нам необходимо выяснить, какой именно документ или период стал причиной формирования записи по ставке 30%. Для этого настроим специальный отчет:
Анализ НДФЛ по месяцам.Внимательно изучим результат: вы увидите, какие конкретно документы создали «нежелательные» записи с признаком ставки 30%. Если это старые начисления или ведомости, их необходимо проверить на соответствие актуальному статусу налогоплательщика.
После того как мы нашли проблемного сотрудника, перейдем к исправлению истории его статуса:
Откроем справочник «Физические лица» или «Сотрудники», перейдем по ссылке Налог на доходы. Проверим историю изменения статуса налогоплательщика. Важно, чтобы дата начала действия статуса «Нерезидент, работающий по найму на основании патента» была равна или предшествовала дате самого первого дохода, полученного этим лицом в текущем году.
Если статус был установлен, например, с мая, а доход был в марте, программа будет применять ставку 30% ко всему доходу за март и апрель. Исправив дату начала на январь (или дату приема), мы укажем программе, что сотрудник с самого начала года должен облагаться по ставке 13%.
После корректировки статуса простого исправления в карточке недостаточно. Необходимо выполнить пересчет налога:
Важно: Не рекомендуем вручную менять ставки непосредственно в печатной форме 6-НДФЛ. Это «косметическое» решение, которое приведет к ошибкам при следующем автоматическом заполнении и вызовет расхождения при сверке с данными налоговой инспекции.
Если описанные выше действия не привели к результату, возможно, проблема кроется в ошибке алгоритмов старого релиза конфигурации. Рекомендуем проверить, не установлена ли у вас устаревшая версия ЗУП 3.1. Разработчики 1С регулярно выпускают обновления, исправляющие именно такие ошибки формирования регламентированной отчетности. При работе с иностранными гражданами крайне важно иметь актуальную версию платформы и конфигурации.
В завершение напомним: если вы обнаружили, что в базе есть «задвоенные» физические лица, необходимо использовать обработку «Поиск и удаление дублей» для объединения карточек. Неверно оформленные данные по одному лицу, «размазанные» по двум карточкам, — частая причина некорректного расчета НДФЛ и ошибок в отчетности. При необходимости объединить сведения или перенести их в новую базу можно использовать перенос данных ЗУП 3 — ЗУП 3.