При ведении учета в программе «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0» (БП 3.0) бухгалтеры проектных организаций часто сталкиваются со следующей проблемой: затраты по долгосрочным проектам накапливаются в течение нескольких месяцев, и если списывать их сразу, то в периодах без выручки возникают сильные убытки. В поисках решения некоторые специалисты решают изменить типовые настройки плана счетов — например, убрать признак «Только обороты» у субконто Статьи затрат на счете 26 («Общехозяйственные расходы»), чтобы оставлять на нем «незавершенку» в разрезе конкретных статей.
В этой статье мы подробно разберем, почему такое техническое вмешательство крайне опасно для базы данных, к каким законодательным нарушениям оно приведет, и как правильно реализовать проектный учет в 1С штатными средствами без изменения конфигурации.
---
Для начала выясним причину, по которой разработчики фирмы «1С» установили признак Только обороты (обозначается как «(об)» в плане счетов) для субконто Статьи затрат на счете 26.
Этот признак означает, что детальный аналитический учет расходов ведется только по дебету счета в течение отчетного периода (месяца). Мы видим, на какие именно статьи (например, аренда, связь, канцтовары) уходили деньги. Однако при закрытии месяца вся накопленная сумма списывается с кредита счета 26 одной общей проводкой без разбивки по статьям затрат.
Такой подход решает две важные задачи:
Закрытие месяца.26 по окончании месяца должен закрываться полностью (сальдо на конец месяца должно быть строго нулевым), детализировать его закрытие до копеек по каждой статье не имеет практического смысла для финансового результата.---
Попытка оставить остаток (сальдо) на счете 26 — это не просто техническая ошибка, а прямое нарушение законодательства РФ.
С 2021 года в силу вступил стандарт ФСБУ 5/2019 «Запасы», который кардинально изменил правила учета затрат:
26 в конце каждого месяца списываются в полном объеме непосредственно в дебет счета 90.08 («Управленческие расходы»).Таким образом, накопление остатков на счете 26 под предлогом «длинных проектов» приведет к искажению бухгалтерской отчетности и грубому нарушению правил ведения учета.
---
Рассмотрим, что произойдет с базой данных 1С, если программист или администратор все же решится программно отключить признак Только обороты на счете 26.
Регламентная операция Закрытие счетов 20, 23, 25, 26 опирается на жестко зашитые в код алгоритмы распределения и закрытия затрат. Программа рассчитывает увидеть оборотный характер аналитики по статьям. Если субконто перестает быть оборотным, алгоритм проведения документов закрытия не сможет сопоставить дебетовые и кредитовые части проводок, что вызовет фатальные ошибки при проведении операции.
Поскольку закрытие счета происходит сводно или по специфическим внутренним правилам распределения, в Оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ) по счету 26 в разрезе отдельных статей затрат неизбежно возникнут «зависшие» остатки и отрицательные (красные) суммы. В целом по счету сальдо может казаться нулевым, но внутри аналитики начнется хаос.
В налоговом учете (как при ОСНО, так и при УСН «Доходы минус расходы») общехозяйственные расходы признаются косвенными и должны уменьшать налоговую базу текущего периода. Ручное вмешательство в аналитику счета 26 нарушит автоматическое заполнение налоговых деклараций и КУДиР.
План счетов является типовым объектом метаданных 1С. Любое его ручное изменение снимает конфигурацию с автоматической поддержки. При первом же обновлении системы измененные свойства счета 26 могут вернуться к заводским настройкам, что приведет к непредсказуемому пересчету прошлых периодов и искажению сданной отчетности.
---
Проанализируем правильный методологический путь решения проблемы, предусмотренный разработчиками 1С. Для проектных организаций с длительным циклом выполнения работ учет должен строиться на других принципах.
Счет 20.01 — это единственный счет в «1С:Бухгалтерии», на котором официально разрешено оставлять остатки в виде незавершенного производства (НЗП).
На этом счете аналитика ведется по субконто Номенклатурные группы. В данном случае под каждую «Номенклатурную группу» необходимо завести отдельный проект, договор или этап работ.
Проанализируем структуру затрат организации и распределим их следующим образом:
20.01 с указанием соответствующего проекта в субконто Номенклатурные группы.25 («Общепроизводственные расходы»). В конце месяца программа автоматически распределит их на счет 20.01 между активными проектами по выбранной базе распределения (например, пропорционально прямым затратам или оплате труда).26 и полностью закрываются в конце месяца на счет 90.08. Появление временного убытка при отсутствии выручки по проектам — это нормальное экономическое явление для проектного бизнеса, которое не требует искусственного «сглаживания» путем сокрытия затрат.Если в текущем месяце по конкретному проекту (номенклатурной группе) не было отражено выручки (документом Реализация услуг), то все собранные по дебету счета 20.01 затраты автоматически перейдут на следующий месяц в качестве остатка (сальдо по Дт 20.01) — это и будет незавершенным производством.
Если же по проекту была частичная выручка, но затраты нужно списать лишь частично, мы можем использовать документ «Инвентаризация НЗП». Этот документ позволяет вручную зафиксировать сумму расходов по проекту, которую необходимо временно оставить на счете 20.01, перенеся их списание на будущие периоды.
---
Попытка убрать признак Только обороты у субконто счета 26 — это критическая ошибка, которая приведет к поломке механизмов закрытия месяца, искажению регламентированной отчетности и проблемам при обновлении 1С.
Для корректного ведения проектного учета используйте счет 20.01 в связке с субконто Номенклатурные группы (проекты) и механизмом незавершенного производства. Это позволит вам вести детальный учет расходов по каждому проекту в строгом соответствии с требованиями законодательства и методологии 1С.