← На главную

При совместном использовании программных продуктов «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0» (БП) одним из ключевых вопросов является правильная настройка синхронизации данных. Часто в целях безопасности, сохранения конфиденциальности персональных данных о доходах или просто для упрощения учета в БП выбирают режим интеграции «Сводно по сотрудникам».

В таком режиме детальные платежные ведомости из базы ЗУП в базу БП не переносятся. Возникает закономерный вопрос: как обычному пользователю-бухгалтеру отразить сам факт выплаты заработной платы в бухгалтерской программе, чтобы корректно закрыть расчеты по счету 70? Рассмотрим эту ситуацию во всех подробностях, разберем по шагам алгоритмы для безналичных и наличных расчетов, а также проанализируем критически важные нюансы для организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения (УСН).

Теоретические основы: что происходит при сводном учете

Для начала проанализируем, как вообще функционирует схема взаимодействия двух баз при сводной настройке синхронизации:

1. Все начисления, удержания, расчеты по налогам (НДФЛ) и страховым взносам детально выполняются в программе 1С:ЗУП 3.1.
2. В конце месяца в ЗУП создается и проводится документ Отражение зарплаты в бухучете. Именно этот документ после проведения синхронизации попадает в 1С:БП 3.0.
3. В БП документ Отражение зарплаты в бухучете формирует сводные проводки по начислению зарплаты и взносов (например, по кредиту счета 70 в корреспонденции со счетами затрат 20, 26, 44).
4. Ведомости на выплату (в банк или в кассу), оформленные в ЗУП, при сводном режиме в БП не переносятся. Соответственно, в БП отсутствуют документы-первоисточники для автоматического создания кассовых или банковских документов.

Следовательно, проведение выплат в БП ложится на плечи бухгалтера. Выясним, как правильно организовать этот процесс для разных способов выдачи денежных средств.

Вариант 1. Выплата зарплаты по безналичному расчету (через банк)

Рассмотрим стандартный сценарий, когда организация перечисляет заработную плату сотрудникам на банковские карты (в том числе в рамках зарплатного проекта). Последовательность действий пользователя выглядит следующим образом:

Шаг 1. Формирование документов в 1С:ЗУП 3.1
В зарплатной базе рассчитывается зарплата, после чего создается документ Ведомость в банк (или Ведомость в кассу, если это предусмотрено проектом, но чаще используется Ведомость в банк / Ведомость на счета). Внутри ведомости должны быть заполнены все сотрудники и причитающиеся им суммы.

Шаг 2. Выгрузка реестра для банка
Если в организации подключен зарплатный проект, непосредственно из документа ведомости в ЗУП (или через рабочее место «Обмен с банками по зарплатным проектам») выгружается специализированный файл-реестр. Обратите внимание: кнопка выгрузки реестра появляется в программе только при активной настройке зарплатного проекта в карточке организации.

Шаг 3. Передача данных в банк-клиент
Бухгалтер открывает программу банк-клиент в браузере или на компьютере, импортирует туда полученный из ЗУП файл-реестр и отправляет его на исполнение. Банк списывает общую сумму с расчетного счета организации и распределяет ее по картам сотрудников.

Шаг 4. Получение банковской выписки в 1С:БП 3.0
После того как банк исполнил платеж, бухгалтер выгружает из банк-клиента стандартный файл выписки и загружает его в 1С:Бухгалтерию 3.0. При обработке выписки программа автоматически создаст документ Списание с расчетного счета.

При этом в документе Списание с расчетного счета необходимо проверить следующие реквизиты:

• Вид операции: указывается значение Перечисление заработной платы по ведомостям (если ведомости ведутся сводно) или Перечисление заработной платы работнику (если платеж индивидуальный).
• Получатель: указывается банк, осуществляющий обслуживание зарплатного проекта.
• Счет учета: 51.
• Счет дебета: указывается счет 70.

Поскольку ведомости из ЗУП в БП не прилетели, поле для выбора ведомости останется пустым или заполнится обобщенно (в зависимости от настроек детализации плана счетов, которые мы разберем ниже). При проведении документ сформирует проводку Дебет 70 — Кредит 51 на общую сумму реестра. Обороты по счету 70 успешно закроются.

Вариант 2. Выплата зарплаты наличными через кассу (РКО)

Если часть зарплаты или вся она выдается наличными денежными средствами через кассу компании, схема усложняется, поскольку кассовые документы в БП не могут быть загружены из внешних источников автоматически. Бухгалтеру необходимо создать документ вручную. Посмотрим, как это сделать правильно, так как порядок действий напрямую зависит от настроек плана счетов в вашей БП 3.0.

Сценарий А. На счете 70 в БП отключена аналитика по сотрудникам

Если в настройках параметров учета БП (меню Главное — Настройки плана счетов — Учет расчетов с персоналом) выбрано значение «Сводно по всем работникам»:

1. В БП перейдите в раздел Банк и касса и создайте новый документ Выдача наличных (Расходный кассовый ордер).
2. Выберите вид операции «Выплата заработной платы по ведомостям».
3. Обратите внимание на важную особенность: так как на счете 70 отключена аналитика по сотрудникам (нет субконто «Работники организаций»), поле для выбора конкретной ведомости в документе отображаться не будет! Программа понимает, что учет ведется сводно.
4. Вам достаточно указать общую сумму, выданную по кассе на основании бумажной ведомости, распечатанной из ЗУП.
5. Укажите статью движения денежных средств и проведите документ. Он сформирует прямую проводку Дебет 70 — Кредит 50.01 на общую сумму без какой-либо детализации по физлицам.

Сценарий Б. На счете 70 в БП включена аналитика «По каждому работнику»

Иногда возникают ситуации, когда в БП в настройках плана счетов оставлен детальный учет по каждому работнику (например, это требуется для иных видов расчетов или осталось от предыдущих периодов), но синхронизация из ЗУП все равно настроена в режиме «Сводно по сотрудникам».

В этом случае при попытке провести сводный кассовый документ программа потребует указать конкретное физическое лицо, так как субконто на счете 70 является обязательным для заполнения. Чтобы решить эту проблему, выполните следующие действия:

1. В БП перейдите в справочник Физические лица.
2. Создайте одного виртуального (служебного) контрагента, назовите его, например, «Все сотрудники» или «Обобщенный сотрудник».
3. При создании документа Выдача наличных выберите вид операции «Выплата заработной платы работнику».
4. В качестве получателя выберите созданного виртуального сотрудника («Все сотрудники») и укажите общую сумму выплаты.
5. К бумажной версии РКО обязательно приложите распечатанную из ЗУП расчетно-платежную ведомость (форма Т-49) или платежную ведомость (форма Т-53) с оригинальными подписями всех работников в получении денег.

При проведении документ сформирует проводку Дебет 70 (субконто «Все сотрудники») — Кредит 50.01, закрывая сводное начисление.

Критически важное предупреждение для организаций на УСН («Доходы минус расходы»)

Если ваше предприятие применяет упрощенную систему налогообложения (УСН) с объектом налогообложения «Доходы минус расходы», использовать настройку синхронизации «Сводно по сотрудникам» крайне не рекомендуется!

Выясним, с чем связано это ограничение:

• Для того чтобы расходы по оплате труда и налогам (НДФЛ, страховые взносы) были признаны в налоговом учете при УСН и попали в КУДиР, должны одновременно выполниться два условия: начисление и фактическая выплата.
• Программа 1С:БП 3.0 производит автоматическое сопоставление начислений и выплат в разрезе конкретных сотрудников. При сводном учете в БП переносится только общая сумма начисления, а ведомости на выплату отсутствуют.
• В результате алгоритмы УСН в БП «не видят», кому именно и за какой период была выплачена зарплата. Соответственно, расходы на оплату труда и уплаченный НДФЛ не будут автоматически приниматься к расходам и не попадут в Книгу учета доходов и расходов.

Как поступить в такой ситуации?
Если вы уже ведете учет сводно и не хотите менять настройки, вам придется в конце каждого месяца вручную создавать документ Запись книги учета доходов и расходов УСН и скрупулезно вносить туда суммы расходов вручную, что сильно увеличивает трудоемкость и вероятность ошибок.

Рекомендуемым и наиболее правильным решением для УСН является перенастройка синхронизации в ЗУП и БП в режим «С детализацией по сотрудникам». В этом случае платежные ведомости будут автоматически выгружаться в БП, что позволит программе корректно сопоставлять данные и автоматически формировать записи КУДиР без участия ручного труда.

Резюме

Мы подробно разобрали, как отражается выплата зарплаты сводно по сотрудникам в 1С:Бухгалтерии 3.0. Подведем краткие итоги:

• При безналичных расчетах выгружайте файлы реестров из 1С:ЗУП 3.1, проводите их в банк-клиенте, а в 1С:БП 3.0 загружайте готовую выписку, которая сформирует проводки по дебету 70 счета автоматически.
• При выдаче наличных формируйте документ Выдача наличных в БП вручную, учитывая текущую настройку аналитики счета 70 (сводно или по каждому сотруднику с использованием «виртуального» физлица).
• Если ваша компания работает на УСН («Доходы минус расходы»), откажитесь от сводного учета в пользу детализированного, чтобы избежать ручного заполнения КУДиР.