При совместном использовании программ 1С:Зарплата и управление персоналом 3 (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 (БП) часто применяется схема, при которой учет расчетов с персоналом ведется в бухгалтерской базе сводно. Это позволяет не засорять справочник физических лиц в БП и ограничить доступ бухгалтеров общего профиля к персональным данным о доходах сотрудников.
Однако при такой настройке пользователи часто сталкиваются с техническим препятствием. При попытке провести платежные документы — Списание с расчетного счета или Расходный кассовый ордер с видом операции "Перечисление заработной платы по ведомостям" — система настойчиво требует указать ведомость выплаты. Но ведомостей в бухгалтерской базе нет, ведь при сводной выгрузке они из ЗУП не переносятся. Использование вида операции "Прочий расход" решает проблему лишь временно, искажая аналитику и создавая трудности при дальнейшей выгрузке данных в сторонние системы (например, в базу "Управляющий").
Давайте подробно разберем, почему возникает эта ошибка и как правильно настроить обе конфигурации, чтобы платежные документы проводились корректно и без лишней аналитики.
Для того чтобы понять логику программы, проанализируем взаимосвязь настроек в двух базах. Требование указать ведомость в платежных документах 1С:Бухгалтерии возникает тогда, когда на счете 70 ("Расчеты с персоналом по оплате труда") включен детальный аналитический учет по сотрудникам (субконто "Работники организаций").
Если в правилах синхронизации на стороне ЗУП мы указываем выгрузку "Сводно по сотрудникам", то документ Отражение зарплаты в бухучете приходит в БП без персональной детализации. При этом сама 1С:Бухгалтерия "думает", что учет по-прежнему ведется детально. В результате возникает конфликт логики: план счетов БП требует указать конкретного работника и ведомость для закрытия взаиморасчетов по счету 70, а в базе этих данных попросту нет.
Чтобы программа перестала запрашивать ведомости и позволяла проводить выплату общей суммой, выполним следующие шаги по настройке параметров плана счетов в 1С:Бухгалтерии предприятия.
Важное предупреждение: Изменение настроек плана счетов — это серьезная операция, которая влияет на структуру хранения данных и проведение документов по счету 70. Перед выполнением описанных ниже действий обязательно создайте резервную копию вашей информационной базы!
Администрирование и перейдем в пункт Параметры учета.Настройки плана счетов и кликнем по ней.Учет расчетов с персоналом обратим внимание на текущее значение. Если там указано "По каждому работнику", то это и есть источник нашей проблемы. Нажмем на эту гиперссылку для изменения режима.70. Подтвердим это действие.Администрирование -> Настройки программы -> Параметры учета -> Настройки зарплаты. Убедимся, что в поле "Учет расчетов по заработной плате и кадровый учет ведутся" установлен вариант "Во внешней программе".После сохранения данных настроек программа автоматически отключит обязательность заполнения ведомостей в кассовых и банковских документах. Рассмотрим подробнее, как теперь будет выглядеть процесс проведения выплат.
Теперь при создании документов Списание с расчетного счета или Расходный кассовый ордер с видом операции "Перечисление заработной платы по ведомостям" (или "Выплата заработной платы по ведомостям") мы увидим следующие изменения:
Дебет 70 - Кредит 51 (или 50) на общую сумму без аналитики по физическим лицам.Это полностью решает проблему автора темы: отпадает необходимость использовать некорректный вид операции "Прочий расход", данные ложатся на правильные регистры взаиморасчетов и без проблем выгружаются в другие информационные системы (например, в конфигурацию "Управляющий").
Проанализируем ситуацию, о которой часто забывают при переходе на сводный учет зарплаты. Если ваша организация применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения "Доходы минус расходы", то отключение детализации по сотрудникам в БП приведет к серьезной проблеме.
Для того чтобы автоматически признать расходы на оплату труда в Книге учета доходов и расходов (КУДиР) при УСН, программе необходимо сопоставить два события по каждому конкретному сотруднику: факт начисления зарплаты (документ Отражение зарплаты в бухучете) и факт ее фактической выплаты. При сводном учете, когда на счете 70 отсутствует аналитика по сотрудникам, программа физически не может связать эти события.
Если вы находитесь на УСН "Доходы минус расходы", у вас есть два пути решения:
Если вам критически важно сохранить тайну зарплаты в БП, но при этом необходимо автоматически признавать расходы для УСН, выполним следующую схему настройки:
Физические лица (и, соответственно, Сотрудники) создадим одного фиктивного элемента с наименованием, например, "Все сотрудники" (или "Обобщенный сотрудник").Отражение зарплаты в бухучете запишутся на аналитику "Все сотрудники".Списание с расчетного счета) в качестве получателя и ведомости также укажем данные, оформленные на нашего "Обобщенного сотрудника".При использовании этого метода счет 70 будет корректно закрываться (начислено на "Все сотрудники" и выплачено "Все сотрудники"), а налоговый регистр УСН сможет автоматически сопоставлять начисления и выплаты, принимая расходы к налоговому учету без ручного вмешательства бухгалтера.