← На главную

При работе в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда фонд оплаты труда (ФОТ) в справочнике Штатное расписание не совпадает с ожидаемой суммой. Особенно остро это проявляется для должностей с видом начисления Оплата по окладу (по часам) и использованием неполных ставок (например, 0.1 или 0.5 ставки). Рассмотрим подробнее, почему возникают странные цифры (например, 1506,25 вместо ровных 1500 рублей) и как привести расчеты в порядок.

Разберем механизм расчета ФОТ в штатном расписании

Для начала проанализируем, как система формирует показатель ФОТ. В отличие от фактического начисления зарплаты конкретному сотруднику, где расчет идет по дням или часам в текущем месяце, ФОТ в штатном расписании — это плановый показатель. Он рассчитывается по усредненным алгоритмам.

Если для позиции штатного расписания используется начисление Оплата по окладу (по часам), программа применяет следующую логику:

1. Система определяет среднемесячное количество часов по графику, указанному в позиции штатного расписания.
2. Определяется стоимость одного часа исходя из оклада и нормы времени.
3. Итоговый ФОТ получается путем умножения часовой ставки на среднее количество рабочих часов в месяц.

Посмотрим на пример из практики: при окладе 15 000 рублей и ставке 0.1 пользователь ожидает увидеть ФОТ 1500 рублей. Однако программа выдает 1506,25. Выясним причину: это происходит из-за того, что график неполного рабочего времени (0.1 ставки) может иметь среднемесячное количество часов, которое не идеально соответствует 10% от полной нормы из-за округлений или специфики расстановки часов в графике. Программа берет «вес» графика в годовом исчислении, что и дает погрешность.

Проанализируем влияние настроек графиков работы

Одной из ключевых причин расхождений является настройка графиков неполного рабочего времени. Разберем по шагам, на что обратить внимание:

1. Настройка "Считать норму по другому графику"
В свойствах графика неполного времени часто стоит галочка Считать норму по другому графику (например, по Пятидневке). В этом случае программа вычисляет ДоляНеполногоРабочегоВремени как отношение длины графика неполного времени к длине графика полной нормы. Если в течение года из-за праздников или предпраздничных дней это отношение плавает, плановый ФОТ будет отличаться от арифметического умножения оклада на коэффициент ставки.

2. График в позиции штатного расписания
Важно понимать: в карточке позиции штатного расписания указывается основной график. Если там указан график неполного времени, алгоритм расчета ФОТ будет опираться на его параметры. Специалисты рекомендуют указывать в штатном расписании полный график (например, стандартную пятидневку), а количество ставок фиксировать в соответствующем поле (0.1, 0.5 и т.д.). В этом случае расчет ФОТ будет более предсказуемым.

Инструкция по исправлению неверного ФОТ

Если вы обнаружили, что ФОТ в штатном расписании «поплыл», выполним следующие действия для исправления ситуации:

Способ 1: Использование полного графика в штатном расписании

Рассмотрим наиболее стабильный вариант настройки:

1. Откроем карточку позиции в справочнике Штатное расписание.
2. В поле График работы выберем график полного рабочего времени (например, Пятидневка 40 часов).
3. В поле Количество ставок укажем реальную долю (например, 0.1).
4. Проверим расчет ФОТ. При такой настройке программа возьмет полный оклад, умножит его на 0.1 и получит корректную сумму без учета среднемесячных колебаний часов неполного графика.

Способ 2: Ручная корректировка ФОТ (Зеленый карандаш)

Если специфика учета требует оставить именно неполный график в позиции, воспользуемся возможностью ручной правки:

1. В карточке позиции штатного расписания найдем строку с начислением и итоговую сумму ФОТ.
2. Рядом с суммой ФОТ нажмем на кнопку с изображением зеленого карандаша (редактирование ФОТ).
3. В открывшемся окне мы увидим, из каких показателей сложилась сумма. Программа позволяет переключиться в режим ручного редактирования, где можно указать требуемую сумму ФОТ (1500 рублей вместо 1506,25).
4. Сохраним изменения. Этот способ гарантирует, что в отчетах по штатному расписанию будет фигурировать нужная вам цифра.

Способ 3: Изменение порядка пересчета часовой ставки

Выясним, как общие настройки системы влияют на наш расчет. Перейдем в раздел Настройка — Расчет зарплаты — ссылка Детальная настройка параметров (или просто внизу страницы настроек):

Посмотрим на параметр При пересчете тарифной ставки сотрудника в стоимость часа (день) использовать. Здесь доступны три варианта:

• Среднемесячное количество часов (дней) в месяце.
• Норму времени по производственному календарю.
• Норму времени по графику сотрудника.

Если выбран вариант Среднемесячное количество часов, программа всегда будет использовать усредненный показатель за год, что и приводит к появлению копеек в плановом ФОТ. Переключение на По графику сотрудника может сделать расчет более прозрачным в конкретных месяцах, но для ФОТ штатного расписания система все равно будет пытаться найти среднее значение.

Техническая проверка и обновление данных

Иногда после обновления конфигурации (например, на версию 3.1.14.129) данные в регистрах ФОТ могут «зависнуть». В этом случае рекомендуется запустить процедуру пересчета ФОТ:

Разберем, как это сделать через сервисные функции:

1. Перейдем в раздел Обслуживание — Корректировка данных.
2. Найдем операцию Пересчет ФОТ.
3. Если типовой интерфейс не предлагает такой кнопки, можно создать документ Изменение штатного расписания, выбрать в него все позиции и нажать кнопку Привести ФОТ в соответствие (если таковая доступна в вашей версии) или просто перевыбрать начисления, чтобы программа инициировала пересчет показателей.

Проанализируем также начисление Оплата по окладу (по часам). Если разница в ФОТ критична для кадрового учета, попробуйте изменить вид начисления на Оплата по окладу (по дням). Начисление по дням менее чувствительно к часовым нормам графиков при расчете плановых показателей в штатном расписании, так как использует дневную норму, которая чаще всего является целым числом.

Важный момент: Всегда проверяйте актуальность Производственного календаря. Если он не заполнен на текущий год, расчет среднемесячного количества часов будет некорректным, что мгновенно отразится на справочнике Штатное расписание.