← На главную

При оформлении кадровых документов в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» пользователи нередко сталкиваются с ситуацией, когда в штатном расписании плановый фонд оплаты труда (ФОТ) по должности рассчитывается корректно, а в документе Прием на работу значение вклада в ФОТ существенно завышается или рассчитывается исходя из стандартной пятидневки (20–21 день), игнорируя сменный график 2/2.

Особенно ярко эта проблема проявляется при переносе данных, когда штатное расписание утверждено на дату старта учета (например, 01.01.2017), а документы приема заводятся задним числом на реальные исторические даты трудоустройства сотрудников. Разберем детально механизм расчета планового ФОТ и выясним, как устранить ошибку.

Как программа рассчитывает плановый ФОТ для дневного тарифа

Для начисления Оплата по дневному тарифу вклад в плановый ФОТ вычисляется по следующей формуле:

ФОТ = ДневнойТариф * СреднемесячноеКоличествоДней

Показатель Среднемесячное количество дней определяется программой автоматически. Для этого берется суммарное количество рабочих дней по назначенному графику работы за весь календарный год, к которому относится дата документа, и делится на 12 месяцев.

Проанализируем, почему при оформлении приема задним числом этот механизм дает сбой:

1. Не заполнен производственный календарь и график за прошлые годы. Если дата документа приема относится к году, за который график работы сотрудника не был заполнен и сохранен, программа не может определить годовую норму дней по сменному графику. В таком случае система подставляет базовые нормативные значения (по пятидневной рабочей неделе) либо производит некорректное деление, что приводит к завышению ФОТ.
2. Отсутствие утвержденной позиции штатного расписания на дату приема. Если штатное расписание введено в действие позже даты приема (например, с 01.01.2017, а прием оформляется от 15.03.2015), документ не может подтянуть готовый рассчитанный ФОТ из позиции штатного расписания и рассчитывает его непосредственно по данным на дату документа.

Способ 1. Корректный ввод начальных данных (рекомендуемый)

Если в программе начинается учет работающей организации с определенной даты, методологически неверно заводить кадровые документы Прием на работу за прошлые годы вручную. Для ввода истории и начального состояния сотрудников предусмотрен специальный механизм.

Разберем по шагам правильный алгоритм ввода остатков:

1. Утвердим штатное расписание датой начала ведения учета в программе (например, на 01.01.2017).
2. Создадим документ Начальная штатная расстановка (раздел Главное — Данные на начало эксплуатации или раздел Кадры).
3. В табличной части документа укажем сотрудников, их подразделения, должности, графики работы, действующие тарифные ставки и плановые начисления.
4. В специальной колонке документа укажем реальную историческую Дату приема каждого сотрудника. Это обеспечит правильный расчет кадрового стажа и прав на отпуск без создания лишних кадровых документов задним числом.

Способ 2. Заполнение графиков прошлых лет и пересчет ФОТ

Если по организационным причинам кадровые документы необходимо сохранить именно историческими датами приема, нужно восстановить нормативную базу за прошлые периоды.

Выполним следующие действия:

1. Перейдем в раздел Настройка — Предприятие — Производственные календари. Последовательно выберем и заполним календарь за все предшествующие годы, начиная с самого раннего года приема сотрудников.
2. Откроем раздел Настройка — Предприятие — Графики работы сотрудников. Откроем используемый сменный график и перезаполним его за каждый прошлый календарный год.
3. Вернемся в документ Прием на работу и перевыберем график работы либо нажмем кнопку пересчета начислений (значок с двумя зелеными стрелками). Программа пересчитает среднемесячную норму дней за соответствующий год и установит корректный ФОТ.
4. Для массового обновления плановых показателей без ручного перезаполнения документов запустим сервисную обработку Пересчет планового ФОТ (раздел Зарплата — Сервис — Пересчет планового ФОТ).

Особенности использования дневного тарифа при сменных графиках

Рассмотрим важную методологическую деталь учета труда при сменной работе. Если сотрудники работают по графикам сменности с суммированным учетом рабочего времени, использование дневной тарифной ставки часто приводит к ошибкам при расчете доплат:

1. При работе в ночное время или праздничные дни программе требуется стоимость одного часа, которую при дневном тарифе приходится определять расчетным путем, что может вызывать разногласия в округлениях.
2. Сверхурочные часы и переработки при суммированном учете также учитываются и оплачиваются в часах.

Поэтому для сменных графиков наиболее точным и рекомендуемым вариантом является назначение начисления Оплата по часовому тарифу с фиксацией часовой тарифной ставки.

Важное замечание: показатель ФОТ в документах приема и штатного расписания является исключительно плановым (справочным). Он необходим для формирования аналитических отчетов и расчета плановых процентных надбавок. Фактическое начисление заработной платы в документе Начисление зарплаты и взносов всегда производится по реальным данным табеля и графика за текущий расчетный месяц, умноженным на дневную ставку сотрудника.