В процессе ведения учета в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 часто возникают ситуации, когда настройки вида начисления меняются «задним числом». Типичный пример: начисление ошибочно облагалось НДФЛ (например, использовался код дохода 4800), а затем бухгалтер меняет настройку на «НДФЛ не облагается». Однако программа не пересчитывает налог автоматически нарастающим итогом в текущем месяце. Разберем подробно, почему это происходит и какими способами можно добиться корректного перерасчета.
Проанализируем техническую сторону вопроса. В ЗУП 3.1 данные для налоговой отчетности фиксируются не в момент расчета суммы в табличной части документа, а при проведении документа в специальных регистрах накопления. Основным является Регистр накопления "Учет доходов для исчисления НДФЛ".
Когда мы просто меняем флажок в настройках начисления, записи в этом регистре за прошлые периоды не обновляются сами собой. Документ Начисление зарплаты и взносов при расчете очередного месяца анализирует доходы текущего периода. Если по мнению программы база за прошлые месяцы была определена верно (на основании записей регистра), то и перерасчета не происходит. Рассмотрим, как принудительно заставить систему увидеть изменения.
Этот метод подходит, если периоды еще не закрыты для редактирования и вы можете позволить себе перепроведение документов. Посмотрим на алгоритм действий:
Начисление зарплаты и взносов или Разовое начисление, которыми вводился данный доход в прошлых периодах.Учет доходов для исчисления НДФЛ в соответствии с новыми настройками вида начисления.Начисление зарплаты и взносов на вкладке НДФЛ должен появиться автоматический перерасчет с отрицательной суммой налога.Выясним причину, по которой этот способ может не сработать. Если доход был выплачен, то документ Ведомость также делает записи в регистры НДФЛ (особенно если плановая дата выплаты в начислении не совпала с фактической датой ведомости). В этом случае может потребоваться последовательное перепроведение цепочки «Начисление — Ведомость».
Разберем ситуацию, когда прошлые периоды закрыты, и перепроводить начисления категорически нельзя. В этом случае мы можем скорректировать учетные данные с помощью специального документа.
Рассмотрим пошагово работу с документом Операция учета НДФЛ:
После проведения такой операции документ Начисление зарплаты в текущем месяце увидит «излишне исчисленный» налог и выровняет состояние расчетов с бюджетом.
Иногда программа «не видит» необходимость перерасчета из-за того, что в техническом списке перерасчетов нет соответствующей записи. Мы можем добавить её самостоятельно. Проанализируем этот путь:
Начисление зарплаты и взносов текущего месяца программа принудительно обратится к данным указанного периода и выполнит расчет НДФЛ с учетом актуальных настроек.Выясним, что делать, если в результате перерасчета налог стал отрицательным. По закону (ст. 231 НК РФ), если образовался излишне удержанный НДФЛ, вы не имеете права просто уменьшить будущие выплаты сотруднику.
Рассмотрим правильный порядок действий:
Возврат НДФЛ (раздел Налоги и взносы).Ведомость на выплату и корректно отразится в отчете 6-НДФЛ.Если пропустить этот шаг, отрицательный НДФЛ будет числиться за сотрудником как долг налогового агента, но реальная сумма к выплате в ведомости не увеличится. Это часто сбивает с толку пользователей, которые видят «минус» в расчетном листке, но не видят его в ведомости.
Посмотрим, как наши действия повлияют на отчетность. Если мы корректируем облагаемость дохода текущим периодом:
Возврат НДФЛ.Подводя итог, отметим: наиболее безопасным и «чистым» методом для закрытых периодов является использование документа Операция учета НДФЛ в сочетании с Возвратом НДФЛ. Это позволяет сохранить неизменными расчетные листки прошлых месяцев и корректно отразить исправление в текущей отчетности.