← На главную

При обнаружении излишне удержанного НДФЛ с сотрудника за прошлый налоговый период, например, в 2021 году, но его обнаружении и корректировке в текущем периоде (2022 году), возникает ряд вопросов, касающихся порядка действий в программе 1С:ЗУП 3.1, а также отражения этих операций в бухгалтерском и налоговом учете, включая отчетность по НДФЛ. Давайте подробно разберем, как следует действовать в такой ситуации.

1. Автоматический перерасчет НДФЛ в 1С:ЗУП 3.1

Система 1С:ЗУП 3.1 часто автоматически производит перерасчет НДФЛ за прошлые периоды. Это может произойти, например, при корректировке данных о начислениях задним числом – вводе больничного листа после окончательного расчета за месяц, изменении графика работы или любых других изменениях, влияющих на базу для исчисления НДФЛ. Программа обычно фиксирует такие изменения и включает их в очередное начисление заработной платы, автоматически пересчитывая НДФЛ.

Если автоматический перерасчет начисленного налога и движения по взаиморасчетам с работниками требуется оформить отдельным документом, мы можем использовать документ «Перерасчет НДФЛ». Мы можем найти его в разделе «Налоги и взносы». В этом документе мы указываем месяц и год, за которые производится перерасчет, а также сотрудника и данные о доходе и налоге. Вкладка «Корректировки выплаты» в данном документе играет ключевую роль для отражения налога к зачету или возврату.

В случае, если автоматический перерасчет в ЗУП не происходит или мы хотим внести корректировки вручную, мы можем использовать документ «Операции учета НДФЛ» для регистрации необходимых изменений.

2. Оформление возврата излишне удержанного НДФЛ

Для непосредственного оформления возврата излишне удержанных сумм НДФЛ мы используем документ «Возврат НДФЛ», который также находится в разделе «Налоги и взносы». При создании этого документа программа автоматически заполняет табличную часть суммой налога, подлежащей возврату. Однако крайне важно помнить, что возврат НДФЛ осуществляется только на основании письменного заявления сотрудника.

Если мы не будем регистрировать документ «Возврат НДФЛ», то по умолчанию излишне удержанная сумма НДФЛ будет учтена при расчете налога (уменьшит сумму удержанного НДФЛ) и увеличит сумму к выплате сотруднику.

Обратим внимание на важный нюанс, связанный с датой документа «Возврат НДФЛ» и его влиянием на отчетность:

1. Возврат НДФЛ в текущем году (например, 2022) за предыдущий год (2021) с установкой даты документа 2022 годом:

   При таком подходе возврат НДФЛ уменьшает удержанный НДФЛ для целей 6-НДФЛ (строки 030, 031, 032 и 190). Однако, в Приложении 1 к 6-НДФЛ (ранее 2-НДФЛ) за 2021 год, удержанный налог не уменьшается автоматически. Он так и будет показываться как излишне удержанный. В этом случае нам потребуется корректировать суммы вручную в Приложении 1, так как это может быть расценено как ошибка заполнения программы.

2. Возврат НДФЛ в текущем году (например, 2022), но с указанием месяца декабря предыдущего года (2021) в документе «Возврат НДФЛ» (если такая опция доступна и поддерживается релизом ЗУП):

   В этом варианте Приложение 1 за 2021 год может заполниться более корректно, уменьшая сумму удержанного НДФЛ. Однако, этот подход может привести к другой проблеме: в очередном начислении заработной платы программа может попытаться «вернуть» НДФЛ еще раз, что будет отражено на вкладке «Корректировки выплаты». В таком случае нам потребуется внимательно следить за поведением программы и при необходимости вручную корректировать начисления.

Исходя из этих особенностей, мы можем сделать вывод, что наиболее надежным вариантом является отражение возврата НДФЛ в 2022 году и последующая ручная корректировка Приложения 1 за 2021 год, чтобы избежать двойных возвратов со стороны программы.

3. Влияние на НДФЛ к перечислению

Сумма излишне удержанного и возвращенного сотруднику НДФЛ напрямую уменьшает общую сумму НДФЛ, подлежащую перечислению в бюджет за текущий период. Таким образом, фактически организация имеет право перечислить в бюджет на эту сумму меньше. Это происходит потому, что излишне удержанная сумма уже была перечислена ранее, и теперь мы корректируем наши обязательства перед бюджетом на сумму возврата.

В программе 1С:ЗУП 3.1 нам ничего не нужно менять в НДФЛ к перечислению в документах выплаты зарплаты, поскольку возврат уже скорректировал удержанный НДФЛ в меньшую сторону. Мы можем фактически уплатить в бюджет на 200 рублей (в нашем примере) меньше.

4. Отражение в отчетности 6-НДФЛ и Приложение 1 к 6-НДФЛ (ранее 2-НДФЛ)

Вопрос отражения переудержанного и возвращенного НДФЛ в отчетности является одним из наиболее важных. Рассмотрим его подробно:

4.1. Отражение возврата в 6-НДФЛ текущего периода (когда произошел возврат)

Возвращенный НДФЛ отражается в расчете 6-НДФЛ за тот период, в котором фактически произошел возврат (например, в 2022 году). Это означает следующее:

1. Раздел 1 6-НДФЛ: Сумма возвращенного НДФЛ указывается по строкам 030, 031 и 032 (в примере форума за 2022 год).
2. Раздел 2 6-НДФЛ: Сумма возвращенного налога отражается по строке 190 «Сумма налога, возвращенная налоговым агентом».
3. Строка 160 «Сумма налога удержанная»: Эта строка в 6-НДФЛ не корректируется на возвращенные суммы. Она показывает общую сумму фактически удержанного налога.
4. Строка 180 «Сумма излишне удержанного налога»: Эта строка может быть скорректирована на сумму возвращенного налога, если на момент формирования отчета излишне удержанный налог был возвращен.

4.2. Подача уточненного расчета 6-НДФЛ за прошлый период (когда была допущена ошибка)

При обнаружении излишнего удержания НДФЛ за прошлый налоговый период (например, 2021 год), когда была допущена ошибка, нам необходимо представить уточненный расчет 6-НДФЛ за тот период, в котором она произошла. В уточненном расчете мы корректируем следующие поля:

1. Раздел 2: Поля 110 (доход), 112 (доход, облагаемый по ставке 13-15%), 130 (вычеты), 140 (исчисленный налог), 160 (удержанный налог) корректируются нарастающим итогом с начала года с учетом перерасчета, то есть с правильными суммами, как должно было быть изначально.
2. Раздел 1: В уточненном расчете за прошлый год необходимо откорректировать строку 040 «Сумма исчисленного налога» до итоговой суммы после перерасчета, а строку 070 «Сумма удержанного налога» – до фактически удержанной суммы с учетом того, что часть налога была переудержана.

Важно помнить, что если ошибка привела к завышению показателей в первоначальном отчете, то при подаче уточненного отчета не начисляются штрафы, если он представлен до того, как налоговый орган обнаружит ошибку.

4.3. Отражение в Приложении 1 к 6-НДФЛ (ранее 2-НДФЛ) за прошлый период

Приложение 1 к 6-НДФЛ (индивидуальная справка о доходах и суммах налога физического лица) за год, в котором была допущена ошибка (например, 2021 год), также подлежит корректировке. В уточненных справках по сотрудникам указывается:

1. Номер корректировки: Мы указываем номер корректировки (например, 001, 002 и т.д., если это первое, второе уточнение). Если данные по сотруднику поданы ошибочно и их нужно полностью аннулировать, а затем подать заново, может быть использован номер корректировки 99 (аннулирующая справка).
2. Корректировка сумм: В справке отражаются скорректированные суммы дохода и НДФЛ. То есть, мы показываем реальные доходы и фактически удержанный налог, который должен был быть удержан, а не тот, который был переудержан.

Здесь важно еще раз учесть особенности ЗУП, упомянутые ранее: если программа не уменьшает автоматически удержанный налог в Приложении 1 при возврате НДФЛ, оформленном в текущем периоде, нам потребуется ручная корректировка этих данных в уточненной справке за прошлый год.

5. Сроки и последствия

Рассмотрим также юридические и временные аспекты при переудержании НДФЛ:

1. Сообщение сотруднику: Работодатель обязан сообщить сотруднику об излишнем удержании НДФЛ в течение 10 дней со дня обнаружения такого факта.
2. Заявление на возврат: Сотрудник должен подать письменное заявление на возврат НДФЛ. Возврат излишне удержанного НДФЛ производится работодателем в течение трех месяцев со дня получения такого заявления. При этом возврат наличными денежными средствами не допускается – сумма должна быть перечислена на банковский счет сотрудника.
3. Сроки подачи заявления: Сотрудник может подать заявление на возврат НДФЛ не позднее трех лет с даты излишнего удержания.
4. Ответственность за нарушение сроков: Нарушение сроков возврата влечет за собой начисление процентов сотруднику за каждый день просрочки в размере ставки рефинансирования ЦБ РФ, действовавшей в период просрочки.

Итог: Порядок действий при переудержании НДФЛ

Обобщим последовательность действий, если в 2021 году был переудержан НДФЛ, и в 2022 году программа 1С:ЗУП 3.1 автоматически пересчитала его, и вы произвели возврат:

1. Оформите документ «Возврат НДФЛ» в 1С:ЗУП 3.1. Мы выбираем дату документа 2022 годом. Будьте готовы к тому, что Приложение 1 за 2021 год может потребовать ручной корректировки.
2. Уменьшите сумму НДФЛ к перечислению в бюджет в 2022 году. Мы уменьшаем фактическую сумму НДФЛ, которую должны перечислить в бюджет за текущий период (месяц), на сумму возврата.
3. Отразите возврат в 6-НДФЛ за 2022 год. Мы указываем сумму возврата в Разделе 1 (строки 030, 031, 032) и в Разделе 2 (строка 190) отчета 6-НДФЛ за тот период 2022 года, в котором был произведен возврат.
4. Представьте уточненный расчет 6-НДФЛ за 2021 год. Мы корректируем Разделы 1 и 2 с учетом правильных сумм дохода, исчисленного и удержанного НДФЛ, как если бы ошибка не была допущена.
5. Представьте уточненное Приложение 1 к 6-НДФЛ (2-НДФЛ) за 2021 год по данному сотруднику. Мы указываем правильные суммы дохода и НДФЛ, а также присваиваем соответствующий номер корректировки. При необходимости производим ручную корректировку показателей, если ЗУП не справилась с этим автоматически.

Следуя этим шагам, мы сможем корректно оформить все операции по переудержанному НДФЛ и избежать возможных претензий со стороны контролирующих органов.