При работе в 1С:ERP Управление предприятием пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда документ Корректировка поступления, оформленный на уменьшение количества, успешно проводится, но не формирует ожидаемых движений (расхода) по регистру накопления Товары на складах. В результате возникает расхождение: по данным финансового учета (закупок) товара стало меньше, а на остатках склада всё еще числится старое количество — для этой задачи есть отчет анализа расхождений склада и финучета. Проанализируем, почему это происходит и какие шаги необходимо предпринять для корректного отражения операции.
Первое, что нам необходимо проверить — это выбранный Вариант отражения расхождений на закладке «Расход» (или в строках документа в зависимости от версии). В 1С:ERP существует несколько сценариев корректировки, и каждый из них работает по-разному в части складского учета:
Товары на складах. Однако этот вариант часто бывает недоступен или выдает ошибку, если товар уже был списан со склада (продан или передан в производство) после даты первичного поступления.Когда мы выбираем вариант «Учесть при инвентаризации», мы фактически говорим системе: «Я знаю, что в документах поставщика ошибка, но я не хочу, чтобы программа автоматически списывала товар со склада прямо сейчас». Проанализируем механику работы этого режима:
Документ Корректировка поступления в этом случае делает записи не в регистр Товары на складах, а в промежуточный регистр Товары к оформлению излишков и недостач. С точки зрения системы, корректировка лишь фиксирует финансовый факт изменения задолженности перед поставщиком и объема закупок, а складское расхождение «зависает» в очереди на оформление актов.
Для того чтобы остаток на складе физически уменьшился, необходимо выполнить следующие действия:
Ордер на отражение недостач товаров (если склад ордерный) или соответствующий складской акт (Инвентаризация), который и сделает итоговое списание с регистра Товары на складах.Важный нюанс: Даже если ваш склад не является ордерным в обычном понимании (не стоят галочки использования ордерной схемы при поступлении и отгрузке), для отражения результатов инвентаризации и корректировок система всё равно задействует механизм складских актов. Это позволяет разделить ответственность между финансовой службой и складом.
Рассмотрим ситуацию, когда корректировка и исходное поступление относятся к разным отчетным периодам (месяцам). В 1С:ERP это критичный момент. Если месяц, в котором было оформлено первичное поступление, уже закрыт, система может блокировать прямые изменения остатков.
Проанализируем состояние регламентных операций. Часто в информационной базе можно встретить сообщение: «Требуется перерасчет операций начиная с [дата прошлых лет]». Это происходит из-за того, что любые изменения в документах задним числом порождают записи в регистры сведений Задания к расчету себестоимости и Задания к распределению расчетов.
Если вы не ведете полноценный расчет себестоимости в ERP (например, используете ее только для оперативного учета, а расчет производите в другой программе, как в случае с УПП), эти задания накапливаются годами и мешают корректному отражению новых документов. Для того чтобы «обмануть» систему и позволить корректировке отработать в текущем периоде, иногда требуется очистить эти регистры.
Если программа требует пересчета за 2018 год, а вам нужно провести корректировку в 2024, выполним следующие шаги:
Задания к расчету себестоимости.Задания к распределению расчетов и Задания к отражению в бюджетировании — для очистки ошибок подойдёт исправление ошибок в регистрах запасов и ГТД.После очистки этих регистров треугольник ошибки в закрытии месяца исчезнет для старых периодов, и вы сможете выполнить регламентные операции только за нужный вам месяц. Это позволит документу Корректировка поступления корректно «уложиться» в финансовый контур программы.
Если политика предприятия позволяет, вместо сложной цепочки с Корректировкой поступления и складскими актами, можно рассмотреть оформление документа Возврат товаров поставщику. Рассмотрим плюсы этого подхода:
Возврат товаров поставщику всегда делает прямое движение «Расход» по регистру Товары на складах.Однако, как было отмечено в обсуждении, на фармацевтических или пищевых производствах возврат может быть запрещен внутренним регламентом («религия производства»), если товар фактически не возвращается, а просто корректируются документы из-за недовоза. в этом случае остается только путь через складские акты на основании корректировки.
Выясним причину отсутствия движений окончательно: если вы выбрали вариант «Уменьшить закупку, учесть при инвентаризации», движений по складу и не должно быть в самом документе корректировки. Это методологически верно для ERP.
Пошаговый план решения:
Товары к оформлению излишков и недостач. Если записи от корректировки там есть — значит, документ отработал штатно — для этого есть контроль ошибок в регистрах товаров ERP.Списание недостач товаров или Отражение недостач через рабочее место складских актов.Соблюдение этой цепочки гарантирует, что ваши данные по складу (регистр Товары на складах) и данные по закупкам (регистр Закупки) придут в соответствие, даже если первичные документы были оформлены с ошибками.