При ведении регламентированного учета в 1С:Бухгалтерии 3.0 пользователи и разработчики часто сталкиваются с ситуацией, когда организации требуется отслеживать движение наличных денежных средств по десяткам физических касс, операционных касс, ККТ или собственным банкоматам. Однако типовой план счетов на счете 50 («Касса») не содержит стандартного субконто для выбора конкретной кассы. Разберем методологические причины такого ограничения и практические варианты реализации детального учета.
Проанализируем методологию бухгалтерского учета наличных денежных средств. Согласно Порядку ведения кассовых операций (Указание Банка России № 3210-У), кассовая книга организации ведется строго одна на все юридическое лицо в целом, за исключением случаев, когда у компании есть обособленные подразделения, сдающие наличные средства в банк или головную организацию.
С точки зрения регламентированного бухгалтерского учета операционные кассы, терминалы приема наличных и банкоматы не являются отдельными самостоятельными кассами — операции по ним рассматриваются как движение средств через основную кассу организации (счет 50.01) либо через переводы в пути (счет 57). Поэтому разработчики типовой конфигурации не заложили дополнительную аналитику по кассам на счете 50 в базовых версиях.
Рассмотрим штатный механизм, доступный в версии 1С:Бухгалтерия КОРП. В данной редакции на счете 50 изначально включен аналитический учет по подразделениям.
Подразделения соответствующие точки продаж, филиалы или кассовые узлы.Поступление наличных, Выдача наличных) выбираем конкретное подразделение.Кассовая книга отдельно по каждому подразделению.Важное замечание: если десятки касс или банкоматов физически находятся на одной территории и не зарегистрированы в налоговой инспекции как обособленные подразделения, создание фиктивных подразделений под каждый банкомат может перегрузить справочник и усложнить смежные разделы учета (например, расчет зарплаты и налога на прибыль).
Если цель заключается в контроле инкассации терминалов или банкоматов, разберем учетную схему через счет 57 («Переводы в пути»):
57.03 («Продажи по платежным картам») или 57.01 («Переводы в пути») поддерживается аналитика по договорам, контрагентам и банковским счетам.57.57, позволяя видеть «зависшие» в процессе инкассации суммы в оборотно-сальдовой ведомости.Посмотрим на типовой архитектурный подход к учету розничных касс. Детальный оперативный учет по десяткам кассиров, сменам, ящикам ККМ и банкоматам ведется во фронт-офисных или торговых системах (1С:Управление торговлей, 1С:Розница, 1С:Управление нашей фирмой), где изначально реализованы справочники Кассы и Кассы ККМ.
В конфигурацию 1С:Бухгалтерия 3.0 через стандартную синхронизацию передаются сводные регламентированные документы (например, Отчет о розничных продажах), что исключает необходимость вносить изменения в типовой план счетов бухгалтерии.
Если доработка необходима именно внутри текущей информационной базы, выясним, почему прямое создание пользовательских субсчетов (50.02.1, 50.02.2 и т.д.) не рекомендуется: типовые кассовые документы и экспресс-проверка ведения учета перестанут корректно обрабатывать нестандартные счета без доработки программного кода.
Оптимальным техническим решением является создание расширения конфигурации:
ОстаткиДенежныхСредствПоБанкоматам) с измерениями Банкомат / Касса и ресурсом Сумма.ОбработкаПроведения документов ПоступлениеНаличных, ВыдачаНаличных и ОперацияБух формируем движения по созданному регистру.Такой подход оставляет регламентированный бухгалтерский баланс и типовую Кассовую книгу в строгом соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая управленческую детализацию по десяткам точек.