← На главную

При работе с разветвленной розничной сетью бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда стандартные настройки программы 1С:Бухгалтерия 3.0 (особенно в версии ПРОФ) направляют всю торговую выручку на один общий счет 50.01 (Касса организации). Это не позволяет оперативно видеть, сколько денег физически находится в сейфе каждого магазина, а сколько уже передано в центральный офис. В этой статье мы подробно разберем, как настроить учет «денежной массы» так, чтобы видеть реальные остатки по каждой торговой точке, не переходя на версию КОРП.

Проблема типового решения

По умолчанию документ Отчет о розничных продажах при проведении формирует проводку Дебет 50.01 — Кредит 90.01.1. В реальности же деньги из кассового аппарата магазина попадают сначала в сейф заведующей (в операционную кассу магазина), и только через некоторое время часть этой суммы инкассируется в центральный офис. Если проводить всё сразу на 50.01, данные в программе перестают соответствовать фактическому наличию купюр в разных местах.

Решение 1: Использование счета 50.02 «Операционная касса»

Для того чтобы разделить потоки денежных средств, мы рекомендуем использовать счет 50.02. Рассмотрим, как изменить схему работы:

1. Настройка документа: В документе Отчет о розничных продажах на вкладке «Товары» (или в настройках счетов учета номенклатуры) необходимо указать Счет учета наличных денежных средств — 50.02.
2. Отражение выручки: Теперь при проведении отчета за смену программа сформирует проводку: Дт 50.02 — Кт 90.01.1 (Сумма выручки за смену)
3. Остаток в магазине: Деньги будут «висеть» на счете 50.02, показывая фактическое наличие средств в торговой точке.

Решение 2: Аналитика по подразделениям для 20 магазинов

Поскольку магазинов много (в нашем примере — 20), просто использовать счет 50.02 недостаточно — всё свалится в «одну кучу». Выясним, как добавить аналитику по каждому магазину в версии ПРОФ.

Проанализируем План счетов. Хотя в ПРОФ нет субконто «Кассы», мы можем использовать измерение Подразделение. Для этого выполним следующие действия:

1. Зайдем в меню «Главное» — «Настройки» — «Параметры учета».
2. В разделе «Настройки состава форм документов» или «Учетная политика» (в зависимости от релиза) проверим, включен ли учет по подразделениям.
3. В Плане счетов для счета 50.02 должен быть установлен признак учета по подразделениям.

Теперь в каждом Отчете о розничных продажах мы указываем соответствующее подразделение (Магазин №1, Магазин №2 и т.д.). Это позволит нам формировать Оборотно-сальдовую ведомость (ОСВ) по счету 50.02 с группировкой по подразделениям и видеть остаток в каждом сейфе отдельно.

Как оформить инкассацию (передачу денег в офис)

Когда деньги из магазина физически привозят в центральную кассу, нам нужно отразить их перемещение между счетами 50.02 и 50.01. Разберем по шагам, как это сделать правильно:

Используем документ Приходный кассовый ордер (ПКО) в центральной базе:

1. Создаем новый документ ПКО.
2. Выбираем вид операции «Прочее поступление» (поскольку стандартной операции «Перемещение между кассами» в ПРОФ нет).
3. В поле «Счет кредита» указываем 50.02.
4. Обязательно выбираем «Субконто Кт» — то подразделение (магазин), из которого приехали деньги.
5. Счет дебета автоматически будет 50.01.

После проведения документа сформируется проводка:

Дт 50.01 (Центральная касса) — Кт 50.02 (Подразделение "Магазин №1")

Важный нюанс: Этот документ создаст запись в Кассовой книге организации, что методологически верно, так как деньги поступили в основную кассу предприятия.

Использование счета 57 «Деньги в пути» для контроля инкассации

Если процесс инкассации занимает длительное время (например, деньги забирает инкассатор вечером, а в банк или офис они попадают только утром), рассмотрим более сложную, но точную схему с использованием счета 57.01.

Сначала оформим Расходный кассовый ордер (РКО) из подразделения (магазина):

1. Вид операции — «Инкассация» или «Прочий расход».
2. Проводка: Дт 57.01 — Кт 50.02 (Магазин). Деньги «вышли» из магазина, но еще не «зашли» в офис.

Затем, при получении денег в офисе, оформим ПКО:

1. Вид операции — «Инкассация».
2. Проводка: Дт 50.01 — Кт 57.01.

Эта схема позволяет бухгалтеру видеть зависшие суммы, которые уже изъяты из магазина, но еще не оприходованы в центральную кассу. При использовании нескольких информационных баз для контроля корректности учета можно автоматически сверить бухгалтерские проводки между базами 1С и найти расхождения.

Отчетность: как увидеть результат

Чтобы посмотреть, сколько денег пришло из конкретного магазина и каков там текущий остаток, воспользуемся стандартными отчетами. Если же учет ведется в разных базах, для регулярной синхронизации данных можно настроить автоматический обмен между базами 1С по расписанию.

1. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50.02: В настройках укажите группировку по «Подразделениям». Вы увидите конечное сальдо — это и есть деньги в сейфах магазинов.
2. Анализ счета 50.01 по статьям ДДС: Если вы хотите видеть не просто суммы, а именно аналитику «Выручка Магазина №1», «Выручка Магазина №2», мы рекомендуем создать в справочнике Статьи движения денежных средств отдельные элементы для каждого магазина.

Рассмотрим пример:

Магазин №5 выручил 23 000 руб. В сейфе оставили 3 000 руб. на сдачу, а 20 000 руб. отправили в офис.

1. Отчет о розничных продажах (Магазин №5): Дт 50.02 — Кт 90.01.1 на сумму 23 000 руб.
2. ПКО (Центральная касса) с видом «Прочее поступление»: Дт 50.01 — Кт 50.02 (Магазин №5) на сумму 20 000 руб.
3. Смотрим ОСВ по счету 50.02: по подразделению «Магазин №5» мы увидим остаток 3 000 руб. Цель достигнута!

Интеграция с «Управлением торговлей» (УТ 11)

Если вы ведете оперативный учет в 1С:Управление торговлей и синхронизируете данные с Бухгалтерией, обратите внимание на настройки обмена. В УТ касс может быть сколько угодно, и каждая привязана к своему магазину. При выгрузке в БП важно настроить соответствие так, чтобы документы из разных касс УТ попадали на разные подразделения в БП. Это позволит избежать ручных правок и «бардака» в проводках, о котором упоминалось в обсуждении на форуме.

Выясним причину, почему бухгалтеры часто боятся использовать счет 50.02. Основное опасение — формирование кассовой книги. Помните, что записи по 50.02 не попадают в титульную Кассовую книгу организации. Это позволяет вести внутренний учет по точкам, не нарушая регламентированную отчетность перед налоговой. В общую книгу попадут только те суммы, которые вы проведете через ПКО на счет 50.01. Если же для обособленных точек необходимо формировать отдельные кассовые книги, можно использовать обработку для формирования кассовой книги по розничным магазинам в БП 3.0.

Таким образом, даже в версии ПРОФ можно наладить прозрачный учет наличных в розничной сети, используя стандартный функционал плана счетов и аналитику по подразделениям. Для настройки миграции из других систем или выделения учета в отдельную базу изучите раздел с решениями для переноса данных в 1С:Бухгалтерию.