← На главную

При ведении учета в программе 1С:Бухгалтерия 8 редакции 3.0 нередко возникает ситуация, когда у организации открыто несколько торговых точек, операционных касс или удаленных офисов приема платежей. Бухгалтеры часто пытаются разделить учет наличных денежных средств с помощью субсчетов плана счетов (например, 50.01 «Касса организации» и 50.02 «Операционная касса») и сталкиваются с проблемой: стандартный отчет Кассовая книга (КО-4) формируется либо по всей организации целиком, либо не учитывает нужные проводки.

Разберем детально, как устроен механизм формирования кассовой книги в программе, почему типовой отчет не делит данные по произвольным субсчетам и какие варианты решения задачи существуют.

Архитектурные и методологические особенности кассовой книги в 1С:Бухгалтерии 3.0

Проанализируем алгоритм работы типового отчета Кассовая книга. В программном коде 1С:Бухгалтерия 3.0 выборка данных жестко привязана к определенным счетам учета:

1. Счет 50.01 («Касса организации») — основной счет для учета наличных средств в рублях.
2. Счет 50.21 («Касса организации (в валюте)») — для учета валютных операций.
3. Счет 50.04 («Касса платежного агента») — для операций по приему платежей в рамках агентских договоров.

Субсчет 50.02 («Операционная касса») разработчиками 1С намеренно исключен из выборки отчета КО-4. Согласно методологии бухгалтерского учета и требованиям кассовой дисциплины, в операционных кассах (на кассовых аппаратах торговых точек) деньги принимаются по чекам ККМ или квитанциям. Документы Приходный кассовый ордер (ПКО) и Расходный кассовый ордер (РКО) выписываются только по кассе самого предприятия, и именно на их основании формируются листы кассовой книги.

Рассмотрим четыре способа организации учета в зависимости от вашей учетной политики и используемой редакции программы.

Способ 1. Организация учета через операционную кассу и счет 57 (без доработок)

Если отдельный офис или точка приема платежей не являются зарегистрированным обособленным подразделением со своей отдельной кассой, правильным решением будет стандартная схема ведения операционной кассы:

1. Прием денежных средств от покупателей или клиентов в течение смены фиксируется на кассовом аппарате торговой точки и отражается документом Отчет о розничных продажах с проводкой в дебет счета 50.02 или промежуточного счета 57.03.
2. В конце смены кассир-операционист передает выручку инкассаторам или непосредственно в главную кассу предприятия.
3. Сдача денег в главную кассу организации оформляется документом Поступление наличных (ПКО) с видом операции «Инкассация» или «Розничная выручка» (проводка Дт 50.01 Кт 50.02 или Дт 50.01 Кт 57.03).
4. На основании проведенного ПКО сумма попадает в кассовую книгу главной кассы предприятия по счету 50.01.

При таком подходе кассовая книга формируется строго одна, что полностью удовлетворяет требованиям законодательства для организаций с операционными кассами.

Способ 2. Ведение раздельных кассовых книг в 1С:Бухгалтерия КОРП (Штатный способ)

Если удаленный офис зарегистрирован в ФНС как обособленное подразделение (ОП) и локальными актами организации закреплено ведение отдельной кассовой книги по данному ОП, функционал раздельного учета доступен в редакции КОРП:

1. В справочнике Подразделения для дополнительного офиса активируем признак Обособленное подразделение и указываем параметры регистрации в налоговом органе.
2. Для обособленного подразделения настраиваем индивидуальный Префикс кассовых документов (например, «ОП»).
3. Документы Поступление наличных и Выдача наличных оформляются с обязательным указанием соответствующего подразделения.
4. При открытии отчета Кассовая книга в поле Подразделение выбираем нужное ОП. Программа автоматически ведет раздельную нумерацию листов и формирует листы книги отдельно по каждому подразделению и по головной организации.

Способ 3. Разработка внешнего отчета

Если в организации используется версия ПРОФ (где разделение кассовой книги по подразделениям штатно не предусмотрено), а учет уже ведется на субсчете 50.02 с созданием документов ПКО/РКО, стандартным решением является разработка внешнего отчета:

1. Создается внешний отчет на базе стандартного отчета кассовой книги.
2. В тексте запроса схемы компоновки данных корректируется условие отбора по счетам регистра бухгалтерии: добавляется фильтрация по субсчету 50.02 вместо жестко заданного 50.01.
3. Внешний отчет подключается через раздел Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки.
4. Бухгалтер формирует кассовую книгу по счету 50.01 стандартным отчетом, а по субсчету 50.02 — через добавленный внешний отчет.

При использовании этого варианта важно контролировать сквозную нумерацию страниц отчета в течение календарного года, так как автоматический пересчет номеров листов привязан к регистру сведений НомераЛистовКассовойКниги.

Способ 4. Доработка механизма через расширение конфигурации

Для версий 1С:Бухгалтерия ПРОФ наиболее гибким техническим решением является создание расширения конфигурации (файл с расширением .cfe), которое не требует снятия базы с типовой поддержки:

1. В расширение добавляется заимствованный отчет Кассовая книга и форма отчета.
2. В модуле менеджера или модуле объекта отчета переопределяется процедура сбора данных по кассовым операциям с добавлением отбора по выбранному субсчету счета 50.
3. Дополнительно модифицируется алгоритм проверки остатков денежных средств, чтобы исключить вывод предупреждений о несовпадении данных кассовой книги с общим сальдо по счету 50 в регистре бухгалтерии.

Выбор конкретного варианта зависит от того, является ли второй офис полноценным обособленным подразделением со своим кассовым узлом или обычной точкой приема наличных с фискальным регистратором.