← На главную

На повестке дня классическая, но крайне болезненная задача, с которой часто сталкиваются ИТ-отделы и склады алкогольной продукции: распоряжение руководства перевести все старые акцизные марки (партионный товар) под помарочный учет. Обычно это мотивируется страхом, что регулятор (ФСРАР) введет жесткие сроки реализации старого товара, и его невозможно будет продать.

В этой статье мы подробно разберем, как устроен этот процесс технически в решениях на базе 1С, выясним, в каких случаях это действительно необходимо, а также проанализируем веские контраргументы, которые помогут вам обосновать руководству финансовую и организационную нецелесообразность тотального перехода на Регистр 3.

Законодательный контекст: когда перевод действительно обязателен?

Для начала разберем нормативную базу. С 1 ноября 2020 года система ЕГАИС перешла на полноценный поштучный учет (методология ЕГАИС 3.0). Однако для розничных магазинов и оптовых складов действуют разные правила работы со старыми марками (алкоголь, выпущенный до 01.07.2018):

1. Обычная розничная продажа: Если вы продаете бутылку со старой маркой конечному покупателю на кассе, тотально переводить всю партию на помарочный учет (Регистр 3) заранее не требуется. При сканировании марки в момент продажи система ЕГАИС сама найдет нужную партию и корректно спишет остаток.
2. Оптовые операции и перемещения: Перевод на помарочный учет становится строго обязательным только в трех случаях:
   • Вы делаете возврат товара поставщику.
   • Вы осуществляете перемещение алкоголя между своими обособленными подразделениями (магазинами, складами) с разными КПП.
   • Вы осуществляете оптовую отгрузку стороннему контрагенту по ТТН.

Таким образом, если ваше предприятие занимается исключительно розничной торговлей «с полки», переводить весь старый складской запас на поштучный учет не имеет практического смысла.

Пошаговый алгоритм перевода старых марок на помарочный учет в 1С

Если перевод все-таки признан необходимым (например, для оптовых отгрузок или перемещений), рассмотрим, как выглядит этот процесс на практике в типовых конфигурациях 1С (таких как «1С:Розница», «1С:Управление торговлей» или «1С:ERP»). Процедура состоит из пяти основных этапов.

Шаг 1. Возврат товара на Регистр 1

Старый алкоголь чаще всего числится в так называемом «Торговом зале» (Регистр 2). Поштучный учет в ЕГАИС ведется строго на стыке Регистра 1 (Склад) и Регистра 3 (где хранятся конкретные марки). Поэтому первым делом товар необходимо вернуть на складской регистр:

• Создаем документ Возврат из регистра № 2 ЕГАИС.
• Для каждой позиции подбираем правильную Справку Б (РФУ2), по которой алкоголь изначально приходовался на склад.
• Проводим документ и дожидаемся подтверждения от ЕГАИС через УТМ (Универсальный транспортный модуль).

Шаг 2. Физическое сканирование (инвентаризация)

Это самый трудоемкий этап работы. Сотрудники склада должны физически взять каждую бутылку и отсканировать ее с помощью терминала сбора данных (ТСД) или 2D-сканера:

• Сканируется длинный штрихкод формата PDF417 (сама акцизная марка).
• Сканируется линейный код EAN-13 (для сопоставления номенклатуры в базе данных 1С).

Шаг 3. Создание документа фиксации в 1С

После сканирования в системе 1С создается документ Акт постановки на баланс ЕГАИС с типом операции «в регистр № 3» (в зависимости от конфигурации документ может называться «Акт фиксации штрихкодов» или «Привязка штрихкодов к Регистру 3»). В табличную часть этого документа загружаются все отсканированные штрихкоды.

Шаг 4. Сопоставление марок со Справками Б

Поскольку старый алкоголь приходил по партионному учету, ЕГАИС «не знает», какая конкретно марка привязана к той или иной накладной (справке). Эту связь нужно создать вручную:

• Каждой отсканированной марке сопоставляется конкретная Справка Б из имеющихся остатков на Регистре 1.
• Практический совет: Чтобы не сопоставлять тысячи бутылок вручную, рекомендуется использовать внешние обработки (например, решения с портала Инфостарт), которые автоматически распределяют отсканированные марки по свободным справкам на основе алкокодов.

Шаг 5. Отправка акта в ЕГАИС

Документ отправляется в систему ЕГАИС через УТМ. После успешного проведения документа ведомством марки будут официально привязаны к Регистру 3, а товар получит статус помарочного.

Технические сложности и критические риски проекта

Прежде чем инициировать данный процесс, важно донести до руководства реальные технические и финансовые риски, с которыми неизбежно столкнется бизнес. Коллеги на профессиональных форумах абсолютно правы: в большинстве случаев затраты на перевод превышают стоимость самого алкоголя.

Проанализируем основные подводные камни:

1. Проблема поврежденных марок. Старый алкоголь мог годами лежать на складе. Штрихкоды формата PDF417 на бутылках часто затерты, поцарапаны или выцвели. Если сканер не может считать код, такую бутылку невозможно привязать к Регистру 3 стандартным способом. Вы получите «мертвый» остаток, который зависнет на балансе.
2. Колоссальные трудозатраты (человеко-часы). Посчитайте простую математику: сколько тысяч бутылок старой марки лежит на складах? Сколько времени займет поиск каждой бутылки, сканирование двух кодов, сопоставление со Справкой Б? Для выполнения этой задачи придется нанимать дополнительных сотрудников или отвлекать основной персонал от операционной деятельности.
3. Паралич складских процессов. На время проведения тотальной инвентаризации и привязки марок операции с данными позициями должны быть полностью заморожены. Склад не сможет оперативно отгружать этот товар, пока ЕГАИС обрабатывает запросы (а ответы на акты фиксации могут приходить с задержкой в несколько часов).
4. Ловушка при списании брака и утери. Это один из главных технических рисков. Если вы перевели старую марку на поштучный учет (Регистр 3), а затем бутылка разбилась или потерялась, списать ее просто так (например, по причине «Порча» без указания марки) станет невозможно. Вам придется проводить сложнейшую процедуру «отвязки» утерянной марки через службу поддержки ФСРАР или искать лазейки в учете.
5. Проблема актов расхождений при отгрузке. Рассмотрим реальный пример: вы отправили помарочно привязанный старый алкоголь покупателю. Покупатель обнаружил недостачу и прислал вам акт расхождений без указания конкретной марки (он не обязан ее сканировать при отказе). В результате эта марка зависает «в воздухе», и вам придется вручную разбираться, какая именно бутылка не доехала, и отвязывать ее марку от Регистра 3 в своей базе 1С.

Резюме и рекомендации

Проанализировав все технические этапы и риски, мы рекомендуем следующий план действий:

• Если вы являетесь исключительно розничным магазином — категорически откажитесь от идеи тотального перевода старых марок на Регистр 3. Продавайте этот алкоголь в обычном режиме, сканируя марку на кассе в момент покупки. ЕГАИС прекрасно справляется со списанием таких позиций в рознице в автоматическом режиме.
• Если вы — оптовый склад, переводите старый алкоголь на поштучный учет только точечно, под конкретные заказы покупателей или под плановые перемещения, но не весь склад сразу. Это убережет вас от колоссальных временных затрат и зависания остатков в системе ЕГАИС.