← На главную

Ситуация, когда один и тот же сотрудник работает в основной организации и одновременно является внутренним совместителем в обособленном подразделении, часто вызывает сложности при формировании отчетности 6-НДФЛ. Проблема заключается в том, что программа может ошибочно «сваливать» все доходы и налоги в один отчет (обычно по головной организации), вместо того чтобы распределять их между разными ИФНС. Разберем подробно, как настроить систему и на что обратить внимание, чтобы автоматизация работала корректно.

Проверяем настройки регистрации в налоговом органе

Первым делом проанализируем настройки подразделений. Чтобы 1С:ЗУП 3.1 понимала, что доходы нужно разделять, у обособленного подразделения должна быть создана собственная карточка регистрации в ФНС. Выясним, как это проверить:

1. Перейдем в справочник Подразделения.
2. Откроем карточку обособленного подразделения.
3. Убедимся, что установлена галочка «Это обособленное подразделение».
4. Проверим гиперссылку «Изменить регистрацию в налоговом органе». Здесь должны быть указаны актуальные КПП, ОКТМО и код налогового органа.

Важно помнить: если у головной организации и обособленного подразделения одинаковые КПП и ОКТМО, программа (и налоговая инспекция) будут рассматривать их как одну точку сдачи отчетности. Разделение происходит только при наличии уникальных идентификаторов регистрации.

Особенности учета внутреннего совместителя

Проанализируем кадровый учет. Для корректного разделения 6-НДФЛ крайне важно, чтобы физическое лицо было оформлено в программе как два разных Сотрудника. Рассмотрим этот момент подробнее:

В системе 1С существует разделение понятий «Физическое лицо» и «Сотрудник». Физическое лицо у человека всегда одно, а вот элементов справочника Сотрудники должно быть столько, сколько рабочих мест (позиций) занимает человек. Для нашего случая:

• Сотрудник №1: Основное место работы в головном подразделении.
• Сотрудник №2: Внутреннее совместительство в обособленном подразделении.

Если сотрудник принят в обособленное подразделение не через документ Прием на работу (создание нового сотрудника), а, например, просто через доплату или совмещение в рамках одной карточки, разделения по ИФНС в отчетах не произойдет.

Почему 6-НДФЛ «криво» заполняется в переходный период?

Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник перешел в обособленное подразделение в середине месяца. Часто в таких случаях за первый месяц отчетность формируется неверно. Выясним причину этого явления. Проблема обычно кроется в документах, которые были созданы до фактического проведения кадровых изменений.

Если вы сначала начислили аванс или межрасчетную выплату (отпуск, больничный), а только потом провели кадровый перевод или прием по совместительству, программа зафиксирует «старую» налоговую регистрацию в регистрах НДФЛ. Чтобы исправить ситуацию, необходимо пересчитать и перепровести документы начисления и, что еще более важно, документы выплаты в правильной хронологической последовательности.

Роль документов «Ведомость» в формировании отчетности

Многие пользователи ищут ошибку в документе Начисление зарплаты и взносов, однако НДФЛ для целей отчетности окончательно «прописывается» в системе в момент выплаты. Разберем по шагам, как ведомости влияют на 6-НДФЛ:

1. Когда мы создаем документ Ведомость в банк или Ведомость в кассу, в шапке документа есть скрытое (или явное, в зависимости от настроек) поле «Налоговый орган (регистрация в ИФНС)».
2. Если мы делаем одну общую ведомость на всю организацию, программа пытается автоматически распределить суммы. Но если в ведомости указана конкретная ИФНС, то весь удержанный НДФЛ «привяжется» именно к ней.
3. Решение: Для корректного разделения 6-НДФЛ рекомендуется формировать отдельные ведомости по каждой регистрации в налоговом органе. В ЗУП 3.1 при заполнении ведомости по подразделению система сама подтягивает нужную регистрацию в ИФНС.

Технический анализ через регистры накопления

Если отчетность все равно заполняется неверно, проанализируем данные «под капотом» системы. Информация в 6-НДФЛ попадает из специальных регистров. Посмотрим на основные из них:

• Учет доходов для исчисления НДФЛ — здесь хранится информация о сумме дохода и о том, к какой ИФНС этот доход относится.
• Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ — здесь фиксируется исчисленный и удержанный налог с привязкой к регистрации.

Чтобы проверить эти данные, воспользуемся функцией «Все функции» (или «Функции для технического специалиста») и найдем соответствующие регистры. Если мы видим, что в колонке Регистрация в налоговом органе стоит неверное значение, значит, ошибка произошла в первичном документе (начислении или ведомости).

Использование механизма «Территории»

Рассмотрим альтернативный способ решения задачи, который упоминали эксперты. В настройках состава расчетных документов (Настройка — Расчет зарплаты) можно включить флажок «Использовать территории». Этот механизм позволяет:

1. Описать различные территории выполнения работ, для каждой из которых указать свою регистрацию в ИФНС.
2. Назначать сотруднику работу на определенной территории документом Перемещение между территориями или фиксировать работу на территории непосредственно в документах начисления времени.
3. Это особенно удобно, если сотрудник не является совместителем, а просто выполняет часть работ на объекте, относящемся к другой налоговой. Однако для полноценного внутреннего совместителя классический метод с двумя карточками сотрудников остается более надежным.

Практический пример проверки данных

Представим ситуацию: сотрудник Федоров работает в Головном офисе (ИФНС 7701) и в Филиале (ИФНС 7702). В конце месяца мы сформировали два отчета 6-НДФЛ. Видим, что в отчете по ИФНС 7702 Федорова нет. Наши действия:

1. Открываем документ Начисление зарплаты и взносов и переходим на вкладку «НДФЛ». Проверяем, разделился ли налог по двум строкам (по двум разным объектам Сотрудник).

2. Если в начислении все верно, открываем Ведомость, которой выплачивалась зарплата. Нажимаем на ссылку в колонке «К выплате». В открывшемся окне проверяем распределение по документам-основаниям. Затем нажимаем на ссылку в колонке «НДФЛ к перечислению». Если там указана только одна ИФНС — это и есть причина ошибки.

3. Для исправления можно воспользоваться обработкой Обновить налог в ведомостях или перезаполнить ведомость, предварительно убедившись, что в настройках подразделения Филиала верно указана налоговая инспекция.

Таким образом, победа над 6-НДФЛ с разными подразделениями кроется в строгой дисциплине: уникальные карточки сотрудников, верные настройки регистраций в подразделениях и раздельные ведомости на выплату зарплаты по каждой ИФНС.