← На главную

При переносе данных и старте учета в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» с начала календарного года бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда в текущем расчетном периоде (например, в январе) требуется доначислить или пересчитать отпускные за прошлый год. Поскольку исторические документы-начисления в базу не переносились, типовая ссылка Исправить в первичном документе недоступна, а в документе Начисление зарплаты и взносов на вкладке Перерасчеты программа не позволяет вручную выбрать предопределенный вид начисления Отпуск основной.

Проанализируем причины такого поведения системы и подробно разберем два проверенных способа решения данной задачи.

Почему 1С:ЗУП 3.1 блокирует ввод отпуска в документе начисления зарплаты

В типовой архитектуре программы начисление Отпуск основной имеет назначение Оплата отпуска и способ расчета По среднему заработку. Такие начисления регистрируются исключительно специализированными документами-регистраторами (Отпуск или Отпуск сотрудников), которые выполняют комплексные движения по регистрам расчета среднего заработка, учету времени и учету остатков отпусков.

Типовой механизм перерасчетов жестко завязан на связь документов. Если исходный документ отсутствует, у системы нет базы для сторнирования и сопоставления. Для решения вопроса рассмотрим два сценария в зависимости от того, изменяется ли количество дней отпуска или корректируется только сумма среднего заработка.

Способ 1. Создание технического документа отпуска и его исправление

Этот вариант подходит, если требуется сохранить строгую аналитику по видам расчетов оплаты отпуска либо если наряду с суммой корректируются дни отпуска. Разберем порядок действий по шагам:

1. Регистрация первичного технического отпуска. Создадим документ Отпуск в закрытом расчетном месяце до начала эксплуатации (например, декабрем прошлого года). В документе укажем сотрудника, исходный период отпуска и суммы, которые были фактически начислены в исторической системе. Проведем документ.
2. Создание документа-исправления. В левом нижнем углу формы проведенного технического документа нажмем ссылку Исправить. Программа автоматически создаст новый документ-исправление в текущем расчетном месяце (например, январе).
3. Расчет и проведение исправления. В документе-исправлении внесем скорректированные данные среднего заработка или дней. Программа корректно выполнит сторнирование исходных декабрьских сумм и начислит новые суммы в текущем месяце января, сформировав необходимую дельту (доначисление).
4. Нейтрализация движений исходного документа. Чтобы технический первичный документ за прошлый год не задвоил сальдо и взаиморасчеты при закрытом переносе остатков, снимем его с проведения либо очистим его движения по взаиморасчетам.
5. Контроль регистров учета времени. Проверим записи регистра сведений Данные о времени для расчета общего среднего заработка (корректировка). При необходимости скорректируем или удалим дублирующие записи, чтобы исключить искажение отработанного времени при последующих расчетах среднего заработка.
6. Контроль регистра «Периоды, оплаченные до начала эксплуатации». Если при переносе данных данный регистр заполнялся, убедимся, что введенный период отпуска не создает конфликтов пересечения начислений.

Способ 2. Оформление доплаты отдельным разовым начислением (без изменения дней)

Если количество дней отпуска остается неизменным, а меняется исключительно размер среднего заработка (например, при запоздалом вводе годовой премии или индексации), наиболее простым и безопасным способом является доначисление фиксированной суммой. В этом случае данные по остаткам отпусков и учету времени не затрагиваются.

Разберем настройку нового начисления по шагам:

1. Создание вида начисления. Перейдем в раздел Настройка – Начисления и создадим новый элемент, например, с наименованием Доплата отпускных за прошлый период.
2. Настройка параметров расчета. На вкладке Основное установим назначение начисления: Прочие начисления и выплаты. В поле Начисление выполняется выберем значение По отдельному документу (будет использоваться документ Разовое начисление) либо укажем формулу с фиксированной суммой.
3. Настройка налогообложения НДФЛ. На вкладке Налоги, взносы, бухучет укажем, что начисление облагается НДФЛ с кодом дохода 2012 («Суммы отпускных выплат»). Это обеспечит правильное отражение дохода в отчетности.
4. Настройка страховых взносов. Установим вид дохода для страховых взносов: Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами.
5. Настройка среднего заработка. Перейдем на вкладку Средний заработок и снимем флажки включения данного начисления в расчет среднего заработка, поскольку сами отпускные и доплаты по ним не должны увеличивать базу для будущих отпусков и командировок.
6. Регистрация выплаты. Введем документ Разовое начисление в текущем месяце, выберем сотрудника и укажем рассчитанную сумму доплаты.

Особенности учета НДФЛ и страховых взносов при перерасчетах

Рассмотрим важные нюансы подготовки отчетности при доначислении отпускных за прошлый год:

1. Расчет по форме 6-НДФЛ. Доход в виде отпускных признается на дату фактической выплаты денежных средств. Соответственно, при выплате доплаты в январе сумма дохода и удержанный налог попадут в отчет 6-НДФЛ за 1 квартал текущего года. Подавать уточненный расчет за прошлый год не требуется.
2. Остатки отпусков. Если перерасчет выполнялся вторым способом (без изменения количества дней), регистры учета прав на отпуск не изменяются. Если же в результате перерасчета изменилось количество дней фактически использованного отпуска, скорректируем остатки с помощью специализированного документа Ввод остатков отпусков.