← На главную

При оформлении увольнения сотрудника в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (редакция 3.1) кадровики и бухгалтеры иногда сталкиваются с крайне странной ситуацией. В документе Увольнение на вкладке «Условия увольнения» (или в табличной части расчета компенсаций) помимо стандартной компенсации основного ежегодного отпуска неожиданно появляется строка: «Компенсация отпуска (Отпуск без сохранения заработной платы)».

Такая ситуация вызывает логичное недоумение: как можно компенсировать деньгами отпуск, который по своей сути является неоплачиваемым? Более того, часто эта строка появляется по сотрудникам, которые вообще никогда не брали отгулов и не уходили в отпуск за свой счет. Давайте подробно разберем, почему возникает эта техническая ошибка под капотом программы 1С и как быстро вернуть расчеты в корректное русло.

Суть проблемы: почему программа пытается компенсировать неоплачиваемый отпуск?

В программе 1С:ЗУП 3.1 учет прав на любые отпуска (как основные, так и дополнительные) полностью автоматизирован. Он ведется в разрезе справочника Виды отпусков. Каждому виду отпуска сопоставляются свои правила: является ли он ежегодным, сколько дней в году положено сотруднику, и нужно ли предоставлять его всем по умолчанию.

Если в документе Увольнение рассчитывается компенсация по отпуску без сохранения оплаты, это означает одно: в настройках программы данный вид отпуска ошибочно признан ежегодным и накапливаемым. Система считает, что сотруднику раз в год положено определенное количество дней «отпуска за свой счет», которые при увольнении (если они не были использованы) необходимо компенсировать денежными средствами.

Поскольку у неоплачиваемого отпуска нет и не может быть базы для расчета среднего заработка, программа при попытке рассчитать такую компенсацию часто выдает сопутствующие ошибки: например, об отсутствии данных для расчета среднего заработка или нулевой сумме начисления с незакрытыми днями.

Ниже мы подробно рассмотрим три уровня проверки настроек в программе, которые помогут локализовать и устранить эту ошибку.

Шаг 1. Проверка глобальных настроек в справочнике «Виды отпусков»

В первую очередь нам необходимо проверить глобальные настройки видов отпусков в информационной базе. Скорее всего, при обновлении, переносе данных или из-за случайной ошибки пользователя были изменены настройки предопределенного элемента.

Выполним следующие действия:

1. Перейдем в раздел меню Настройка, далее выберем пункт Виды отпусков.
2. Найдем в списке элемент с наименованием Отпуск без сохранения заработной платы (или аналогичный по смыслу, если в базе создавались дубликаты).
3. Откроем карточку этого вида отпуска двойным кликом.
4. Обратим внимание на группу настроек ведения учета. Флажок «Предоставляется ежегодно» должен быть снят!
5. Если этот флажок установлен, программа считает отпуск накапливаемым. Снимем флажок «Предоставляется ежегодно».
6. Убедимся, что в поле «Количество дней в году» отсутствуют какие-либо значения, а переключатели предоставления сброшены.
7. Нажмем кнопку Записать и закрыть.

После изменения этой настройки программа перестанет начислять виртуальные права на данный отпуск новым сотрудникам.

Шаг 2. Проверка кадровых документов конкретного сотрудника

Если глобальная настройка в справочнике уже верна (флажок снят), но у конкретного увольняемого сотрудника компенсация все равно упорно рассчитывается, это означает, что право на этот отпуск было зафиксировано за ним индивидуально в момент приема на работу или кадрового перевода.

Проанализируем кадровые документы сотрудника по следующей схеме:

1. Откроем карточку сотрудника или перейдем в журнал кадровых документов (раздел Кадры — Приемы, переводы, увольнения).
2. Найдем документ Прием на работу (или Кадровый перевод, если условия менялись в процессе работы) по данному сотруднику.
3. В документе перейдем на вкладку Оплата труда.
4. В нижней части этой вкладки найдем гиперссылку «Редактировать права на отпуск» (в зависимости от релиза программы это может быть табличная часть со списком видов отпусков).
5. Посмотрим на список привязанных к сотруднику отпусков. Если там присутствует строка «Отпуск без сохранения заработной платы», выделим её и нажмем кнопку Удалить (красный крестик).
6. Проведем документ кадрового учета.

Также рекомендуется проверить, не вводился ли по сотруднику специализированный документ Ввод остатков отпусков (его можно найти через функции технического специалиста или в разделе Кадры — См. также — Ввод остатков отпусков). Если в таком документе фигурирует отпуск за свой счет, эту запись необходимо скорректировать или удалить.

Шаг 3. Анализ настроек штатного расписания

Если в вашей информационной базе ведется история изменений штатного расписания, права на отпуска могли быть унаследованы сотрудником из настроек конкретной штатной позиции. Чтобы избежать повторения проблемы с другими сотрудниками, проверим позицию штатного расписания:

1. Перейдем в раздел Кадры — Штатное расписание.
2. Откроем действующую карточку позиции, на которой числился проблемный сотрудник.
3. Найдем раздел, отвечающий за права на отпуска для данной позиции.
4. Если среди перечня ежегодных отпусков зафиксирован неоплачиваемый отпуск, удалим его из списка доступных для этой штатной единицы.
5. Сохраним изменения в позиции штатного расписания.

Как правильно должен влиять отпуск за свой счет на стаж?

Давайте разберем важный методологический момент. В нормальной практике отпуск без сохранения заработной платы никогда не компенсируется деньгами при увольнении, однако он напрямую влияет на расчет остатка основного ежегодного оплачиваемого отпуска согласно статье 121 Трудового кодекса РФ.

Рассмотрим правила этого влияния:

• В стаж работы, дающий право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск, включаются только первые 14 календарных дней отпусков за свой счет в течение одного рабочего года сотрудника.
• Все последующие дни (начиная с 15-го дня суммарно за рабочий год) исключаются из отпускного стажа.
• Программа 1С:ЗУП 3.1 делает этот расчет автоматически на основании зарегистрированных документов Отпуск без сохранения оплаты.
• Если сотрудник превысил лимит в 14 дней, программа автоматически сдвигает окончание его текущего рабочего года на соответствующее количество дней вперед. Это уменьшает общее количество накопленных дней основного отпуска на дату увольнения, но не создает отдельных строк для компенсации неоплачиваемого отпуска.

Что делать после исправления настроек: пошаговый перерасчет увольнения

После того как мы устранили первопричину ошибки в настройках видов отпусков, кадровых документах или штатном расписании, нам необходимо обновить данные в документе увольнения:

1. Откроем ранее созданный документ Увольнение по сотруднику.
2. Нажмем кнопку Обновить (в виде двух круговых стрелок рядом с выбором сотрудника) либо заново выберем сотрудника в поле «Сотрудник» для полной перезаполняемости данных.
3. Перейдем на вкладку Компенсация отпуска и убедимся, что ошибочная строка с компенсацией отпуска без сохранения оплаты полностью исчезла.
4. Проверим вкладку Начисления — там должна остаться только корректная сумма компенсации (или удержания) основного ежегодного отпуска.
5. Проведем и закроем документ.

Выполнив эти шаги, мы приведем кадровый учет и расчеты при увольнении в полное соответствие с требованиями законодательства и методологией программы 1С.