← На главную

При переходе на программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (редакция 3.1) многие бухгалтеры сталкиваются с неудобством при оформлении справок о доходах (ранее — 2-НДФЛ). Если в старой версии «1С:ЗУП 2.5» выбор подразделения происходил по его привычному текстовому наименованию, то в версии 3.1 программа предлагает выбирать коды ОКТМО/КПП или ИНН налогового органа. Для организаций с разветвленной структурой и десятками обособленных подразделений это превращается в рутину: бухгалтеру приходится вручную искать нужные коды или держать перед глазами шпаргалку.

В этой статье мы подробно разберем, почему так происходит, и рассмотрим эффективные способы упростить работу бухгалтера без привлечения программистов и изменения типовой конфигурации.

Выясним причину такого поведения программы. Дело в том, что в архитектуре «1С:ЗУП 3.1» поле выбора ОКТМО/КПП связано не со справочником Подразделения, а со справочником Регистрации в налоговом органе. Налог на доходы физических лиц перечисляется в ИФНС по месту регистрации подразделения, поэтому программа ориентируется именно на налоговые реквизиты, а не на внутреннюю структуру компании. Тем не менее, настроить удобное отображение вполне возможно.

Способ 1. Хитрость с переименованием регистраций в налоговом органе

Самый простой и элегантный способ облегчить жизнь бухгалтеру — использовать встроенную возможность изменения наименований в карточках регистраций ИФНС. На официальную отчетность и файлы выгрузки это никак не повлияет, но в выпадающих списках документов появятся понятные названия подразделений.

Разберем этот процесс по шагам:

1. Перейдем в раздел «Настройка» и откроем справочник «Организации» (или «Реквизиты организации»).
2. Если обособленные подразделения выделены на отдельный баланс, переходим в карточку соответствующего подразделения.
3. Найдем ссылку «Регистрации в налоговом органе».
4. Откроем карточку нужной регистрации в ИФНС.
5. Обратим внимание на поле «Наименование». По умолчанию программа формирует его автоматически из кода налогового органа и КПП (например, «ИФНС 7701 (770101001)»).
6. Снимем флажок автоматического формирования наименования (если он установлен) и допишем в это поле понятное для пользователя название. Например: ИФНС 7701 (Филиал Западный) или ОКТМО 45000000 (Склад №3).
7. Сохраним изменения по кнопке «Записать и закрыть».

После этой несложной настройки при заполнении документов Справка о доходах (2-НДФЛ) в выпадающем списке выбора ИФНС бухгалтер будет видеть не безликие цифры, а четкие и понятные текстовые названия филиалов и отделов.

Способ 2. Использование переключателя «Формировать сводно» для сотрудников

Очень часто справка о доходах требуется не для отправки в налоговую службу, а лично сотруднику (для предоставления в банк, получения налогового вычета, оформления визы и т. д.). В этом случае делить доходы по разным ОКТМО и КПП вообще нет необходимости.

Проанализируем функционал документа «Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника»:

• В шапке этого документа присутствует важный переключатель «Формировать».
• Если установить его в положение «Сводно», программа автоматически объединит все доходы работника за выбранный год в одну общую справку.
• При этом программа проигнорирует тот факт, что сотрудник в течение года мог трудиться в разных филиалах с разными ОКТМО/КПП. Бухгалтеру вообще не придется заполнять поле выбора подразделения или налоговой инспекции — документ заполнится автоматически в один клик.

Если же переключатель установлен в положение «В разрезе кодов ОКТМО/КПП и ставок налога», программа создаст отдельные листы справки для каждого рабочего места сотрудника, где фигурировали разные налоговые регистрации.

Способ 3. Понимание встроенной логики автоматизации программы

Рассмотрим подробнее, как сама программа «1С:ЗУП 3.1» пытается минимизировать ручной труд пользователя при выборе кодов:

1. Фильтрация списка выбора. Программа не выводит бухгалтеру весь массив из десятков регистраций в налоговом органе, созданных в информационной базе. В выпадающем списке конкретного документа будут показаны только те коды ОКТМО/КПП, по которым у выбранного сотрудника фактически были зарегистрированы доходы в отчетном периоде.
2. Автоподстановка. При создании нового документа программа автоматически анализирует последнее место работы сотрудника и подставляет ту налоговую регистрацию, к которой относится его текущее или последнее актуальное подразделение.

Способ 4. Разграничение справок «для сотрудника» и отчетности «для ИФНС»

Важно помнить о методологической разнице между типами документов:

• Для выдачи на руки сотруднику: вариант «Сводно» абсолютно законен и наиболее удобен. Печатать такие справки можно также напрямую из документов Увольнение на вкладке Справки при увольнении.
• Для предоставления в ИФНС: выдача сведений в составе годового расчета 6-НДФЛ (ранее — в виде отдельных файлов 2-НДФЛ для ИФНС) в режиме «Сводно» категорически запрещена законодательством. Налог должен декларироваться строго в разрезе ОКТМО/КПП обособленных подразделений. Для массовой отправки отчетности в программе создаются отдельные экземпляры регламентированного отчета по каждой ИФНС, где программа сама отберет нужных физических лиц без участия пользователя.

Способ 5. Применение внешних расширений (для крупных холдингов)

Если в вашей организации трудится более тысячи человек, а количество обособленных подразделений исчисляется десятками, ручное переименование регистраций может занять много времени. В таких случаях целесообразно использовать внешние расширения или обработки для «1С:ЗУП 3.1».

Современный механизм расширений позволяет добавлять удобные фильтры по справочнику Подразделения непосредственно в форму выбора документов, не снимая конфигурацию с поддержки. Это сохранит возможность автоматического обновления программы и решит проблему удобства на 100%.